Cestovní náhrady - daňová optimalizace

Cestovní náhrady – daňová optimalizace

Jaroslava Pfeilerová

Pojem

Zaměstnavatelé, kteří jsou veřejně prospěšným poplatníkem, mohou svým zaměstnancům poskytovat cestovní náhrady pouze v rozsahu stanoveném v hlavě III. zákoníku práce. Ale i v těchto případech lze určitým způsobem poskytovat povinné náhrady a ušetřit na dani z příjmů právnických osob, na dani ze závislé činnosti i na zákonném pojistném. V případě výkonu hospodářské činnosti, která podléhá dani z příjmů právnických osob, mohou být poskytovány náhrady i nad stanovený limit. S tímto plněním je však nutné se daňově vypořádat. Veřejně prospěšným poplatníkem můžeme nazvat poplatníka, který v souladu se svým zakladatelským právním jednáním, statutem, stanovami, zákonem nebo rozhodnutím orgánu veřejné moci jako svou hlavní činnost vykonává činnost, která není podnikáním.
 

Vymezení veřejně prospěšného poplatníka

Zákon o daních z příjmů („ZDP”) nestanoví – kdo je veřejně prospěšným poplatníkem, ale negativně vymezuje – kdo není veřejně prospěšným poplatníkem. Podle ustanovení § 17a odst. 2 ZDP se jedná o obchodní korporace, Českou televizi, Český rozhlas a Českou tiskovou kancelář, profesní komory nebo poplatníky založené za účelem ochrany a hájení podnikatelských zájmů svých členů, u nichž nejsou členské příspěvky osvobozeny od daně, s výjimkou organizací zaměstnavatelů, zdravotní pojišťovny, společenství vlastníků jednotek a nadace, která podle svého zakladatelského jednání slouží k podpoře osob blízkých zakladateli nebo jejíž činnost směřuje k podpoře osob blízkých zakladateli. Ostatní poplatníci – nezahrnutí v tomto výčtu jsou pro účely zákona o daních z příjmů považováni za veřejně prospěšné poplatníky (dále jen nepodnikatelská sféra). Aby zaměstnavatel při poskytování cestovních náhrad dosáhl určité daňové optimalizace, musí vyhodnocovat následující skutečnosti:

• jak budou cestovní náhrady posouzeny z daňového pohledu na straně zaměstnance (zda podléhají dani z příjmů ze závislé činnosti),

• jak budou cestovní náhrady daňově posouzeny na straně zaměstnavatele (zda je možné je daňově uplatnit),

• zda poskytnuté cestovní náhrady podléhají odvodům zákonného pojistného.

Při poskytování cestovních náhrad je celá řada postupů pevně stanovená zákonem o daních z příjmů a zákoníkem práce, kdy se nelze odchýlit od zákonem stanoveného postupu. V některých případech však právní úprava dovoluje zaměstnavateli zvolit postup podle svého uvážení. V příspěvku budou popsány některé případy, v nichž zaměstnavatel může poskytovat cestovní náhrady podle svého rozhodnutí. A to ve vazbě na výši odvedené daně z příjmů a také na výši odvedeného zákonného pojistného.

Tuzemské stravné

Pro rok 2024 je platná vyhláška MPSV č. 398/2023 Sb.

Tabulka 1 – Zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci tuzemské stravné samostatně za každý kalendářní den ve výši:

Sazby stravného pro zaměstnance v podnikatelské sféře	Sazby stravného pro zaměstnance v nepodnikatelské sféře
trvá-li pracovní cesta 5–12 hod. → 140Kč	trvá-li pracovní cesta 5–12 hod. → 140-166 Kč
trvá-li pracovní cesta déle než 12 hod., nejdéle však 18 hod. →   212 Kč	trvá-li pracovní cesta déle než 12 hod., nejdéle však 18 hod. →  212-256 Kč
trvá-li pracovní cesta déle než 18 hod. →  333 Kč	trvá-li pracovní cesta déle než 18 hod. →  333-398 Kč

Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře může svým zaměstnancům poskytovat stravné pouze v limitech stanovených zákoníkem práce (viz pravý sloupec tabulky). Zaměstnavateli v podnikatelské sféře stanoví zákoník práce povinnost poskytovat svým zaměstnancům pouze minimální částky (viz levý sloupec tabulky), ale současně nijak neomezuje možnost poskytnout stravné ve vyšších částkách. Jediným možným omezením je daňový dopad, protože plnění zaměstnavatele nad maximální hodnoty stanovené pro zaměstnance z nepodnikatelské sféry podléhají dani ze závislé činnosti a také odvodům pojistného. Obdobný postup jako v podnikatelské sféře platí také pro neziskové subjekty při pracovních cestách uskutečněných v rámci hospodářské činnosti.

Určitou výhodu může poskytování vyšších cestovních náhrad přinést v oblasti personální politiky, protože nadlimitní cestovní náhrady lze nazvat zaměstnaneckým benefitem, který si zaměstnanci uvědomí více než klasické zvýšení platu nebo mzdy. Navíc může zaměstnavatel s výší nadlimitních cestovních poměrně lehce manipulovat podle potřeb a momentálních finančních možností. Manipulace s výší platu nebo mzdy je mnohem problematičtější.

Dobrovolné stravné při cestách kratších než pět hodin

Zákoník práce umožňuje zaměstnavatelům, kteří vyslali své zaměstnance na pracovní cestu kratší než 5 hodin, poskytnout stravné do limitu stanoveného zákoníkem práce při pracovních cestách trvajících 5–12 hodin.

Jedná se o daňově výhodné plnění, protože poskytnutá částka je daňově účinným nákladem, který nepodléhá odvodům zákonného pojistného. V této souvislosti je však nutné připomenout, že se ze strany zaměstnavatele jedná o dobrovolné plnění (zákoník práce stanoví pouze možnost – nikoliv povinnost toto plnění poskytovat). To znamená, že se zaměstnanci nemohou tohoto dobrovolného stravného domáhat.

Kapesné při zahraničních pracovních cestách

Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (např. poplatek za WC, tzv. bakšišné, platba nosiči zavazadel apod.). Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout kapesné až ve výši 40 % vypočtené z částky stravného před jeho snížením za bezplatně poskytnuté hlavní denní jídlo.

Výhodou kapesného je skutečnost, že u zaměstnavatele je jeho poskytování daňově účinné, pro zaměstnance se jedná o příjem, který není předmětem daně ze závislé činnosti a také nepodléhá zákonnému pojistnému. Zaměstnavatel tedy může zaměstnanci poskytnout výhodnější kapesné namísto nadlimitního stravného nebo jiného plnění, které zdanění podléhá.

Sjednání místa výkonu práce a místa pravidelného pracoviště

Místo výkonu práce

Sjednané místo výkonu práce je jednou z povinných náležitostí pracovní smlouvy (§ 34 ZP). Pokud je zaměstnanec na cestě mimo toto místo, je na pracovní cestě s nárokem na cestovní náhrady.

Místo pravidelného pracoviště

Místo pravidelného pracoviště (§ 34a ZP) je v pracovní smlouvě sjednáno výhradně pro účely poskytování cestovních náhrad. Velmi stručně lze k možnostem sjednání pravidelného pracoviště uvést: toto místo může být dohodnuto maximálně v rozsahu jedné obce, lze je sjednat i v místě bydliště zaměstnance. V případech, kdy je místo výkonu práce sjednáno v širším rozsahu, vzniká fikcí v obci, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty konkrétního zaměstnance. Pokud je zaměstnanec na cestě mimo toto sjednané místo, má nárok na cestovní náhrady.

Zaměstnavatelé i zaměstnanci by měli sjednání místa pravidelného pracoviště věnovat patřičnou pozornost, protože ujednání tohoto místa má vliv na výši nároku zaměstnance na cestovní náhrady a s tím související povinnost odvést daň a zákonné pojistné. Sjednané místo nelze jednostranně měnit.