Jednací řád komisí zadavatele

6.5.5.0.7 Jednací řád komisí zadavatele

Mgr. Pavel Bláha

Zadávací řízení (druh) – veřejná zakázka na služby zadaná podle § 26 odst. 5, věta druhá zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále ZVZ, nebo zákona)

Předmět (název) veřejné zakázky:„Poradenské činnosti v Jihočeském kraji“

Článek 1

Působnost komisí zadavatele

1. Účelem tohoto jednacího řádu je vymezit působnost a stanovit pravidla jednání a rozhodování komise pro otevírání obálek, pro posouzení kvalifikace dodavatelů a posouzení a hodnoceni nabídek (dále „komise“).

2. Komise:

   • zajistí ve stanoveném termínu otevírání obálek s nabídkami, posoudí jejich úplnost podle § 71 odst. 9 ZVZ a zpracuje protokol o otevírání obálek podle § 73 zákona,

   • provede posouzení kvalifikace uchazečů a zpracuje protokol o posouzení kvalifikace (viz § 59 odst. 5 a 6) zákona,

   • provede posouzení a hodnocení nabídek, zda a do jaké míry vyhověly požadavkům zákona a zadavatele / přijatelnost nabídek - § 22 odst. 1 písm. a), b), d) a e)ZVZ /,

   • zpracuje protokol o posouzení nabídek (§ 76 a 77 ZVZ) a o hodnocení nabídek (§ 78 a 79 ZVZ),

   • zpracuje zprávu o posouzení a hodnocení nabídek (dle § 80 ZVZ). Zprávu o posouzení a hodnocení nabídek předá, včetně všech nabídek a úplné dokumentace ke všem úkonům komise, zadavateli.

3. Komise se ustavuje v souladu s příslušnými ustanoveními (§ 59, 71, 74 a 75) zákona o veřejných zakázkách.

4. Do komise zadavatel jmenuje pět členů a pět náhradníků členů komise. Pro potřeby otevírání obálek komise bude působit také v počtu pěti členů. Vlastní jmenování členů a náhradníků komise je provedeno zvláštní listinou.

Článek 2

Mlčenlivost

1. Členové komise, resp. jejich náhradníci učiní v rámci protokolů ze svých jednání a úkonů (dle článku 1 bod. č. 2 tohoto statutu) prohlášení, že budou zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dověděli v souvislosti se svou činností v komisi. Tato povinnost se vztahuje i na období po skončení činnosti komise.

2. Mlčenlivost ve stejném rozsahu platí i pro jiné osoby (včetně poradců, které si na jednání přizve hodnotící komise), které se z rozhodnutí zadavatele nebo hodnotící komise účastní jejího jednání. Tyto osoby učiní o mlčenlivosti v rozsahu předchozího bodu čestné prohlášení (viz příloha č. 1 tohoto Jednacího řádu). Sepsání čestného prohlášení zajistí předseda nebo místopředseda hodnotící komise a čestné prohlášení založí k příslušnému protokolu. Povinnost mlčenlivosti i pro další osoby účastnící se jednání komise se vztahuje i na období po skončení činnosti komise.

Článek 3

Nepodjatost členů komise (posouzení a hodnocení nabídek)

1. Členovéhodnotící komise a jejich náhradníci nesmí být ve vztahu k veřejné zakázce a k uchazečům podjatí, zejména se nesmí podílet na zpracování nabídky, se zřetelem k výsledku zadávacího řízení jim nesmí vzniknout osobní výhoda nebo újma, nesmí mít osobní zájem na zadání veřejné zakázky a s uchazeči je nesmí spojovat osobní ani pracovní či jiný obdobný poměr.

2. O své nepodjatosti učiní člen komise, příp. náhradník písemně čestné prohlášení (viz. příloha č. 2 tohoto Jednacího řádu) zadavateli nebo předsedovi, resp. místopředsedovi komise, který v daný okamžik práci komise řídí, na počátku prvního jednání komise, kterého se účastní.

3. Vznikne-li důvod k podjatosti některého z členů komise v průběhu její činnosti, popř. náhradníka, je povinen to bezodkladně oznámit zadavateli. Zadavatel (ředitel ÚP ČR, resp. další statutární zástupce) po zvážení důvodů podjatosti člena komise, popřípadě náhradníka, rozhodne o jeho dalším setrvání v komisi. Vznikne-li zadavateli pochybnost o nepodjatosti některého z členů komise, popřípadě náhradníka, postupuje obdobně. Člen komise, popř. náhradník, kterému vznikl důvod podjatosti, se nesmí zúčastnit jednání komise od okamžiku, kdy se o tomto důvodu dozvěděl. Předseda komise vyzve k činnosti v komisi za podjatého člena jeho náhradníka.

4. Nepodjatost ve stejném rozsahu platí i pro poradce, které hodnotící komise přizve na jednání (§ 76 odst. 2 zákona). Poradce učiní o své nepodjatosti v rozsahu bodu 1 tohoto článku čestné prohlášení (viz příloha č. 2 tohoto Jednacího řádu) před zahájením své činnosti. Sepsání čestného prohlášení zajistí předseda nebo místopředseda hodnotící komise a čestné prohlášení založí k příslušnému protokolu o jednání komise.

Článek 4

Jednání komise

1. První jednání komise (úkony otevírání obálek a posouzení a hodnocení kvalifikace dodavatelů) svolá zadavatel (ředitel ÚP ČR, resp. další statutární zástupce). Komise dále při jednotlivých úkonech postupuje v souladu s § 71-73 ZVZ (otevírání obálek), § 59 a souvisejících (posouzení kvalifikace).

2. První jednání hodnotící komise (úkon posouzení a hodnocení nabídek) svolává zadavatel(ředitel ÚP). Na tomto jednání komise zvolí ze svých členů předsedu a místopředsedu. Další jednání komise svolává a řídí její předseda, není-li předseda přítomen, místopředseda komise. Komise dále při jednotlivých úkonech postupuje v souladu s § 76 (posouzení nabídek) a § 79 a 80 (hodnocení nabídek a zpráva o posouzení a hodnocení nabídek).

3. Každého člena komise (resp. náhradníka člena komise) na první jednání komise pozve zadavatel nejméně 7 dnů předem. Pod další jednání komise platí, že když se člen komise nemůže jednání zúčastnit, je povinen bezodkladně oznámit tuto skutečnost zadavateli nebo předsedovi (resp. místopředsedovi) komise, který zajistí účast náhradníka.

4. Komise může jednat a usnášet se, jsou-li přítomny nejméně dvě třetiny členů nebo jejich náhradníků. Komise rozhoduje většinou hlasů přítomných členů.

5. O jednání komise se sepisuje protokol. Protokol o jednání podepisují všichni členové komise. Zastává-li člen komise odlišný názor proti názoru většiny, uvede se v protokolu o jednání tento odlišný názor s odůvodněním.

Otevírání obálek s nabídkami

Článek 5

Účastníci otevírání obálek

1. Účastníky otevírání obálek jsou zadavatel a členové komise, případně náhradníci členů komise. Úkonu otevírání obálek se mohou účastnit i další osoby, o kterých tak určí zadavatel. Zadavatel pro tento případ sdělí předsedovi komise písemně jména osob, o kterých určil že se jednání komise budou účastnit. Takovou osobou může být např. pověřený zástupce mandatáře, který pro zadavatele plní úkoly v rámci mandátní smlouvy. Pro tyto osoby platí pravidla mlčenlivosti (viz čl. 2 tohoto jednacího řádu). Osoby určené zadavatelem, pokud jde o zástupce mandatáře, poskytují komisi služby v rozsahu sjednané mandátní smlouvy.

2. Otevírání obálek mohou být přítomni zástupci uchazečů (v počtu a za podmínek, které stanovil zadavatel v zadávacích podmínkách), jejichž nabídky byly řádně doručeny zadavateli ve lhůtě pro podání nabídek. Osoba účastnící se otevírání obálek se prokáže způsobem, jak určil zadavatel v zadávacích podmínkách. (např. prostou kopií dokladu, ze které vyplývá její oprávnění za dodavatele jednat, příp. plnou mocí k účasti na otevírání obálek…).

3. Účastníci přítomní otevírání obálek s nabídkami potvrdí svou účast podpisem v listině účastníků, kterou komise přiloží k protokolu o otevírání obálek s nabídkami.

Článek 6

Otevírání obálek s nabídkami – postupy

1. Nabídky doručené po uplynutí lhůty pro podání nabídky/nepřijatelné nabídky viz § 22 odst. 1 písm. f) zákona/ komise neotevírá. Zadavatel bezodkladně vyrozumí uchazeče, jejichž nabídky byly podány po lhůtě, o této skutečnosti. Komise osobám přítomným na otevírání obálek sdělí, kolik nabídek bylo podáno po lhůtě stanovené zadavatelem. Obálky s nabídkami podanými po lhůtě jsou uchovávány ve smyslu § 155 zákona.

2. Komise nesmí otevřít obálku s nabídkou (dále jen „obálka“) před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Obálky budou otevřeny v termínu, čase a v prostorách uvedených v zadávacích podmínkách.

3. Zadavatel předá komisi obálky s nabídkami uchazečů bezodkladně po skončení lhůty pro podání nabídek (po provedení jejich evidence) a to včetně seznamu nabídek.

4. Komise otevírá obálky postupně podle pořadových čísel v evidenci podaných nabídek a kontroluje úplnost podaných nabídek. To znamená, zda nabídka:

   • je zpracována v požadovaném jazyce,

   • je podepsána (tzn. podpis návrhu smlouvy) osobou oprávněnou jednat jménem, či za uchazeče. Pokud zadavatel v zadávací dokumentaci stanovil, jaké další doklady musí být podepsány osobou oprávněnou jednat jménem, či za uchazeče, komise kontroluje podpis oprávněné osoby i na těchto dokladech.

5. Po otevření obálky a provedení kontroly komise sděluje přítomným uchazečům identifikační údaje uchazečů. Jedná se o následující údaje:

   • Obchodní firmu, resp. jméno a příjmení uchazeče, sídlo nebo adresu a IČ.

   • Informaci o tom, zda nabídka splňuje požadavky podle § 71 odst. 9 zákona (viz odst. 4 tohoto článku).

   • Výši nabídkové ceny.

   • Údaje z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným dílčím hodnotícím kritériím.

   Další obsah nabídky nesmí být uchazečům sdělen!!!

6. Jestliže komise zjistí, že nabídka nesplňuje požadavky podle odstavce 4 tohoto článku, nabídku vyřadí. Zadavatel vyloučí bezodkladně uchazeče, jehož nabídka byla komisí vyřazena z další účasti v řízení. Vyloučení včetně důvodů zadavatel uchazeči bezodkladně písemně oznámí.

Článek 7

Protokol o otevírání obálek

1. O otevírání obálek sepisuje hodnotící komise protokol o otevírání obálek, a to průběžně a v rozsahu § 73 zákona.

2. Po otevření obálky a provedení kontroly podle článku 6, odst. 5 tohoto Jednacího řádu komise zaznamená k dané nabídce identifikační údaje o uchazeči, a to:

   1. v případě právnických osob obchodní firmu, nebo název, sídlo, právní formu, identifikační číslo a daňové identifikační číslo (pokud bylo přiděleno),

   2. v případě fyzických osob jméno, příjmení, případně obchodní firmu, rodné číslo nebo datum narození, bydliště, případně místo podnikání, je-li odlišné od bydliště, identifikační číslo a daňové identifikační číslo (pokud bylo přiděleno).

   3. Závěr zda nabídka vyhověla nebo nevyhověla každému požadavku uvedenému v článku 6 odst. 5 tohoto statutu (§ 71 odst. 9 zákona).

      • Výši nabídkové ceny.

      • Údaje z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným dílčím hodnotícím kritériím.

3. Protokol o otevírání obálek podepisují všichni členové komise nebo jejich náhradníci (pokud se v zastoupení člena komise jednání komise účastní). Protokol o otevírání obálek se po připojení listiny účastníků přikládá k seznamu nabídek.

4. Uchazeči, kteří řádně a včas podali nabídky, jsou oprávněni u zadavatele nahlédnout do protokolu o otevírání obálek, činit si z něj opisy a výpisy.

Posouzení kvalifikačních předpokladů

Článek 8

Posouzení kvalifikačních předpokladů uchazečů o zakázku

1. Komise nabídky posuzuje z hlediska splnění kvalifikačních předpokladů na obsah kvalifikace požadované zákonem nebo zadavatelem v zadávacích nebo kvalifikačních podmínkách.

2. Komise může po uchazečích požadovat, aby písemně objasnili předložené informace či doklady či doklady prokazující splnění kvalifikace.

3. Nabídky, u kterých uchazeč ve stanovené lhůtě písemně neobjasnil informace nebo nepředložil informace či doklady prokazující splnění kvalifikace a nabídky, které nesplňují požadavky zákona nebo zadavatele na kvalifikaci uchazečů /tzv. nepřijatelné nabídky viz. § 22 odst. 1 písm. c) zákona/, budou z další účasti ve výběrovém řízení vyřazeny. Zadavatel je na návrh komise vyloučí bez zbytečného odkladu z další účasti ve výběrovém řízení.

4. O svém jednání komise sepisuje protokol, který musí splňovat náležitosti dle § 59 odst. 5 a 6 zákona. Tzn. komise do protokolu uvede:

   • identifikační údaje dodavatelů, jejichž kvalifikace byla posuzována,

   • seznam dokladů, kterými uchazeči prokazovali technické kvalifikační předpoklady:

     • - název dokladu,
     • - označení osoby, která doklad vyhotovila,
     • - datum vyhotovení,
     • - u dokladů k prokázání kvalifikačních předpokladů podle § 56 odst. 1 písm. a), § 56 odst. 2 písm. a) a § 56 odst. 3 písm. a) označení dodávek, služeb či stavebních prací poskytnutých dodavatelem,
     • - v případě prokazování kvalifikace postupem podle § 51 odst. 4 identifikační údaje subdodavatele, prostřednictvím kterého dodavatel prokazuje kvalifikaci, a název a datum uzavření smlouvy podle § 51 odst. 4 písm. b) a
     • - dodavatele, u kterých veřejný zadavatel postupoval podle § 59 odst. 4, a označení dokladů, které byly k prokázání kvalifikace doloženy dodatečně

   • a údaj o tom, zda uchazeč splnění kvalifikace prokázal, nebo neprokázal.

5. Uchazeči, jejichž…