4.9 Vzorky v zadávacím řízení
Mgr. Jiří Šimon
Při běžném nakupování je zcela obvyklé, že si zákazník chce předmět
koupě (věc) nejdříve vyzkoušet, poznat, jak funguje, ujistit se, zda má
vlastnosti, které od něj očekává, a případně jej porovnat s jinými obdobnými
věcmi, které mají dle jeho očekávání splnit tutéž funkci. Při zkoušení
porovnáváme vlastnosti věcí, jejich funkce, a posuzujeme, jaká kombinace
vlastností a ceny za věc je nejvýhodnější a nejpřínosnější.
Při zadávání veřejných zakázek platí pravidla přísnější než při
komerčních nákupech, přesto existují instituty, které reflektují užitné
vlastnosti věcí, které jsou buď přímo předmětem, nebo součástí plnění veřejné
zakázky. Ať již proto, že je třeba, aby byl zadavatel ujištěn o způsobilosti
dodavatele dodat, případně vytvořit věc daných parametrů (kvalifikace
uchazeče), či proto, aby byl dodavatel na základě dodaných vzorků hodnocen
(hodnocení nabídek).
V následujícím článku bude pojednáno o možnostech nastavení zadávacích
podmínek zadávacího řízení, tak aby zadavatel využitím požadavku na dodání
vzorků nastavil zadávací řízení ke svému maximálnímu prospěchu. Zároveň bude
upozorněno na možná zákonná i technická úskalí.
VZORKY JAKO NÁSTROJ PRŮZKUMU TRHU
Při vytváření zadávací dokumentace, při identifikování potřeb a při
formulaci požadavků na jejich uspokojení zadavatel vychází nejen ze svých
zkušeností, ale prověřuje, jaká je situace na relevantním trhu. Porovnáváním
možných plnění by měly být zpřísňovány či uvolňovány zadávací podmínky, tak aby
zadavatel dostal to, co potřebuje, za přiměřenou cenu a zároveň neomezoval
soutěž.
Vzorky mohou být nástrojem prověřování vlastností, které zadavatel od
produktu požaduje. Veškerá porovnávání před zahájením zadávacího řízení však
mají roli výhradně podpůrnou – rozšiřují okruh poznatků a znalostí zadavatele o
možných plněních dostupných na relevantním trhu. Nelze je však použít pro
porovnávání vlastností jednotlivých vzorků (viz níže) v zadávacím řízení.
Takový postup by byl v rozporu se zásadou transparentnosti i rovného zacházení.
Toto porovnání však zadavatel může využít jako ujištění a argument naplnění
podmínky pro použití jednacího řízení bez uveřejnění podle § 23 odst. 4 písm. a) ZVZ (veřejná
zakázka může být splněna z technických či uměleckých důvodů, z důvodu ochrany
výhradních práv nebo z důvodů vyplývajících ze zvláštního právního předpisu
pouze určitým dodavatelem).
VZORKY JAKO SOUČÁST KVALIFIKACE
Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „ZVZ“) obsahuje
úpravu vzorků v § 56 odst. 1 písm. e) – veřejný
zadavatel může k prokázání technické kvalifikace dodavatele pro plnění veřejné
zakázky na dodávky požadovat vzorky. V případě veřejných zakázek na služby a
stavební práce lze však vzorky požadovat také tehdy, spočívá-li veřejná zakázka
v plnění odpovídajícím více druhům veřejných zakázek (viz § 56 odst. 4 věta druhá ZVZ).
Nahoru Vzorek není doklad
Vzorky nelze považovat za doklady či dokumenty. Jedná se o věci, které
jsou jedinečné k prokázání splnění kvalifikace. Pokud zadavatel požaduje
předložení vzorku, nelze tento požadavek splnit žádným jiným způsobem –
nepřipadá v úvahu splnění tohoto požadavků „jiným rovnocenným dokladem“ dle § 56 odst. 6 ZVZ, protože v případě
vzorku se nejedná o doklad.
Nahoru Zvláštní režim prokázání kvalifikace
Zákon umožňuje zvláštní režim prokazování kvalifikace v případech, kdy
prokázání splnění kvalifikace nespočívá v předložení dokladu (§ 56 odst. 7 ZVZ). Za situace, kdy
„prokázání splnění kvalifikace nespočívá v předložení dokladu“, lze vedle
prokazování splnění kvalifikace prostřednictvím vzorku označit také provedení
kontroly výrobní kapacity (§ 56 odst. 1 písm.
d), § 56 odst. 2 písm. d) ZVZ).
„… veřejný zadavatel (je) povinen poskytnout dodavateli příslušnou
součinnost a možnost prokázání této části technických kvalifikačních
předpokladů před uplynutím lhůty pro prokázání kvalifikace. Veřejný
zadavatel je povinen odeslat dodavateli písemné potvrzení o úspěšném
prokázání splnění příslušného technického kvalifikačního předpokladu, které
slouží jako doklad pro prokázání splnění kvalifikace v příslušném
rozsahu.“
Pro zjednodušení nazývejme tento zvláštní režim posouzení prokázání
kvalifikace jako „posouzení vzorku“. Jestliže ZVZ umožňuje posouzení vzorků
před uplynutím lhůty pro prokázání kvalifikace, jedná se (pokud nebereme v
úvahu žádosti o dodatečné informace) o první kontakt zadavatele s dodavatelem v
zadávacím řízení. V případě otevřeného řízení a zjednodušeného podlimitního
řízení proběhne posouzení vzorků mezi zahájením zadávacího řízení a
otevíráním obálek, v případě užšího řízení a jednacího řízení s uveřejněním
mezi zahájením zadávacího řízení a uplynutím lhůty pro doručení žádostí o účast
v zadávacím řízení a prokázání kvalifikace, v případě soutěžního dialogu mezi
oznámením soutěžního dialogu a koncem lhůty pro podání žádostí o účast v
soutěžním dialogu a k prokázání kvalifikace. V případě jednotlivých možností
jednacího řízení bez uveřejnění lze požadovat předložení vzorků také, vzhledem
ke značné neformálnosti tohoto postupu a absenci zákonných lhůt však není třeba
specifikovat přesný postup.
Posouzení vzorků může proběhnout podle následujících modelů:
-
Zadavatel v zadávacích podmínkách stanoví, že bude posuzovat
vzorky průběžně, tak jak mu budou přicházet od dodavatelů. Z hlediska
předvídatelnosti a pro naplnění zákonných zásad je vhodné, aby si zadavatel
stanovil lhůtu pro posouzení vzorku a odeslání rozhodnutí o
prokázání/neprokázání splnění této části kvalifikace. Lze minimálně doporučit,
aby zadavatel při stanovování lhůty pro podání žádostí o účast, resp. lhůty pro
podání nabídek, zohlednil i tento potřebný čas pro posouzení vzorků, pro
doručení rozhodnutí dodavateli a pro podání nabídky dodavatelem.
-
Zadavatel v zadávacích podmínkách určí, že bude „přihlášené“
vzorky posuzovat dohromady. V tomto případě je třeba, aby lhůta pro zaslání
vzorků odpovídala nejméně zákonné lhůtě pro podání žádostí o účast, resp. lhůtě
pro podání nabídek podle zvoleného druhu zadávacího řízení – z toho důvodu, že
posouzení vzorku je podstatnou skutečností potřebnou pro účast dodavatele v
zadávacím řízení. Dále musí být poskytnuta dostatečná doba dodavateli pro
podání nabídky po obdržení písemného potvrzení o úspěšném prokázání splnění
příslušného technického kvalifikačního předpokladu.
Velkou výhodou pro dodavatele při předběžném posuzování vzorků je
skutečnost, že dodavatel může předložit k posouzení více svých vzorků
(neuplatní se v tomto případě pravidlo jedné nabídky dle § 69 ZVZ, protože se ještě nejedná o nabídky). Dle
posouzení jednotlivých vzorků se pak dodavatel rozhodne, který vzorek použije v
rámci zadávacího řízení – zejména tehdy, pokud zadavatel neumožní varianty.
Zadavatel může pro účely posouzení vzorků jmenovat zvláštní komisi,
přizvat znalce, nechat si zpracovat znalecké posudky apod. Zcela jistě se může
dotazovat dodavatelů na podrobnosti týkající se vzorků. Při těchto postupech
může analogicky postupovat, jako by se jednalo o posouzení kvalifikace dle § 59 odst. 4 ZVZ. Pro účely
dokumentace postupu zadavatele postačí,…