Postup zadavatele po podání nabídek

12.2.3 Postup zadavatele po podání nabídek

Ing. Jana Davidová, Mgr. Miroslav Topenčík, Mgr. Hana Romanová, Mgr. Pavel Herman

Postup zadavatele po podání nabídek se liší podle toho, zda o podaných nabídkách jedná, či nejedná. Nejprve bude uveden celý postup zadavatele, který o nabídkách nejedná, s tím, že v rámci tohoto postupu jsou uvedeny mnohé instituty, které jsou společné pro oba postupy zadavatele (otevírání obálek s nabídkami, ustanovení komise pro posouzení a hodnocení nabídek, posuzování nabídek) a nebudou v bodu dva již zvlášť popisovány. Dále bude popsán postup zadavatele po podání nabídek v případě, že o nabídkách jedná.

I. POSTUP ZADAVATELE PO PODÁNÍ NABÍDEK, O NICHŽ NEJEDNÁ

Rozhodne-li se zadavatel o nabídkách nejednat, po obdržení nabídek postupuje v zásadě podle ustanovení zákona o veřejných zakázkách (upravující postup veřejného zadavatele), které se týkají ustanovování hodnoticí komise, otevírání obálek s nabídkami a posouzení nabídek. Pokud jde o hodnocení nabídek, použijí se rovněž ustanovení zákona o veřejných zakázkách s tím, že jediným kritériem pro hodnocení nabídek je ekonomická výhodnost nabídky.

Pro otevírání obálek s nabídkami je zadavatel povinen ustanovit nejméně tříčlennou komisi. Obdobně jako u hodnoticí komise i členové této komise mají povinnost zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které zjistili v souvislosti se svou účastí v komisi. Zadavatel může stanovit, že funkci komise pro otevírání obálek bude plnit hodnoticí komise. Nabídky dodavatelé podávají písemně, a to v listinné či elektronické podobě. V zákoně je popsán odděleně postup při otevírání obálek s nabídkami, které byly podány v listinné podobě, a postup při otevírání nabídek podaných elektronickými prostředky.

Pro otevírání obálek je zakotveno ustanovení, na základě kterého, pokud komise pro otevírání obálek činí nějaké úkony, platí, že tyto úkony činí jménem zadavatele. Pro otevírání obálek s nabídkami je zakotvena lhůta, a to ihned po uplynutí lhůty k podání nabídek.

Na nabídku podanou zadavateli až po uplynutí lhůty pro podání nabídek se pohlíží, jako by podána nebyla. Zadavatel je povinen o tom dodavatele bezodkladně informovat.

Do uplynutí lhůty pro podání nabídky, kterou s ohledem na charakter předmětu koncesní smlouvy stanovil zadavatel ve výzvě k podání nabídek, nesmí být obálky s nabídkami otevřeny. Obálky se otevírají ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Pokud je nabídka doručena zadavateli po uplynutí lhůty pro podání nabídek, pohlíží se na ni, jako by podána nebyla. Zadavatel je povinen o tom dodavatele ihned informovat. Takto doručená nabídka se však nevrací a zadavatel ji uchová neotevřenou pro archivaci. Dodavatelé, jejichž nabídky byly řádně doručeny zadavateli, a jiné osoby určené zadavatelem se mohou účastnit otevírání obálek.

Komise postupně obálky převzaté od zadavatele otevírá a u každé nabídky provádí kontrolu její úplnosti. Od 1. 4. 2012 došlo k zúžení okruhu náležitostí nabídky, které při jejich otevírání kontroluje komise pro otevírání obálek. Komise kontroluje, zda je nabídka zpracována v požadovaném jazyce a zda je smlouva, která je v nabídce obsažena, podepsána osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče či za uchazeče. Není již kontrolováno, zda nabídka obsahuje všechny náležitosti požadované zákonem či zadavatelem v zadávacích podmínkách, neboť nebylo zcela patrné, co bylo obsahem této kontroly. Kontrola nabídky je tak prováděna až ve fázi posuzování nabídek. Pokud nabídka neobsahuje podepsanou smlouvu v souladu s výše uvedeným nebo není v požadovaném jazyce, komise pro otevírání nabídek je povinna nabídku vyřadit. Dodavatele, jehož nabídka byla vyřazena, je zadavatel povinen vyloučit ze zadávacího řízení. O této skutečnosti musí zadavatel dodavatele bezodkladně informovat s uvedením důvodu, proč byl ze zadávacího řízení vyloučen.

Doposud byli uchazeči při otevírání obálek informováni o jednotlivých nabídkových cenách. Nyní zadavateli přibývá povinnost přítomné uchazeče informovat rovněž o hodnotách, které uchazeči nabízejí ve všech číselně vyjádřitelných dílčích hodnotících kritériích.

Při elektronickém podání nabídky se otevřením nabídky rozumí zpřístupnění obsahu nabídky komisi. Takto podané nabídky otevírá komise v době po uplynutí lhůty pro podání nabídek do termínu otevírání obálek stanoveného zadavatelem.

Pokud zadavatel obdrží nabídky podané v listinné i elektronické podobě, komise nejdříve provede kontrolu úplnosti nabídek u elektronicky podaných nabídek a poté otevírá obálky nabídek listinných. V rámci kontroly úplnosti elektronicky podaných nabídek komise navíc zjišťuje, zda je nabídka autentická a zda s datovou zprávou obsahující nabídku nebylo před jejím otevřením manipulováno.

Komise je povinna o otevírání obálek a elektronicky podaných nabídek sepsat protokol, v němž jsou uvedeny údaje, které v průběhu otevírání obálek a nabídek sděluje přítomným dodavatelům, a u elektronických nabídek též informaci o tom, zda je nabídka autentická a nebylo manipulováno s datovou zprávou obsahující nabídku.

Protokol podepisují všichni přítomní členové komise a po připojení listiny účastníků se přikládá k seznamu nabídek. Do protokolu jsou oprávněni dodavatelé u zadavatele nahlédnout.

Hodnocení a posuzování nabídek provádí komise ustanovená zadavatelem. Hodnoticí komise pro posouzení a hodnocení nabídek (dále jen „komise”), kterou ustanoví zadavatel, musí mít alespoň pět členů, přičemž v odůvodněných případech (podle předmětu koncesní smlouvy) minimálně jedna třetina členů komise musí mít odpovídající odbornou způsobilost ve vztahu k předmětu koncesní smlouvy. Odbornou způsobilostí se rozumí například zápis v komoře architektů či autorizovaných inženýrů a techniků činných ve výstavbě, pokud jsou předmětem koncesní smlouvy i stavební práce. V komisi musí být vždy zastoupen i zadavatel, a to minimálně jedním členem. Spolu se jmenováním členů komise je zadavatel povinen jmenovat i jejich náhradníky.

Je-li zadavatelem Česká republika nebo státní příspěvková organizace a výše předpokládané hodnoty předmětu koncesní smlouvy přesahuje 200 mil. korun, ustavuje komisi příslušný ministr, popřípadě jiná osoba jednající jménem daného zadavatele. Komise musí být minimálně sedmičlenná, přičemž v odůvodněných případech musí mít alespoň dvě třetiny členů příslušnou odbornou způsobilost ve vztahu k předmětu koncesní smlouvy.

Přesahuje-li výše předpokládané hodnoty předmětu koncesní smlouvy bez DPH 500 mil. korun, ustavuje komisi vláda na návrh příslušného ministra, popřípadě jiné osoby jednající jménem zadavatele. Komise musí být alespoň devítičlenná, přičemž v odůvodněných případech musí mít alespoň dvě třetiny členů příslušnou odbornou způsobilost ve vztahu k předmětu koncesní smlouvy.

Zákon vyžaduje nepodjatost členů komise a jejich náhradníků ve vztahu k předmětu koncesní smlouvy a k dodavatelům. Požadavek na nepodjatost členů komise a jejich náhradníků ve vztahu k předmětu koncesní smlouvy znamená, že se tyto osoby nesmí podílet na zpracování nabídky, nesmí mít osobní zájem na výběru konkrétního dodavatele a s dodavateli je nesmí spojovat osobní ani pracovní poměr. Dále je v zákoně uvedeno, že tyto osoby nesmí s uchazeči spojovat jiný obdobný poměr. V tomto případě může jít o různé pracovněprávní vztahy mimo pracovní poměr (například dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti) nebo o určitá majetková propojení těchto osob a dodavatelů. Každý člen komise, popřípadě jeho náhradník je povinen na počátku prvního jednání učinit písemné prohlášení zadavateli o své nepodjatosti. V zákazu podjatosti člena hodnoticí komise ve vztahu k veřejné zakázce a k uchazečům došlo od 1. 4. 2012 ke konkretizaci, a to tak, že se zřetelem k výsledku zadávacího řízení těmto členům nesmí vzniknout osobní výhoda nebo újma.

V případě vzniku důvodu k podjatosti některého z členů komise (náhradníků) v průběhu její činnosti, je tato osoba povinna tuto skutečnost oznámit zadavateli bez zbytečného odkladu. Zadavatel vyloučí daného člena z hodnoticí komise. Stejně postupuje zadavatel v případě, že bude mít sám pochybnost o nepodjatosti některého člena hodnoticí komise. Za vyloučeného člena vyzve předseda hodnoticí komise k činnosti v komisi jeho náhradníka.

Členové komise, stejně tak jako jejich náhradníci a jiné osoby přizvané na jednání zadavatelem nebo komisí, mají povinnost zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti se svou účastí v komisi. Členové komise, popřípadě jejich náhradníci jsou v tomto ohledu při nakládání s informacemi, k nimž získali přístup v souvislosti se svou účastí v komisi, povinni postupovat tak, aby nedošlo k porušení práv a oprávněných zájmů jednotlivých uchazečů, pokud jde o ochranu jejich duševního a průmyslového vlastnictví nebo obchodního tajemství.

Na svém prvním jednání, které svolává zadavatel, si komise zvolí ze svých členů předsedu a místopředsedu. Předseda svolává a řídí každé další jednání komise a není-li přítomen, zastupuje ho místopředseda. Pozvánky na první jednání musí být doručeny jednotlivým členům komise alespoň sedm pracovních dní před dnem jeho konání. V případě, že se nemůže některý z jmenovaných členů komise v daném termínu jednání zúčastnit, musí o této skutečnosti neprodleně informovat předsedu (případně místopředsedu nebo i zadavatele – jde-li o první jednání), který zajistí účast náhradníka. Jednání komise se podle zákona o veřejných zakázkách mohou účastnit rovněž jiné osoby určené zadavatelem nebo komisí. Jde o ustanovení, které bylo do zákona vloženo, neboť v minulosti existovaly pochybnosti o tom, zda se mohou jednání komise účastnit i některé další osoby (zpravidla úzce specializovaní odborníci), jejichž přítomnost byla v mnohých případech žádoucí. Komise může jednat a je usnášeníschopná, pokud jsou přítomny alespoň dvě třetiny členů nebo jejich náhradníků. Komise rozhoduje prostou většinou hlasů přítomných členů. O jednání komise se sepisuje protokol, který musí podepsat všichni její přítomní členové. Má-li některý z členů komise odlišný názor oproti většině, uvede se tento názor do protokolu včetně jeho odůvodnění.

Komise jednotlivé nabídky podané dodavateli, kteří prokázali splnění kvalifikace stanovené zadavatelem v oznámení o zahájení koncesního řízení (pokud nebyli vyloučeni podle § 7 odst. 4. KoncZ), posuzuje z hlediska splnění zákonných požadavků, požadavků zadavatele uvedených v oznámení o zahájení koncesního řízení a koncesní dokumentaci. V této fázi komise tedy posuzuje, zda dodavatel nepodal nepřijatelnou nabídku.

Komise vyřadí všechny nabídky, které nesplňují výše uvedené požadavky. V případě, že dodavatel podal více variant nabídky, posuzují se odděleně, a nejsou-li vyřazeny všechny varianty, nepovažuje se nabídka za vyřazenou. Zadavatel je povinen bezodkladně vyloučit dodavatele, jehož nabídka byla v rámci posuzování nabídek vyřazena. Vyloučenému dodavateli je povinen tuto skutečnost písemně bez zbytečného odkladu oznámit spolu s uvedením důvodů, které vedly k jeho vyloučení.

V případě nejasností může komise požádat dodavatele o písemné vysvětlení nabídky, a pokud dodavatel ve stanovené lhůtě nepodá vysvětlení, komise nabídku vyřadí.

Komise hodnotí pouze nabídky, které při jejich posuzování nevyřadila. Hodnocení nabídek provádí komise vždy podle jejich ekonomické výhodnosti.

Komise nabídky hodnotí podle zadavatelem stanovených dílčích kritérií a jejich vah vyjádřených v procentech. Zadavatel uvádí dílčí hodnoticí kritéria a jejich váhu v oznámení o zahájení koncesního řízení nebo výzvě k podání nabídek (u koncesního dialogu uvádí v oznámení o zahájení koncesního řízení pouze předběžná kritéria). Povinností zadavatele uveřejnit jím stanovená dílčí kritéria včetně jejich váhy před podáním nabídek je zajištěna objektivita a transparentnost zákonem stanoveného procesu, neboť jednotliví dodavatelé mohou tato kritéria a jejich váhy zohlednit při vypracování svých nabídek.

Zákon stanoví, že pokud není zadavatel objektivně schopen stanovit váhu dílčích kritérií, uvede tato kritéria v sestupném pořadí dle jejich významu. V tomto případě hodnoticí komise porovnává nabídky v rámci každého kritéria a poté sestaví celkové pořadí.

Zákon stanoví, že dílčí hodnoticí kritéria (dále jen „dílčí kritéria”) se musí vztahovat k nabízenému plnění a nemohou jimi být smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinnosti dodavatele nebo platební podmínky. Dílčí hodnoticí kritéria je zadavatel povinen stanovit tak, aby vyjadřovala vztah užitné hodnoty a ceny. Zákon zadavateli výslovně neukládá, aby nabídková cena byla jedním z dílčích kritérií jako již neplatný zákon č. 40/2004 Sb., avšak z § 78 odst. 4 ZVZ věty první lze dovodit, že cena by měla být vždy jedním z dílčích kritérií. Při hodnocení nabídkové ceny bere komise v úvahu u plátců DPH výši ceny bez DPH, u neplátců DPH cenu s DPH, pokud zadavatel nestanoví něco jiného. Těmito dílčími kritérii mohou být například:

• nabídková cena,

• provozní náklady,

• vlastnosti nabízeného plnění (technické, jakostní, ekologické, funkční, estetické),

• návratnost nákladů,

• zabezpečení dodávek, dodací lhůta, lhůta pro dokončení,

• organizace, kvalifikace a zkušenosti osob zapojených do realizace veřejné zakázky, pokud mají významný dopad na její plnění,

• záruční a pozáruční servis,

• vliv na zaměstnanost osob se zdravotním postižením a osob se ztíženým přístupem na trh práce aj.

Jak vyplývá mj. ze shora uvedených dílčích kritérií, která zákon demonstrativně uvádí, je pojem „ekonomická výhodnost nabídky” poněkud zavádějící, neboť ve skutečnosti jsou ryze ekonomickými kritérii pouze nabídková cena, provozní náklady a návratnost nákladů , ostatní kritéria ekonomický charakter nemají. Vždy půjde o to, jaká kritéria zadavatel zvolí, a neméně důležitá bude váha, kterou konkrétním kritériím přiřadí. Z výše uvedeného vyplývá, že bude záležet jen na zadavateli, jestli zvolí převážně kritéria ekonomického charakteru a jaké váhy jim přiřadí, anebo naopak. Zadavatel bude vybírat nabídku, která je pro něj na základě jím stanovených kritérií celkově nejvýhodnější.

U všech dílčích kritérií, která zadavatel zvolil, musí stanovit jejich váhy v procentech podle jejich důležitosti pro konkrétní koncesní řízení tak, aby jejich součet byl celkem 100. Zadavatel může nově kromě vyjádření váhy v procentech stanovit i jiný matematický vztah mezi dílčími kritérii (například součet ceny a ostatních nákladů na realizaci předmětu veřejné zakázky nebo odpočet peněžního protiplnění poskytovaného zadavatelem dodavateli od nabídkové ceny). Při stanovení dílčích kritérií a jejich vah by měl zadavatel postupovat tak, aby byla komisí vybrána nabídka, která bude pro zadavatele nejvýhodnější, což od něj vyžaduje pečlivé zvážení výběru těchto kritérií a jejich vah.

Jestliže zadavatel zjistí, že hodnoticí komise porušila zákon, rozhodne o novém posouzení a hodnocení nabídek. Pro tento účel ustanoví novou hodnoticí komisi nebo provede nové posouzení a hodnocení nabídek sám. Důvody pro tento postup zadavatel uvede ve zprávě o posouzení a hodnocení nabídek.

O posouzení a hodnocení nabídek pořizuje komise písemnou zprávu, která obsahuje:

• seznam posuzovaných nabídek,

• seznam vyřazených nabídek, včetně důvodu tohoto vyřazení,

• popis hodnocení zbývajících nabídek s odůvodněním,

• výsledek hodnocení,

• popis hodnocení jednotlivých nabídek v rámci všech hodnoticích kritérií,

• složení hodnoticí komise.

V případě, že předmětem hodnocení by měla být jediná nabídka, komise neprovede její hodnocení, a zpráva tedy neobsahuje údaje související s hodnocením nabídky.

Tato zpráva, podepsaná všemi přítomnými členy komise, je předána zadavateli, včetně nabídek a ostatní dokumentace, jakmile komise ukončí svou činnost. Všichni dodavatelé, jejichž nabídky byly hodnoceny, jsou oprávněni do této zprávy nahlédnout a pořídit si z ní výpisy, kopie nebo její opisy, a to až do doby, než zadavatel uzavře smlouvu s vybraným dodavatelem. Pokud se provádí nové posuzování a hodnocení nabídek, je nutné sepsat novou zprávu o posouzení a hodnocení nabídek.

Po vyhodnocení nabídek hodnoticí komisí následuje výběr koncesionáře. Zadavatel vybere pro uzavření koncesní smlouvy dodavatele, jehož nabídka byla vyhodnocena jako ekonomicky nejvýhodnější, a tuto skutečnost oznámí všem dodavatelům, kteří nebyli vyloučeni z účasti v koncesním řízení, a to do pěti pracovních dnů ode dne, kdy rozhodl o výběru koncesionáře. Oznámení o výběru koncesionáře musí obsahovat identifikační údaje o dodavatelích, jejichž nabídka byla hodnocena, výsledek hodnocení nabídek, z něhož je patrné pořadí nabídek, odůvodnění výběru, poučení o lhůtě pro podání námitek a zákazu uzavření smlouvy. V případě, že jde o koncesní řízení s jednáním o nabídkách, uvede zadavatel v oznámení o výběru koncesionáře rovněž počet a pořadí nabídek, které byly hodnoceny v rámci jednání o nabídkách (včetně informace o tom, jak byly nabídky hodnoceny v rámci jednotlivých hodnoticích kritérií).

Pokud nejsou ve stanovené době proti rozhodnutí zadavatele podány zdůvodněné námitky, uzavře zadavatel s vybraným dodavatelem koncesní smlouvu v zákonem stanovené lhůtě. Podání řádných námitek je podmínkou pro podání návrhu na přezkoumání úkonů zadavatele. Námitky se považují za řádně podané, jsou-li podány včas (obecně platí, že námitky musí stěžovatel doručit zadavateli do patnácti dnů ode dne, kdy se o domnělém porušení zákona úkonem zadavatele dozví, nejpozději do doby uzavření smlouvy), a obsahují následující náležitosti:

• kdo je podává – identifikace stěžovatele,

• proti kterému úkonu zadavatele směřují (zda proti rozhodnutí zadavatele o výběru koncesionáře, anebo proti rozhodnutí zadavatele o vyloučení z účasti v koncesním řízení),

• v čem je spatřováno porušení zákona,

• jaká újma stěžovateli v důsledku domnělého porušení zákona vznikla nebo hrozí,

• čeho se stěžovatel domáhá.

Pokud námitky nesplňují shora uvedené požadavky, zadavatel je odmítne a bezodkladně o jejich odmítnutí vyrozumí písemně stěžovatele.

Při uzavírání koncesní smlouvy se zadavatel řídí ustanoveními zákona o veřejných zakázkách, která upravují uzavření smlouvy.

Zadavatel nesmí uzavřít koncesní smlouvu s vybraným dodavatelem před uplynutím lhůty pro podání námitek proti rozhodnutí zadavatele o výběru koncesionáře. Nebyly-li ve stanovené lhůtě podány námitky, zákon zadavateli ukládá uzavřít koncesní smlouvu s vybraným dodavatelem ve lhůtě patnácti dnů po uplynutí lhůty pro podání námitek. V případě, že námitky byly ve stanovené lhůtě podány, zadavatel nesmí uzavřít koncesní smlouvu do doby doručení rozhodnutí o námitkách. Pokud námitkám nevyhověl, nesmí uzavřít smlouvu před uplynutím lhůty pro podání návrhu na zahájení řízení o přezkoumání úkonů zadavatele (popřípadě pokud byla tato žádost podána, nesmí uzavřít smlouvu po dobu čtyřiceti pěti dnů ode dne doručení námitek). Koncesní smlouvu zadavatel uzavře v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného dodavatele (nebo, v případě postupu podle bodu 2, s návrhem upraveným na základě výsledků jednání o nabídkách). Vybraný dodavatel je povinen poskytnout zadavateli řádnou součinnost nezbytnou k uzavření smlouvy v zákonem stanoveném termínu. Pokud vybraný dodavatel řádnou součinnost zadavateli neposkytne nebo odmítne uzavřít…