Průběh užšího řízení

7.3 Průběh užšího řízení

Ing. Radek Havlan, Mgr. Ing. Michal Bureš

Postup zadavatele při realizaci užšího řízení je popsán v následujícím textu včetně uvedení odkazů na jednotlivé paragrafy zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (ZVZ), které upravují jednotlivé činnosti.

1. Zadavatel založí písemnou evidenci všech úkonů činěných v zadávacím řízení a vede ji v průběhu celého zadávacího řízení – § 148 odst. 3 ZVZ.

2. Na základě ustanovení § 86 ZVZ veřejný zadavatel povinně předběžně oznámí podlimitní i nadlimitní veřejné zakázky nejméně 1 měsíc před zahájením zadávacího řízení, resp. na základě § 87 ZVZ sektorový zadavatel předběžně oznámí zpravidla na počátku účetního období veřejné zakázky, které hodlá zadávat v následujících 12 měsících a které splňují podmínky uvedené v tomto paragrafu ZVZ, u nichž hodlá sektorový zadavatel zkrátit lhůtu pro podání nabídek. Předběžné oznámení zadavatel realizuje na standardizovaném formuláři a je povinen zveřejnit toto oznámení prostřednictvím informačního systému ve Věstníku veřejných zakázek, v případě nadlimitních zakázek také v Úředním věstníku EU. Vzor formuláře je stanoven přímo použitelným předpisem Evropských společenství. Odesílání zadavatel provádí v listinné verzi, faxem nebo elektronickými prostředky. Detailní informace o vyplňování formuláře, včetně možnosti stažení tohoto formuláře v elektronické verzi, a dále přístup k dalším souvisejícím datovým zdrojům umožňuje informační systém. Zadavatel musí být schopen prokázat datum odeslání vyhlášení k uveřejnění ve Věstníku veřejných zakázek, popřípadě v Úředním věstníku.

Je zapotřebí dále uvést, že sektorový zadavatel má v souladu s ustanovením § 88 ZVZ také zvláštní možnost, jak zahájit užší řízení, a to zveřejněním pravidelného předběžného oznámení.

3. Zadavatel zahajuje proces zadání zakázky zveřejněním svého úmyslu zadat veřejnou zakázku oznámením užšího řízení, které je výzvou k podání žádostí o účast v užším řízení neomezenému počtu dodavatelů a k prokázání splnění kvalifikace – § 28 ZVZ. Oznámení užšího řízení zadavatel realizuje dle § 146 až 147 ZVZ na standardizovaném formuláři a je povinen zveřejnit toto oznámení prostřednictvím informačního systému ve Věstníku veřejných zakázek, v případě nadlimitních zakázek také v Úředním věstníku EU – § 146 ZVZ. Vzor formuláře oznámení zadávacího řízení je stanoven přímo použitelným předpisem Evropské unie [prováděcí nařízení Komise (EU) č. 842/2011 ze dne 19. srpna 2011, kterým se stanoví standardní formuláře pro zveřejňování oznámení v oblasti zadávání veřejných zakázek a kterým se zrušuje nařízení (ES) č. 1564/2005] a je dostupný prostřednictvím informačního systému dle § 157 ZVZ. Odesílání zadavatel provádí v listinné verzi, faxem nebo elektronickými prostředky. Detailní informace o vyplňování formuláře, včetně možnosti stažení tohoto formuláře v elektronické verzi, a dále přístup k dalším souvisejícím datovým zdrojům umožňuje informační systém (www.isvzus.cz).

Veřejný zadavatel u nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky uveřejní na profilu zadavatele odůvodnění veřejné zakázky dle § 156 do tří pracovních dnů od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo od odeslání výzvy o zahájení zadávacího řízení.

4. Potenciální zájemci zasílají zadavateli ve stanovené lhůtě – § 39 až 42, žádost o účast v užším řízení včetně požadovaných dokladů a podkladů o své kvalifikaci (u veřejných zadavatelů pro podlimitní zakázky – lhůta min. 15 dní a pro nadlimitní zakázky lhůta min. 37 dní možnosti zkrácení těchto lhůt jsou uvedeny v § 40 ZVZ). Pro sektorové zadavatele lhůta pro doručení žádostí o účast v užším řízení nesmí být u nadlimitních zakázek kratší než 37 dní, a pokud z naléhavých a objektivních důvodů nelze stanovit tuto lhůtu, tak nesmí být kratší než 22 dny (§ 41 ZVZ). Možnosti zkracování těchto lhůt u nadlimitních zakázek sektorovým zadavatelem jsou uvedeny v § 42 ZVZ. V užším řízení zahájeném sektorovým zadavatelem nesmí být lhůta pro doručení žádostí o účast v užším řízení nikdy kratší než 15 dní. Lhůty se u významných veřejných zakázek prodlužují alespoň o polovinu.

Lhůta pro podání žádostí o účast začíná běžet dnem následujícím po dni odeslání příslušného oznámení.

5. Zadavatel provádí posuzování kvalifikace na základě dokladů a podkladů, které zájemci zaslali společně se žádostí o účast v zadávacím řízení – veřejný zadavatel – § 51 ZVZ, sektorový zadavatel – § 64 ZVZ. Požadavky na kvalifikaci byly zveřejněny v oznámení užšího řízení. Pokud zadavatel při posuzování kvalifikace zjistí, že zájemcem nebyla prokázána kvalifikace v souladu s požadavky zákona a dle podmínek obsažených v oznámení užšího řízení, tohoto zájemce musí vyloučit.

6. Zadavatel sděluje zájemci písemnou formou vyloučení z účasti v užším řízení z důvodů nesplnění kvalifikace (veřejný zadavatel – § 60 ZVZ, sektorový zadavatel § 64 ZVZ).

Omezení počtu zájemců je v případě veřejného zadavatele možné pouze v případech stanovených v § 28 ZVZ a v § 61 ZVZ. Sektorový zadavatel je povinen vyzvat k podání nabídky dle § 28 ZVZ nejméně tři zájemce. Zadavatel je povinen o postupu při omezení počtu zájemců pořídit protokol.

7. Zadavatel zasílá současně všem zájemcům, kteří nebyli vyloučeni, výzvu k podání nabídek – § 28 ZVZ. Minimální lhůty pro podání nabídek jsou zákonem stanoveny v § 39 ZVZ u užšího řízení pro veřejného zadavatele odlišně u podlimitní zakázky – lhůta min. 15 dní, a u nadlimitní zakázky – lhůta min. 40 dní; u sektorového zadavatele u nadlimitní zakázky je zákonem stanovena možnost dohody se všemi zájemci dle § 41 ZVZ. Pokud sektorový zadavatel nevyužije možnosti dohody se zájemci, je minimální lhůta pro podání nabídek při užším řízení ustanovením § 41 ZVZ stanovena na 24 dní, v odůvodněných případech 10 dní. Možnosti změny lhůt jsou upraveny u veřejného zadavatele v § 40 ZVZ a pro sektorového zadavatele v § 42 ZVZ. Pokud veřejný zadavatel (§ 40 odst. 1 ZVZ) nebo sektorový zadavatel (§ 42 odst. 2 ZVZ) uveřejní na profilu zadavatele zadávací dokumentaci v plném rozsahu již ode dne uveřejnění oznámení užšího řízení, může zkrátit lhůtu pro podání nabídek o 5 dnů (to neplatí v případě sektorového zadavatele, pokud je lhůta pro podání nabídek dohodnuta podle § 41 odst. 4 ZVZ). V užším řízení zadávaném sektorovým zadavatelem nesmí být lhůta pro podání nabídek nikdy kratší než 10 dní, pokud nebyla stanovena na základě dohody se všemi zájemci, kteří byli vyzváni k podání nabídky. Lhůty se u významných veřejných zakázek prodlužují alespoň o polovinu.

Lhůta pro podání nabídek začíná běžet dnem následujícím po dni odeslání výzvy k podání nabídek.

Zadavatel zveřejňuje a poskytuje dle ustanovení § 48 ZVZ zadávací dokumentaci, dále mj. minimálně textovou část zadávací dokumentace uveřejní zadavatel na profilu zadavatele ode dne odeslání výzvy k podání nabídek, a to alespoň do konce lhůty pro podání nabídek.

Výzva k podání nabídek v užším řízení musí obsahovat:

• informace o podmínkách přístupu nebo poskytnutí zadávací dokumentace, pokud není tato zadávací dokumentace součástí výzvy k podání nabídek,

• informace o uveřejnění oznámení užšího řízení,

• lhůtu a místo pro podání nabídek,

• informace o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedena v oznámení užšího řízení nebo v zadávací dokumentaci,

• informace o tom, v jakém jazyce může být nabídka podána.

8. Zadavatel poskytuje na základě případné žádosti potenciálním uchazečům dodatečné informace k zadávací dokumentaci. Žádost o poskytnutí dodatečných informací musí být písemná a musí být zadavateli doručena nejpozději ve lhůtách dle § 49 ZVZ. Na základě žádosti odešle zadavatel potenciálním dodavatelům dodatečné informace k zadávací dokumentaci nejpozději ve lhůtách dle § 49 ZVZ. Tyto dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, poskytuje zadavatel i všem ostatním potenciálním uchazečům, kterým byla poskytnuta zadávací dokumentace. Zadavatel vždy uveřejní dodatečné informace včetně přesného znění žádosti stejným způsobem, jakým uveřejnil textovou část zadávací dokumentace nebo kvalifikační dokumentaci.

9. Je-li to pro plnění zakázky nebo zpracování nabídky nezbytné, zadavatel umožní všem zájemcům prohlídku místa plnění veřejné zakázky v době jím určené – § 49 ZVZ. Prohlídka se nesmí konat později než ve lhůtách stanovených dle § 49 odst. 5 ZVZ.

10. Pro otevírání obálek (§ 71 ZVZ) veřejný zadavatel ustanoví nejméně tříčlennou komisi, pokud otevíráním obálek s nabídkami nepověří hodnotící komisi.

Sektorový zadavatel a ve stanovených případech i veřejný zadavatel (§ 71 odst. 1 ZVZ) není povinen komisi pro otevírání obálek ustanovit. V tomto případě zadavatel plní veškeré povinnosti komise pro otevírání obálek.

11. Pro hodnocení nabídek jmenuje hodnotící komisi veřejný zadavatel (§ 74 ZVZ), nebo v daných případech vláda. Zákonem je také v tomto paragrafu stanoven minimální počet členů komise, a dále je zde stanoven požadavek na minimálně třetinovou účast členů s příslušnou odbornou způsobilostí, je-li to odůvodněno povahou veřejné zakázky. U hodnotící komise jmenované vládou je stanoven požadavek na minimálně dvoutřetinovou účast členů s příslušnou odbornou způsobilostí. Členem hodnotící komise musí být vždy zástupce veřejného zadavatele. Při jmenování členů komise zadavatel jmenuje dále také náhradníky za členy komise s tím, že každý člen má svého konkrétního náhradníka. Dle § 74 odst. 5 ZVZ musí být členem hodnotící komise u nadlimitních veřejných zakázek na stavební práce autorizovaný architekt, autorizovaný inženýr nebo autorizovaný technik (zákon č. 360/1992 Sb., o výkonu povolání autorizovaných architektů a…