Vzorky v zadávacím řízení

4.9 Vzorky v zadávacím řízení

Mgr. Jiří Šimon

Při běžném nakupování je zcela obvyklé, že si zákazník chce předmět koupě (věc) nejdříve vyzkoušet, poznat, jak funguje, ujistit se, zda má vlastnosti, které od něj očekává, a případně jej porovnat s jinými obdobnými věcmi, které mají dle jeho očekávání splnit tutéž funkci. Při zkoušení porovnáváme vlastnosti věcí, jejich funkce, a posuzujeme, jaká kombinace vlastností a ceny za věc je nejvýhodnější a nejpřínosnější.

Při zadávání veřejných zakázek platí pravidla přísnější než při komerčních nákupech, přesto existují instituty, které reflektují užitné vlastnosti věcí, které jsou buď přímo předmětem, nebo součástí plnění veřejné zakázky. Ať již proto, že je třeba, aby byl zadavatel ujištěn o způsobilosti dodavatele dodat, případně vytvořit věc daných parametrů (kvalifikace uchazeče), či proto, aby byl dodavatel na základě dodaných vzorků hodnocen (hodnocení nabídek).

V následujícím článku bude pojednáno o možnostech nastavení zadávacích podmínek zadávacího řízení, tak aby zadavatel využitím požadavku na dodání vzorků nastavil zadávací řízení ke svému maximálnímu prospěchu. Zároveň bude upozorněno na možná zákonná i technická úskalí.

Při vytváření zadávací dokumentace, při identifikování potřeb a při formulaci požadavků na jejich uspokojení zadavatel vychází nejen ze svých zkušeností, ale prověřuje, jaká je situace na relevantním trhu. Porovnáváním možných plnění by měly být zpřísňovány či uvolňovány zadávací podmínky, tak aby zadavatel dostal to, co potřebuje, za přiměřenou cenu a zároveň neomezoval soutěž.

Vzorky mohou být nástrojem prověřování vlastností, které zadavatel od produktu požaduje. Veškerá porovnávání před zahájením zadávacího řízení však mají roli výhradně podpůrnou – rozšiřují okruh poznatků a znalostí zadavatele o možných plněních dostupných na relevantním trhu. Nelze je však použít pro porovnávání vlastností jednotlivých vzorků (viz níže) v zadávacím řízení. Takový postup by byl v rozporu se zásadou transparentnosti i rovného zacházení. Toto porovnání však zadavatel může využít jako ujištění a argument naplnění podmínky pro použití jednacího řízení bez uveřejnění podle § 23 odst. 4 písm. a) ZVZ (veřejná zakázka může být splněna z technických či uměleckých důvodů, z důvodu ochrany výhradních práv nebo z důvodů vyplývajících ze zvláštního právního předpisu pouze určitým dodavatelem).

Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „ZVZ“) obsahuje úpravu vzorků v § 56 odst. 1 písm. e) – veřejný zadavatel může k prokázání technické kvalifikace dodavatele pro plnění veřejné zakázky na dodávky požadovat vzorky. V případě veřejných zakázek na služby a stavební práce lze však vzorky požadovat také tehdy, spočívá-li veřejná zakázka v plnění odpovídajícím více druhům veřejných zakázek (viz § 56 odst. 4 věta druhá ZVZ).

Vzorky nelze považovat za doklady či dokumenty. Jedná se o věci, které jsou jedinečné k prokázání splnění kvalifikace. Pokud zadavatel požaduje předložení vzorku, nelze tento požadavek splnit žádným jiným způsobem – nepřipadá v úvahu splnění tohoto požadavků „jiným rovnocenným dokladem“ dle § 56 odst. 6 ZVZ, protože v případě vzorku se nejedná o doklad.

Zákon umožňuje zvláštní režim prokazování kvalifikace v případech, kdy prokázání splnění kvalifikace nespočívá v předložení dokladu (§ 56 odst. 7 ZVZ). Za situace, kdy „prokázání splnění kvalifikace nespočívá v předložení dokladu“, lze vedle prokazování splnění kvalifikace prostřednictvím vzorku označit také provedení kontroly výrobní kapacity (§ 56 odst. 1 písm. d), § 56 odst. 2 písm. d) ZVZ).

„… veřejný zadavatel (je) povinen poskytnout dodavateli příslušnou součinnost a možnost prokázání této části technických kvalifikačních předpokladů před uplynutím lhůty pro prokázání kvalifikace. Veřejný zadavatel je povinen odeslat dodavateli písemné potvrzení o úspěšném prokázání splnění příslušného technického kvalifikačního předpokladu, které slouží jako doklad pro prokázání splnění kvalifikace v příslušném rozsahu.“

Pro zjednodušení nazývejme tento zvláštní režim posouzení prokázání kvalifikace jako „posouzení vzorku“. Jestliže ZVZ umožňuje posouzení vzorků před uplynutím lhůty pro prokázání kvalifikace, jedná se (pokud nebereme v úvahu žádosti o dodatečné informace) o první kontakt zadavatele s dodavatelem v zadávacím řízení. V případě otevřeného řízení a zjednodušeného podlimitního řízení proběhne posouzení vzorků mezi zahájením zadávacího řízení a otevíráním obálek, v případě užšího řízení a jednacího řízení s uveřejněním mezi zahájením zadávacího řízení a uplynutím lhůty pro doručení žádostí o účast v zadávacím řízení a prokázání kvalifikace, v případě soutěžního dialogu mezi oznámením soutěžního dialogu a koncem lhůty pro podání žádostí o účast v soutěžním dialogu a k prokázání kvalifikace. V případě jednotlivých možností jednacího řízení bez uveřejnění lze požadovat předložení vzorků také, vzhledem ke značné neformálnosti tohoto postupu a absenci zákonných lhůt však není třeba specifikovat přesný postup.

Posouzení vzorků může proběhnout podle následujících modelů:

1. Zadavatel v zadávacích podmínkách stanoví, že bude posuzovat vzorky průběžně, tak jak mu budou přicházet od dodavatelů. Z hlediska předvídatelnosti a pro naplnění zákonných zásad je vhodné, aby si zadavatel stanovil lhůtu pro posouzení vzorku a odeslání rozhodnutí o prokázání/neprokázání splnění této části kvalifikace. Lze minimálně doporučit, aby zadavatel při stanovování lhůty pro podání žádostí o účast, resp. lhůty pro podání nabídek, zohlednil i tento potřebný čas pro posouzení vzorků, pro doručení rozhodnutí dodavateli a pro podání nabídky dodavatelem.

2. Zadavatel v zadávacích podmínkách určí, že bude „přihlášené“ vzorky posuzovat dohromady. V tomto případě je třeba, aby lhůta pro zaslání vzorků odpovídala nejméně zákonné lhůtě pro podání žádostí o účast, resp. lhůtě pro podání nabídek podle zvoleného druhu zadávacího řízení – z toho důvodu, že posouzení vzorku je podstatnou skutečností potřebnou pro účast dodavatele v zadávacím řízení. Dále musí být poskytnuta dostatečná doba dodavateli pro podání nabídky po obdržení písemného potvrzení o úspěšném prokázání splnění příslušného technického kvalifikačního předpokladu.

Velkou výhodou pro dodavatele při předběžném posuzování vzorků je skutečnost, že dodavatel může předložit k posouzení více svých vzorků (neuplatní se v tomto případě pravidlo jedné nabídky dle § 69 ZVZ, protože se ještě nejedná o nabídky). Dle posouzení jednotlivých vzorků se pak dodavatel rozhodne, který vzorek použije v rámci zadávacího řízení – zejména tehdy, pokud zadavatel neumožní varianty.

Zadavatel může pro účely posouzení vzorků jmenovat zvláštní komisi, přizvat znalce, nechat si zpracovat znalecké posudky apod. Zcela jistě se může dotazovat dodavatelů na podrobnosti týkající se vzorků. Při těchto postupech může analogicky postupovat, jako by se jednalo o posouzení kvalifikace dle § 59 odst. 4 ZVZ. Pro účely dokumentace postupu zadavatele postačí,…