dnes je 27.5.2024

Input:

Vnitřní kontrolní systém veřejného zadavatele veřejných zakázek

16.8.2013, , Zdroj: Verlag Dashöfer

4.15 Vnitřní kontrolní systém veřejného zadavatele veřejných zakázek

Mgr. Pavel Bláha

Vnitřní kontrolní systém jakékoliv agendy, veřejné zakázky nevyjímaje, je jedním za základních prvků řádné správy jakékoliv společnosti. Pro subjekty veřejné správy jej jako povinnost stanoví zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole (dále jen ZFK). Čtenáře jistě poněkud zarazí, že v příručce tematicky zaměřené na oblast veřejných zakázek používáme za základ zákon o finanční kontrole. Je však třeba si uvědomit, že v případě zákona o finanční kontrole jde o zákon obecný, který nastavuje pro subjekty veřejné sféry povinnosti v nakládání s veřejnými finančními prostředky. Pro účely tohoto příspěvku bude autor ZFK využívat jen v té nejnutnější míře proto, aby v něm nalezl základ pro konkretizaci kontrolního systému organizace na podmínky veřejných zakázek. Připomeňme si pro začátek základní zásady ZFK.

Dle § 3 ZFK je Finanční kontrola vykonávaná podle ZFK součástí systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky. Tvoří ji mimo jiné vnitřní kontrolní systém v orgánech veřejné správy podle § 25 až 31 ZFK. Ten se vztahuje na veškeré nakládání s veřejnými prostředky, tzn. i na nakládání na základě výběrových řízení dle zákona o veřejných zakázkách.

Vnitřní kontrolní systém zahrnuje

  1. finanční kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy (tzv. „řídící kontrola“) při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření,

  2. organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací (tzv. interní audit).

Hlavní cíle finanční kontroly

Dle § 4 ZFK je uloženo veřejným subjektům jako hlavní cíl finanční kontroly prověřovat:

  1. dodržování právních předpisů (tzn. pro výběrová řízení zákona o veřejných zakázkách, interních norem pro zakázky malého rozsahu a příslušných metodik pro VZ zadávané např. v rámci programového financování za zdrojů EU) a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění stanovených úkolů těmito orgány (tzn. z pohledu veřejných zakázek i konkrétní postupy zadavatele pří přípravě výběrového řízení a v průběhu jednotlivých druhů výběrových řízení),

  2. zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům (tzn. z pohledu ZVZ zajistit, aby soutěž měla ošetřena rizika – zadavatel je cíleně v procesu veřejných zakázek vyhledával, analyzoval, hodnotil, přijímal k nim odpovídající řešení a uvedl je do praktických postupů zadavatele), nesrovnalostem (tzn., aby zadavatel zajistil, že náklady v důsledku veřejné zakázky vzniklé byly plně uznatelné a nebylo potřeba je v opravném řízení vracet, nebo financovat jiným způsobem – z národních prostředků v případě VZ zadávaných na plnění např. v rámci operačních programů EU) nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky (Dále i kritéria „3E“. Tzn. už při zadávání veřejné zakázky do zadávací dokumentace nebo výzvy nadefinovat předmět veřejné zakázky, podmínky předmětu VZ na hodnotící kritéria tak, aby byl naplněn účel zamýšlený veřejnou zakázkou. Aby tento účel by v souladu s cíli a záměry konkrétního veřejného zadavatele – např. střednědobým výhledem hospodaření u obcí a měst = Účelnost. Aby bylo poptáváno a vysoutěženo plnění, které bude znamenat co nejnižší výdej z veřejných prostředků = Hospodárnost. Aby vysoutěžené plnění odpovídalo co nejvýstižněji požadavkům veřejného zadavatele. Např. aby případně hodnotící kritéria byla stanovena pro ekonomickou výhodnost nabídky – tzn. nesoutěžit jen o cenu, ale i např. o následné provozní náklady = Efektivnost.) nebo trestnou činností (tzn. zamezení takového chování veřejného zadavatele, které by mohlo být z hlediska trestního zákona označeno jako naplňující podstatu některého z trestných činů),

  3. včasné a spolehlivé informování vedoucích orgánů veřejné správy o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o jejich průkazném účetním zpracování za účelem účinného usměrňování činnosti orgánů veřejné správy v souladu se stanovenými úkoly (Tzn. aby vrcholový představitel zadavatele byl v každém okamžiku přípravy a průběhu výběrového řízení informován o všech podstatných skutečnostech veřejné zakázky, aby jednání a postupy zadavatele vždy schválil. A dále, aby bylo prostřednictvím veřejné soutěže dosaženo nasmlouvaného plnění v množství, čase i kvalitě + aby vše bylo řádně promítnuto do účetnictví organizace veřejného sektoru.),

  4. hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy (pro veřejné zakázky obecně vysvětleno viz písmeno b) – ochrana proti rizikům, nehospodárnému, neúčelnému a neefektivnímu nakládání s veřejnými prostředky).

ZFK stanoví povinnost zadavatele pro případ, že kritéria pro hodnocení „3E“ nejsou stanovena právními předpisy, technickými nebo jinými normami, musí být předem stanovena vedoucím orgánu veřejné správy, a to na základě objektivně zjištěných skutečností (Tzn. zadavatel musí posoudit požadované plnění, zda se na jeho předmět vztahují obecné a prováděcí právní předpisy, technické či jiné normy, požadavky programů EU… a na ně v zadávacích podmínkách odkázat, nebo je uvést. Pokud tyto normy uvedeny nejsou, musí zadavatel přesně v předmětu VZ a ostatních zadávacích přesně, jasně a nezpochybnitelně požadované plnění specifikovat.).

Za orgán veřejné správy ZFK v § 2 považuje dle písm. a):

  • organizační složku státu, která je účetní jednotkou podle zákona č. 219/2000 Sb., o majetku ČR, a podle jejího vystupování v právních vztazích, státní příspěvkovou organizaci, státní fond,

  • územní samosprávný celek, městskou část hlavního města Prahy, příspěvkovou organizaci územního samosprávného celku nebo městské části hlavního města Prahy a jiná právnická osoba zřízená k plnění úkolů veřejné správy zvláštním právním předpisem nebo právnická osoba zřízená na základě zvláštního právního předpisu, která hospodaří s veřejnými prostředky.

Za veřejné finance považuje ZFK v § 2 písm. f veřejné příjmy a veřejné výdaje, v případě veřejných výdajů jde dle ZFK § 2 písm. i) o výdaje vynaložené ze státního rozpočtu, z rozpočtů územních samosprávných celků, z jiných peněžních fondů státu, územního samosprávného celku nebo jiných právnických osob uvedených jako orgán veřejné správy, z prostředků soustředěných v Národním fondu a z jiných prostředků ze zahraničí poskytnutých na základě mezinárodních smluv nebo poskytnutých k plnění úkolů veřejné správy (tzn. z pohledu veřejných zakázek jde vždy u veřejných subjektů o veřejné výdaje bez ohledu na to, zda jsou financovány z rozpočtu ČR, z rozpočtu obcí, měst, krajů nebo hlavního města Prahy, případně jsou financovány z EU nebo na základě jiných sjednaných mezinárodních smluv – např. smlouva s Norským královstvím…).

Dále v § 2 ZFK specifikuje v písmenech:

  1. l) správnost finanční a majetkové operace, její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností,
  2. m) hospodárnost použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů,
  3. n) efektivnost použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění,
  4. o) účelnost použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů.

To by k zákonu o finanční kontrole jako úvod stačilo, i když v textu o něm ještě zmínky nalezneme. Pojďme se dále podívat na souvislosti ZFK se zákonem o veřejných zakázkách.

Veřejní zadavatelé

Předmětem úpravy zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále i ZVZ) jsou mimo jiné postupy při zadávání / tzn. viz § 17 písm. m) pojem zadávání VZ – dále v textu vysvětleno / veřejných zakázek. Uvedené postupy musí dodržovat subjekty, které jsou uvedeny v § 2 odst. 2 ZVZ jako tzv. zadavatelé. Pro náš účel jsou důležití ti, které rovněž postihne zákon o finanční kontrole. Konkrétně jde o tzv. veřejné zadavatele, kterými jsou:

  1. Česká republika (tzn. všechny subjekty, které jsou vymezeny ve specifickém zákoně č. 219/2000 Sb., o hospodaření České republiky a jejím vystupování v právních vztazích – tzv. „organizační složky státu“ a jiné subjekty řízené dle tohoto zákona),

  2. státní příspěvkové organizace,

  3. územní samosprávné celky (tzn. města a obce dle zákona č. 228/2000 Sb., o obcích, kraje dle zákona 229/2000 Sb., o krajích, a Hlavní město Praha dle zákona č. 231/2000 Sb., o hlavním městě Praze) nebo příspěvková organizace, u níž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávný celek,

  4. jiná právnická osoba, pokud

    • byla založena či zřízena za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají průmyslovou nebo obchodní povahu, a

    • je financována převážně státem či jiným veřejným zadavatelem nebo je státem či jiným veřejným zadavatelem ovládána nebo stát či jiný veřejný zadavatel jmenuje či volí více než polovinu členů v jejím statutárním, správním, dozorčím či kontrolním orgánu.
      (Např. jde o společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti, příspěvkové organizace… např. technické služby měst, podniky bytového hospodářství měst…)

Průniky mezi zákonem o finanční kontrole a zákonem o veřejných zakázkách; druhy zadavatelů, kteří mají povinnost vytvářet vnitřní kontrolní systém na úseku VZ

Pokud si čtenář uvědomí předchozí část příspěvku s tématem ZFK, zjistí závaznost zákona o veřejných zakázkách pro stejné subjekty, jaké jmenuje ZFK. Všechny subjekty výše uvedené jako veřejní zadavatelé jsou zároveň povinovány dodržovat ZFK, a tudíž vytvářet vnitřní kontrolní systém mimo jiné pro oblast veřejných zakázek. Jsou tak povinovány samy jej zavézt a udržovat a zajistit, aby i jimi zřízené subjekty zavedly též svůj systém, který bude odpovídat ZFK.

Když se podíváme do důvodové zprávy k zákonu o veřejných zakázkách, zjistíme, že soutěž (výběr dodavatelů, postup dle ZVZ) je formou, která má, mimo jiné i veřejnému zadavateli, přinést co nejvýhodnější nabídky, a tudíž dosáhnout efektivnosti, účelnosti a hospodárnosti.

Krom veřejných zadavatelů v § 2 odst. 5 ZVZ nalezneme kategorii tzv. „Dotovaného zadavatele“. Ten postupuje pouze při zadávání veřejné zakázky podle ustanovení ZVZ platných pro veřejného zadavatele. Dotovaný zadavatel nepostupuje podle ustanovení ZVZ v případě zadávání veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti.

Za dotovaného zadavatele se nepovažuje dodavatel, kterému byla veřejným zadavatelem zadána veřejná zakázka.

Pro dotovaného zadavatele z toho plyne, že pokud mu nějaký jiný obecný právní předpis, podmínky dotace či např. metodika nějakého programu EU uloží vytvořit kontrolní systém pro hospodaření s veřejnými prostředky, musí tak i pro výdaje prostřednictvím veřejné zakázky učinit. Jinak postupuje dle svých vnitřních organizačních a pracovních zásad.

Zákon o veřejných zakázkách zmiňuje i jiné druhy zadavatelů, na ně se však nevztahuje ZFK, a proto se jimi v tomto příspěvku nebudeme zabývat.

Pojmy v oblasti VZ a jejich vazba na vytvoření vnitřního kontrolního systému dle ZFK

Pro účely kontrolního systému je důležitý pojem zadávání veřejné zakázky. Podívejme se na definici § 17 písm. m) ZVZ. Ten charakterizuje zadávání veřejné zakázky jako závazný postup zadavatele podle ZVZ v zadávacím řízení, jehož účelem je zadání veřejné zakázky, a to až do uzavření smlouvy, nebo do zrušení zadávacího řízení. Zadáváním se rozumí i postup zadavatele, směřující k zadání veřejné zakázky v dynamickém nákupním systému, a řízení, ve kterém veřejný zadavatel zadává veřejnou zakázku na základě rámcové smlouvy (Tzn. pro veřejného zadavatele a i dotovaného zadavatele, pokud je mu to uloženo vytvářet v rámci závazných postupů dle ZVZ vnitřní kontrolní systém dle ZVZ a vnitřního kontrolního systému dle ZFK.. Ovšem vnitřní kontrolní systém veřejného zadavatele by neměl pokrýt pouze proces zadávání od vyhlášení veřejné soutěže po uzavření smlouvy. Měl by zahrnout i fázi přípravnou pro zadání zakázky i následné plnění dle sjednaných smluv.).

Z pojmu zadávání a charakteru zadavatelů si můžeme dovodit, že i dotovaní zadavatelé by měli mít nějakou verzi vnitřního kontrolního systému alespoň pro oblast veřejných zakázek zavedenu, i když požadavek na to není tak striktní. Striktnost mohou pro dotované zadavatele přinést např. předpisy EU, resp. závazné normy jednotlivých programů při čerpání z fondů EU. Příslušné metodiky pro ně stanoví povinnost dodržovat závazná pravidla pro plnění zajišťovaná prostřednictvím veřejných zakázek.

Pro vnitřní kontrolní systém veřejných zakázek je důležité uvědomit si, co vlastně ZVZ za veřejnou zakázku považuje. Definici i obsah najdeme v § 7 odst. 1 ZVZ. V tomto pojetí se za veřejnou zakázku považuje plnění, které:

  • má charakter dodávky, stavební práce nebo služby,

  • na základě písemné smlouvy; za písemnou úpravu smlouvy je považována i písemná objednávka, ke které je od dodavatele vydán písemný příslib plnění,

  • za toto plnění zadavatel dodavateli zaplatí.

Z výše uvedeného lze vyvodit následující závěry:

  1. V případě hotovostního plnění (byť by jeho předmětem byla dodávka, služba nebo stavební práce) se nejedná o veřejnou zakázku. Tzn. zadavatel nepostupuje postupy dle ZVZ, i když kontrolní systém minimálně dle zákona o finanční kontrole by si nastavit měl.

  2. Bezhotovostní plnění, která mají charakter úplatné písemné smlouvy, nelze zadat bez výběrového řízení tzv. „z ruky“, ale musí u nich proběhnout nějaká forma soutěže nebo výběru v intencích ZVZ, nebo pro zakázky malého rozsahu dle vnitřních směrnic přijatých v intencích § 6 odst. 1 ZVZ, nebo pro prostředky EU v intencích příslušných metodických pokynů.

  3. Vnitřní kontrolní systém veřejného zadavatele by měl být specifický dle druhů výběrových řízení a podle limitu VZ (zakázky nadlimitní, podlimitní nebo zakázky malého rozsahu). V každém případě by měl pokrýt celý proces od záměru zadat zakázku přes vyhlášení a zveřejnění zadávacího řízení a jeho dokumentace, průběh výběrového řízení až po uzavření smlouvy. Zde by ovšem neměl přestat fungovat. Naopak by měl dohlédnout, zda plnění probíhá přesně dle sjednaných podmínek, a dále dohlédnout i na to, že případné změny a dodatky v plnění budou, pokud tomu odpovídá jejich charakter, znovu správným způsobem soutěženy.

  4. Vnitřní kontrolní systém veřejných zakázek by měl být budován na základě provedené analýzy rizik, která mohou nastat v procesu veřejných zakázek. Na identifikovaná, analyzovaná a vyhodnocená rizika by měl reagovat odpovídajícími projevy kontrolního systému. Systém by měl být uveden v život a neustále prověřován (odpovědnými zaměstnanci) a monitorován (např. prostřednictvím služby interního auditu organizace). Zjištěné nedostatky by měly být předmětem úpravy nebo změny vnitřního kontrolního systému.

  5. Pro účely vnitřního kontrolního systému veřejných zakázek je nutné si uvědomit, že i v případě veřejných zakázek veřejný zadavatel nakládá s veřejnými finančními prostředky. Za ně zákon o veřejných zakázkách považuje:

    • dotace poskytnuté ze státního rozpočtu, z rozpočtů obcí a krajů, státních fondů,

    • dotace z rozpočtů regionální rady regionu soudržnosti,

    • prostředky nebo granty přidělené podle zvláštního právního předpisu,

    • granty Evropské unie, nebo

    • dotace, příspěvky a podpory poskytnuté z veřejných rozpočtů a jiných peněžních fondů cizího státu s výjimkou peněžních fondů spravovaných podnikatelskými subjekty se sídlem nebo bydlištěm v zahraničí.

  6. Pro vnitřní kontrolní systém organizace je zásadní, aby vycházel z obecných právních předpisů, metodik, investičních záměrů…, které se vztahují na předmět veřejné zakázky, a aby zajistil i jejich plné respektování v přípravě zakázky i v průběhu výběrového řízení, při uzavření smlouvy a i při praktickém plnění VZ.

O čem by měl mít zadavatel jasno před započetím zadávání veřejné zakázky

  • O cíli VZ, který má být zakázkou zajištěn, a o souvisejících skutečnostech (Např. v případě zakázky na služby rekvalifikačních zařízení od zadavatele – úřadu práce: „Prostřednictvím rekvalifikací zvýšit zaměstnatelnost evidovaných nezaměstnaných“. Konkrétní potřeba musí vycházet ze znalostí stavu a vývoje nezaměstnanosti v obvodu úřadu práce. Dále musí zohlednit aktuální stav vývoje nezaměstnanosti a potřeby trhu práce.).

  • O předpokládané hodnotě VZ na dobu realizace veřejné zakázky (Nutno zohlednit: Předpokládaný objem financí; zdroje financování a souvislosti jejich přidělení, resp. zda je možnost vázání uvedených finančních prostředků.) – nutné z hlediska volby druhu výběrového řízení s ohledem na limit VZ.

  • O předmětu a všech podmínkách plnění VZ (právní, normativní, místní, časové, kvalitativní, provozní, objemové souvislosti…) – i ve vazbě na další postup. Jde o to stanovit, co zadavatel požaduje a za jakých podmínek hodlá veřejnou zakázku realizovat.

  • O požadavcích zadavatele na úplnost nabídky – V jakém rozsahu má zadavateli být nabídka podána (pouze předmětem zakázky odůvodněný rozsah).

  • O požadavcích zadavatele na kvalifikaci dodavatelů a způsob jejího prokázání – Zadavatel tu vymezuje charakter dodavatele (s ohledem na jeho základní, profesní, ekonomickou a popř. technickou způsobilost), jeho podmínky by měl dodavatel splnit, aby jako dodavatel byl zadavatelem shledán jako kvalifikovaný pro plnění VZ.

  • O prakticky použitelném způsobu hodnocení nabídek zadavatelem – hodnotící kritéria – Jak bude zadavatele jednotlivé podané nabídky hodnotit, aby nikoho nediskriminoval a měl jednoznačná, srovnatelná a posouditelná kritéria. Kritériem může být:

    • - buď pouze nejnižší nabídková cena,
    • - nebo tzv. „ekonomická výhodnost nabídky“ (Obsahuje vždy jako jedno z dílčích hodnotících kritérií výši nabídkové ceny a dále další dílčí hodnotící kritéria odůvodněná druhem nebo složitostí VZ. Zadavatel musí stanovit jednotlivým dílčím hodnotícím kritériím jejich váhu.).
  • O místě a lhůtě podání nabídek. Jedná se o určení konkrétní časově ohraničené lhůty pro podání nabídek. Zadavatel zároveň specifikuje přesné místo podání nabídek (adresa, mailová adresa pro nabídky podané elektronicky a podací místo pro nabídky podané doručením).

  • O úloze, rozsahu závaznosti a odpovědnosti, pomoci právní nebo poradenské služby, pokud ji zadavatel hodlá a může pro účely veřejné zakázky využít.

  • O všech dalších souvislostech VZ – Protože obsah vyhlášení VZ (oznámení, výzva…) a závaznost zadávací dokumentace (včetně jejích příloh) je podkladem pro sjednání smlouvy, jejíž obsah nelze zásadním způsobem změnit. Pro zadavatele platí princip „co a v jakém rozsahu si zadá a vysoutěží, to následně musí v daném rámci i realizovat“.

Výše uvedeným oblastem by měl zadavatel v přípravné fázi věnovat zásadní pozornost a to formou kvalifikovaných rozhodnutí a stanovisek, protože mu to může výrazným způsobem pomoci předcházet významným nesprávnostem při zadávání veřejných zakázek.

Identifikace rizik v procesu veřejné zakázky

Pro účely identifikace rizik bude jako praktický podklad využita nadlimitní veřejná zakázky zadaná v otevřeném řízení. Obdobně by zadavatel měl přistupovat k analýze rizik i u jiných druhů výběrových řízení.

Část procesu VZ Úprava
v ZVZ
 
Identifikovaná možná rizika 
Předběžné oznámení veřejné
zakázky min. + měsíc před
zveřejněním oznámení 
Věstník VZ,
§ 86 ZVZ 
Riziko nesplnění povinnosti zveřejnit předběžné oznámení o zakázce – viz hrozba správního deliktu dle § 120 odst. 1 písm. b) ZVZ 
Zadávací dokumentace § 44
a násl. ZVZ 
  • Rizika:

  • neujasněnost předmětu a podmínek VZ,

  • odlišnosti ZD od příslušných předpisů, norem, metodiky EU, závazných ukazatelů, podmínek dotace…,

  • porušení zásady rovného zacházení v tom smyslu, že předmět a podmínky VZ jsou popsány zvýhodňujícím způsobem pro některého z dodavatelů,

  • diskriminační stanovení předmětu a podmínek předmětu VZ,

  • porušení zásady transparentnosti v tom smyslu, že předmět, podmínky předmětu VZ a kvalifikační kritéria jsou popsána nejasně a natolik volně, že každý z případných uchazečů si je může vykládat jiným způsobem,

  • přílišné odkazy na další normy, metodiky a směrnice, takže není jasné, jaká požadavky mají dodavatelé splnit,

  • neúplná dokumentace k veřejné zakázce,

  • v zadávací dokumentaci chybí jasný a přesný popis způsobu hodnocení nabídek,

  • zadávací dokumentace a podmínky odkazují na názvy dodavatelů, výrobků a služeb, aniž je to odůvodněno předmětem VZ,

  • stanovení hodnotících kritérií, která se nevztahují k předmětu VZ,

  • ZD nezveřejněna na profilu zadavatele,

 
Požadavky ZVZ a zadavatele
na kvalifikaci dodavatelů 
§ 50
a násl. ZVZ 
Diskriminační stanovení požadavků zadavatele na kvalifikaci dodavatelů

Požadavky zadavatele na kvalifikaci dodavatelů nebyly zveřejněny na profilu zadavatele. 
Zveřejnění oznámení
o zakázce 
§ 146
a 157 ZVZ 
Chyby zadavatele v oznámení o zakázce 
Odůvodnění VZ na profilu
zadavatele do 3 pracovních dnů
od uveřejnění Oznámení 
§ 156 ZVZ a vyhláška č. 232/2012 Sb. Odůvodnění nezveřejněno, nebo nezveřejněno v příslušné lhůtě na profilu zadavatele.

Odůvodnění není provedeno v rozsahu, jak požaduje prováděcí vyhláška č. 133/20012 Sb.,

Odůvodnění je obecné a je v rozporu se zněním zadávací dokumentace. 
Povinnost uveřejnění ZD
a požadavků zadavatele
na kvalifikaci dodavatelů
na profilu zadavatele 
§ 48 ZVZ
a vyhl. č. 133/2012 Sb. 
Požadavky na kvalifikaci dodavatelů nejsou zveřejněny v příslušné lhůtě na profilu zadavatele

Požadavky na kvalifikaci dodavatelů nejsou specifikovány v rozsahu, jak požaduje prováděcí vyhláška č. 133/20012 Sb.

Požadavky na kvalifikaci dodavatelů jsou obecné a jsou v rozporu se zněním zadávací dokumentace (část kvalifikace dodavatelů). 
Lhůta pro podání nabídek § 39
a 40 ZVZ 
Nesprávně stanovené lhůty v rozporu s ustanoveními ZVZ § 39 a

Riziko neprodloužení lhůty přiměřeně obsahu dodatečných informací zadavatele 
Dodatečné informace +
prohlídka místa plnění 
§ 48
a § 49 ZVZ 
Rizika diskriminačního a netransparentního přístupu zadavatele k dodavatelům spočívající např. v:
  • umožnění prohlídky místa plnění odděleně jednotlivým uchazečům,

  • poskytnutí preferovaných informací některému z uchazečů,

  • nezveřejnění dotazů uchazečů k veřejné zakázce a odpovědí zadavatele na tyto dotazy.

 
Podání nabídek
  • Řádně

  • Ve lhůtě

 
§ 69 ZVZ Zadavatel nezajistí řádné převzetí nabídek.

Riziko otevření obálky s nabídkou před řádným termínem pro otevírání obálek 
Otevírání obálek s nabídkami
uchazečů
  • Komise pro otevírání obálek

  • Protokol

 
§ 71-73 ZVZ Nesprávné určení termínu pro otevírání obálek (není dodržen požadavek na jejich otevření ihned po skončení lhůty pro podání nabídek) a jeho nesprávné oznámení potencionálním dodavatelům.

Dostatečně nepřipravená komise pro otevírání obálek.

Nezvládnuté organizační provedení průběhu otevírání obálek.

Znemožnění účasti na procesu otevírání obálek.

Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
Kontrola úplnosti § 71 odst. 9 ZVZ Nesprávné posouzení úplnosti nabídek a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele vůči některému z uchazečů. 
Zveřejnění údajů § 71 odst. 10 ZVZ Nezveřejněny údaje o nabídkách, jež jsou požadovány ZVZ v rozsahu § 71 odst. 10 ZVZ.

Neúplný a nesprávný protokol o otevírání obálek. 
Posouzení kvalifikace dodavatelů
  • Komise

  • Pravost a stáří dokladů

  • Protokol

 
§ 57
a § 59 ZVZ 
Nesprávné posouzení kvalifikace dodavatelů a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele k některému z uchazečů.

Neúplný a nesprávný protokol o posouzení kvalifikace dodavatelů.

Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
Posouzení nabídek
  • Komise

  • Protokol

 
§ 76
a 77 ZVZ 
Nesprávné posouzení nabídek a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele vůči některému z uchazečů.

Nesprávné nebo neúplné posouzení přijatelnosti nabídek.

Nesprávné postupy komise v případě neoprávněně nízké nabídkové ceny některého z uchazečů.

Neúplný a nesprávný protokol o posouzení nabídek.

Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
Hodnocení nabídek
  • Komise

  • Protokol

  • Zpráva o posouzení
    a hodnocení nabídek

 
§ 78 až 80 ZVZ Nesprávné hodnocení nabídek dle hodnotících kritérií a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele vůči některému z uchazečů.

Komise si upraví hodnotící kritéria, jejich váhu nebo způsob hodnocení.

Početní chyby při číselném vyjádření hodnocení nabídek.

Chyby při přepisu výsledků hodnocení do závěrečné tabulky a v důsledku toho změny v pořadí nabídek.

Neúplný a nesprávný protokol o hodnocení nabídek.

Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
Výběr nejvhodnější nabídky § 81 ZVZ Proveden výběr v rozporu se závěry hodnotící komise o výběru nejvhodnější nabídky. 
Oznámení o výběru
nejvhodnější nabídky 
§ 81 odst. 3
a násl. ZVZ 
Oznámení vykazuje vady oproti požadavkům ZVZ.

Nezasláno všem dotčeným uchazečům, nebo jeho nezaslání ve lhůtách.

V oznámení chybí poučení pro uchazeče. 
Námitky uchazečů
  • Možnost námitky proti
    všem úkonům zadavatele

 
§ 110 ZVZ  
Rozhodnutí o námitkách § 111 ZVZ Nedodržení lhůt

Nesprávné vypořádání se s námitkami uchazeče v rozporu s ustanovením § 111 ZVZ 
Uzavření smlouvy

Zákaz dodatků, které zásadně
mění charakter zadávacích
podmínek 
§ 82 ZVZ Smlouva uzavřena v rozporu s návrhem smlouvy vítězného uchazeče.

Smlouva uzavřena v rozporu se lhůtami, které stanoví ZVZ.

Ve formě smluvních dodatků se mění základní podmínky plnění. 
Povinnosti zadavatele:
  • povinnost zveřejnit
    uzavřenou smlouvu na VZ
    na profilu zadavatele
    včetně dodatků do 15 dnů
    od uzavření

  • Výše skutečně uhrazené
    ceny VZ – povinnost
    ji zveřejnit na profilu
    zadavatele do 90 dnů
    od splnění zakázky nebo
    do 31. 3. násl. roku

  • Seznam subdodavatelů
    dodavatele VZ (více
    než 10 % hodnoty VZ)
    – povinnost je zveřejnit
    na profilu zadavatele do
    90 dnů od splnění zakázky
    nebo do 31. 3. násl. roku

  • Písemná zpráva zadavatele

 
§ 147a ZV
a vyhláška
č. 133/2012 Sb. 
Porušení podmínek § 147a ZVZ a nezveřejnění příslušných dokumentů ve stanovených lhůtách. 
Oznámení výsledku
výběrového řízení 
§ 83 ZVZ
Věstník VZ 
Nezveřejnění oznámení ve lhůtách a způsobem, jak stanoví ZVZ. 
Archivační povinnost
  • Povinnost uchovávání
    dokumentace o veřejné zakázce
    a záznamy o úkonech
    učiněných elektronicky 10 let
    od uzavření smlouvy nebo
    její změny

 
§ 155 ZVZ Neúplná dokumentace k VZ a o úkonech zadavatele v procesu VZ.

Neuchovávání dokumentace po celou archivační lhůtu stanovenou ZVZ nebo předpisy EU (pro prostředky z EU). 

Pojem riziko a právní úprava a závaznost pro subjekty veřejné sféry (i veřejné zadavatele veřejných zakázek)

Pojem riziko řeší zákon o finanční kontrole pouze obecně, a to v tom smyslu, že vedoucí orgánu veřejné správy je povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, který je schopen identifikovat rizika a zajistit, aby jim bylo předcházeno v procesech veřejných příjmů a veřejných výdajů (tedy i v procesech veřejných zakázek). Dále musí zajistit maximální možnou eliminaci vznikajících rizik. Konkrétní postupy veřejných subjektů při práci s riziky neupravuje ani prováděcí vyhláška k zákonu o finanční kontrole. Najdeme je ale v závazných pokynech pro naplnění finanční kontroly v subjektech veřejné správy – viz webové stránky Ministerstva financí ČR: http://www.mfcr.cz/cs/verejny-sektor/kontrola/financni-kontrola-verejneho-sektoru – v záložce Metodické pokyny a doporučené postupy. Konkrétně se jedná o Pokyn CHJ č. 6 – Pokyn k jednotnému uplatňování závazných pravidel a doporučení pro systém řízení rizik v orgánech veřejné správy. Ten charakterizuje riziko následujícím způsobem:

  • Riziko je možnost, že při zajišťování činnosti orgánu veřejné správy nastane určitá událost, jednání nebo stav s následnými nežádoucími dopady na plnění schválených záměrů a cílů tohoto orgánu.

  • Stupeň významnosti rizika se určí podle možných nežádoucích dopadů a pravděpodobnosti zapůsobení tohoto rizika.

Analýza identifikovaných rizik v procesu veřejných zakázek

Analýza identifikovaných rizik je druhým krokem řízení rizik v procesu veřejných zakázek. Jejím předmětem je zjistit, z jakého důvodu nejspíše rizika v procesu VZ vznikají. Samozřejmě je výrazně odvislá od:

  • Zavedení (nezavedení) a funkčnosti vnitřního kontrolního systému veřejného zadavatele veřejné zakázky.

  • Vnímání kontrolního systému zadavatele v procesu veřejných zakázek jen jako prostředku (sice velmi důležitého, ale pouze prostředku) k naplnění cílů zadavatele. Zadavatel by si měl být vědom, že sám musí mít oprávněný, často zákonný důvod pro svou potřebu. Nebo důvod v souladu se záměry a potřebami daného veřejného zadavatele. Že by měl předem uvedenou potřebu přesně specifikovat co do obsahu, zákonných a zvláštních podmínek, parametrů… Že by do této potřeby měl zahrnout – minimálně v rámci účetního období (rozpočtového roku) – všechna spolu související plnění, která v rámci účetního období hodlá zadat. Že by měl mít předpokládané plnění po celou dobu rozpočtově pokryto. A toto vše vstupuje do zadávacího řízení jako předmět a podmínky (technické a obchodní) předmětu veřejné zakázky. Další dokumenty a úkony zadavatele v průběhu výběrového řízení jsou pak jen prostředkem k naplnění požadovaného cíle veřejné zakázky. Tzn. vnímání cílového pojetí v intencích oprávněných potřeb zadavatele, v intencích nadměrného finančního utrácení a konečně i v intencích správnosti operací v procesu veřejných zakázek by mělo být pro zadavatele zásadní.

  • Dále ji ovlivňují věcné (v předmětu VZ) a odborné (v oblasti zadávacích řízení dle ZVZ) znalosti zaměstnanců zadavatele zapojených do procesu přípravy a realizace zadávacího řízení, míra a úspěšnost jejich přípravy, zaškolení a zapracování.

  • Rovněž je nutné vnímat strukturu organizačních složek a útvarů zadavatele a míru jejich spoluúčasti a zapojení do procesu zadávacích řízení.

  • Praktických zkušeností zadavatele a jeho zaměstnanců s procesem zadávání VZ.

  • Zapojení externích poradenských a právních subjektů do procesu zadávání VZ a skutečné praktické erudice uvedených subjektů. Veřejní zadavatelé často řeší svoji nezkušenost se zadáváním veřejných zakázek tím, že si najmou externí poradenské a právní subjekty, aby pro ně tyto subjekty veřejné zakázky zorganizovaly a zajistily k nim veškerý poradenský a právní servis. Zadavatel si však musí uvědomit, že z pohledu ZVZ ani smluvním přenesením části úkonů v zadávacím řízení na jiný subjekt je nezbavuje odpovědnosti za správný a zákonný postup zadavatele dle ZVZ a následně při přezkoumání úkonů zadavatele orgánem dohledu. Za vše nese odpovědnost zadavatel. I když si může smluvně s právní a poradenskou firmou upravit, že v případě udělení sankce ze strany ÚOHS tuto poradenská firma uhradí. Ale za spáchání správního deliktu bude stižen zadavatel a uložením pokuty si minimálně kazí dobré jméno. V budovaném vnitřním kontrolním systému oblasti veřejných zakázek by měl zadavatel s rolí externí poradenské nebo právní firmy již při jejím výběru počítat a vymezit jí příslušné místo a odpovědnost za úkony nebo činnosti, které této firmě na základě smlouvy svěří. Pro tento účel je nutné, aby zadavatel své požadavky na odpovědnost této firmy přesně definoval do zadávací dokumentace na výběr této firmy a následně i nezpochybnitelně a jasně upravil ve sjednané smlouvě. Jde zejména o části práva, povinnosti a odpovědnost smluvních stran a smluvní pokuty nebo sankce. Protože nesprávně nebo neúplně nastavené povinnosti externího poradce mohou zadavatele dostat do nezáviděníhodné situace k uchazečům o zakázku nebo úřadu dohledu.

  • Míry ovlivňování VZ ze strany vrchních představitelů zadavatele nebo jeho zřizovatele.

  • Obecného kontrolního prostředí v organizaci. Tzn. míra ochoty všech zainteresovaných vnímat potřebnost a účinnost kontrolních mechanismů v procesu VZ a skutečný obsah prováděných kontrol.

  • Informačních a komunikačních toků mezi zaměstnanci a strukturami zadavatele zapojenými do procesu VZ.

  • Monitorování procesu veřejných zakázek kontrolními a auditními orgány zadavatele a v případě závažných zjištění přijetí nápravných opatření v systémové i výkonné rovině.

Dle výše uvedených parametrů bude samozřejmě jak identifikace rizik v procesu VZ, tak jejich analýza a další kroky risk managementu VZ u jednotlivých veřejných zadavatelů různá.

Identifikovaná možná rizika Možná analýza identifikovaných rizik 
Riziko neporovnání předmětu VZ s cíli a záměry veřejné správy a tím nedosažení předpokládaných cílů VZ.
Riziko neprovedení analýz potřebnosti, přesné specifikace předmětu VZ a jeho podmínek a neprovedení součtu spolu souvisejících plnění v rámci účetního období a v důsledku toho riziko porušení ZVZ v části zákazu záměrně dělit veřejné zakázky. 
  • Kontrolní systém zadavatele není nastaven, aby provázal připravované veřejné zakázky s cílovým pojetím konkrétního veřejného zadavatele jako orgánu veřejné správy.

  • Kontrolní systém zadavatele nemá nastavenu předběžnou povinnost provedení analýz, odborných posudků posouzení parametrů, posouzení příslušných norem, zákonných ustanovení a podmínek projektů jako podkladu pro stanovení předmětu a podmínek plnění veřejné zakázky.

 
Riziko nesplnění povinnosti zveřejnit předběžné oznámení o zakázce – viz hrozba správního deliktu dle § 120 odst. 1 písm. b) ZVZ
  • Není stanovena odpovědnost konkrétního zaměstnance za zveřejnění a provedení příslušných kontrol věcné a formální správnosti.

  • Není nastaven systém spolupráce, informační a komunikační toky v procesu VZ nebo tyto toky nefungují.

 
Rizika:
  • Neujasněnost předmětu a podmínek VZ.

  • Odlišnosti ZD od příslušných předpisů, norem, metodiky EU, závazných ukazatelů, podmínek dotace…

  • Porušení zásady rovného zacházení v tom smyslu, že předmět a podmínky VZ jsou popsány zvýhodňujícím způsobem pro některého z dodavatelů.

  • Diskriminační stanovení předmětu a podmínek předmětu VZ.

  • Porušení zásady transparentnosti v tom smyslu, že předmět, podmínky předmětu VZ a kvalifikační kritéria jsou popsána nejasně a natolik volně, že každý z případných uchazečů si je může vykládat jiným způsobem.

  • Přílišné odkazy na další normy, metodiky a směrnice, takže není jasné, jaké požadavky mají dodavatelé splnit.

  • Neúplná dokumentace k veřejné zakázce.

  • V zadávací dokumentaci chybí jasný a přesný popis způsobu hodnocení nabídek.

 
  • Není určena jednoznačná odpovědnost za dostatečnou specifikaci předmětu VZ:

    • - aby plně odpovídal cílům veřejného zadavatele,
    • - aby byly vyhodnoceny všechny parametry požadovaného plnění, provedeny předběžné analýzy, odhady… a teprve na základě skutečných a měřitelných požadavků byla VZ specifikována,
    • - za plné respektování právních předpisů, metodik, projektů, schválených investičních záměrů… vztahujících se k předmětu VZ,
    • - za záměrně diskriminační definici předmětu a podmínek VZ.
  • Není stanovena jednoznačná odpovědnost za to, že předmět, podmínky plnění VZ a hodnotící kritéria budou vykazovat znaky účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti.

  • Není stanovena odpovědnost za věcnou, formální správnost a legalitu zadávací dokumentace ani za její úplnost, a to včetně všech příloh.

  • Zadávací dokumentaci připravují odděleně zaměstnanci odborných útvarů a odděleně právní služba, popřípadě ekonomové nebo externí poradce, což má za následek nepropojenost, nesystémovost a nedomyšlenost dopadů soutěžených plnění, případně následně nedosažení plánovaného cíle.

 
  • Zadávací dokumentace a podmínky odkazují na názvy dodavatelů, výrobků a služeb, aniž je to odůvodněno předmětem VZ.

  • Stanovení hodnotících kritérií, která se nevztahují k předmětu VZ.

  • ZD nezveřejněna na profilu zadavatele.

 
  • Není detailně promyšlena vazba hodnotících kritérií na principy 3E a na cíl veřejné zakázky.

  • Není stanovena odpovědnost konkrétního zaměstnance za zveřejnění ZD na profilu zadavatele.

  • Není nastaven systém spolupráce, informační a komunikační toky v procesu VZ nebo tyto toky nefungují.

 
Diskriminační stanovení požadavků zadavatele na kvalifikaci dodavatelů.
Požadavky zadavatele na kvalifikaci dodavatelů nezveřejněny na profilu zadavatele. 
  • Není určena jednoznačná odpovědnost za dostatečnou specifikaci požadavku zadavatele na kvalifikaci dodavatelů:

    • - aby plně odpovídal požadavkům veřejného zadavatele na charakteristiku dodavatele,
    • - aby byly vyhodnoceny všechny parametry požadovaných kvalifikačních požadavků na dodavatele (zejména v části profesní kvalifikační předpoklady),
    • - za odpovídající rozsah a formu kvalifikace s ohledem na hodnotu a předmět VZ,
    • - za záměrně diskriminační definici kvalifikačních požadavků zadavatele.
 
Chyby zadavatele v oznámení o zakázce. 
  • Není stanovena odpovědnost konkrétního zaměstnance za zveřejnění a provedení příslušných kontrol věcné a formální správnosti.

 
Odůvodnění nezveřejněno nebo nezveřejněno v příslušné lhůtě na profilu zadavatele.
Odůvodnění není provedeno v rozsahu, jaký požaduje prováděcí vyhláška č. 232/2012 Sb.
Odůvodnění je obecné a je v rozporu se zněním zadávací dokumentace. 
  • Není stanovena odpovědnost konkrétního zaměstnance za zpracování odůvodnění VZ a provedení příslušných kontrol věcné a formální správnosti tak, aby odůvodnění skutečně odpovídalo zadávací dokumentaci a požadavku.

  • Není stanovena odpovědnost konkrétního zaměstnance za zveřejnění odůvodnění VZ na profilu zadavatele.

  • Není nastaven systém spolupráce, informační a komunikační toky v procesu VZ nebo tyto toky nefungují.

 
Požadavky na kvalifikaci dodavatelů nezveřejněny nebo nezveřejněny v příslušné lhůtě na profilu zadavatele.
Požadavky na odůvodnění kvalifikace dodavatelů nejsou specifikovány v rozsahu, jaký požaduje prováděcí vyhláška č. 232/2012 Sb.
Požadavky na kvalifikaci dodavatelů jsou obecné a jsou v rozporu se zněním zadávací dokumentace (část kvalifikace dodavatelů). 
Viz výše – odůvodnění VZ, jen změna pro kvalifikaci dodavatelů. 
Nesprávně stanovené lhůty v rozporu s ustanoveními ZVZ § 39.
Riziko neprodloužení lhůty přiměřeně obsahu dodatečných informací zadavatele. 
  • Viz výše – Zadávací dokumentace.

  • Není stanovena odpovědnost konkrétního zaměstnance za zpracování provedení příslušného prodloužení lhůty pro podání nabídek tak, aby skutečně odpovídalo charakteru změny nebo úpravy zadávacích podmínek.

 
Rizika diskriminačního a netransparentního přístupu zadavatele k dodavatelům spočívající například v:
  • - umožnění prohlídky místa plnění odděleně jednotlivým uchazečům,
  • - poskytnutí preferovaných informací některému z uchazečů,
  • - nezveřejnění dotazů uchazečů k veřejné zakázce a odpovědí zadavatele na tyto dotazy.
 
  • Jsou připuštěny prohlídky místa plnění odděleně dle zájmu uchazečů o zakázku, z provedené prohlídky není sepsán jednoznačný zápis nebo tento není zveřejněn na profilu zadavatele.

  • U zadavatele je připuštěno separátní jednání s uchazeči.

  • Není stanovena odpovědnost konkrétního zaměstnance za zpracování odpovědí na dotazy dodavatelů, za jejich odeslání a za jejich zveřejnění na profilu zadavatele.

 
Zadavatel nezajistí řádné převzetí nabídek.
Riziko otevření obálky s nabídkou před řádným termínem pro otevírání obálek. 
  • Zadavatel nezajišťuje řádné proškolení a přípravu zaměstnanců podatelny v režimu a dokladování nabídek na veřejnou zakázku.

  • Zadavatel neposiluje v době očekávání velkého počtu nabídek službu podatelny tak, aby dokázala zvládnout počet podaných nabídek a tyto řádně, tak jak byly podány, zaevidovat.

 
Nesprávné určení termínu pro otevírání obálek (není dodržen požadavek na jejich otevření ihned po skončení lhůty pro podání nabídek) a jeho nesprávné oznámení potencionálním dodavatelům.
Nedostatečně připravená komise pro otevírání obálek.
Nezvládnuté organizační provedení průběhu otevírání obálek.
Znemožnění účasti a zúčastnit se procesu otevírání obálek.
Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
  • Není nastaven systém zadavatele, který by respektoval požadavek na termín otevírání obálek ihned, resp. do cca pěti minut po skončení lhůty pro jejich podání.

  • Zadavatel nenastavuje vhodné organizační prostředí pro zvládnutí procesu otevírání obálek s nabídkami uchazečů.

  • Zadavatel do komise pro otevírání obálek jmenuje členy zcela bez zkušeností s tímto procesem nebo členy řádně neseznámil s věcnou náplní práce komise a s organizačním provedením procesu otevírání obálek.

  • Zadavatel řádně neproškoluje členy komise tak, aby jednoznačně znali obsah své práce a zvládali jej po organizační i věcné stránce.

  • Komise zadavatele se schází těsně před termínem otevírání obálek a nemá jasno, co je jejím úkolem, nikdo práci komise neorganizuje.

  • Zadavatel nestanovuje, kolik zástupců dodavatelů se procesu otevírání obálek může účastnit, jak se mají prokázat, jak se mají zaevidovat…

  • Zadavatel neorganizuje přístup dodavatelů k otevírání obálek, vyloučil některé ze zástupců uchazečů o zakázku.

 
Nesprávné posouzení úplnosti nabídek a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele s některým z uchazečů. 
  • Zadavatel do komise pro otevírání obálek jmenuje členy zcela bez zkušeností s tímto procesem nebo členy řádně neseznámil s věcnou náplní práce komise a s organizačním provedením procesu otevírání obálek.

  • Zadavatel řádně neproškoluje členy komise tak, aby jednoznačně znali obsah své práce a zvládali jej po organizační i věcné stránce.

 
Nezveřejněny údaje o nabídkách, jež jsou požadovány ZVZ v rozsahu § 71 odst. 10 ZVZ.
Neúplný a nesprávný protokol o otevírání obálek. 
  • Zadavatel do komise pro otevírání obálek jmenuje členy zcela bez zkušeností s tímto procesem nebo členy řádně neseznámil s věcnou náplní práce komise a s organizačním provedením procesu otevírání obálek.

  • Zadavatel řádně neproškoluje členy komise tak, aby jednoznačně znali obsah své práce a zvládali jej po organizační i věcné stránce.

  • Komise nemá k dispozici standardizovaný protokol o otevírání obálek.

 
Nesprávné posouzení kvalifikace dodavatelů a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele s některým z uchazečů.
Neúplný a nesprávný protokol o posouzení kvalifikace dodavatelů.
Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
  • Zadavatel do komise pro posouzení kvalifikace dodavatelů jmenuje členy zcela bez zkušeností s tímto procesem nebo členy řádně neseznámil s věcnou náplní práce komise pro posouzení kvalifikace.

  • Zadavatel řádně neproškoluje členy komise tak, aby jednoznačně znali obsah své práce a zvládali jej po organizační i věcné stránce.

  • Členové komise se řádně neseznamují s požadavky zadavatele na kvalifikaci dodavatelů (obsahová a formální část) a se zněním ZVZ § 50 a násl.

  • Komise nemá k dispozici standardizovaný protokol o posouzení kvalifikace dodavatelů.

 
Nesprávné posouzení nabídek dodavatelů a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele s některým z uchazečů.
Nesprávné nebo neúplné posouzení přijatelnosti nabídek.
Nesprávné postupy komise v případě neoprávněně nízké nabídkové ceny některého z uchazečů.
Neúplný a nesprávný protokol o posouzení nabídek. 
  • Zadavatel do komise pro posouzení nabídek dodavatelů jmenuje členy zcela bez zkušeností s tímto procesem nebo členy řádně neseznámil s věcnou náplní práce komise pro posouzení nabídek.

  • Zadavatel řádně neproškoluje členy komise tak, aby jednoznačně znali obsah své práce a zvládali jej po organizační i věcné stránce.

  • Členové komise se řádně neseznamují s požadavky zadavatele na předmět a podmínky veřejné zakázky z hlediska jejich přijatelnosti.

  • Komise se nevypořádává s otázkou mimořádně nízké nabídkové ceny.

 
Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
  • Komise nemá k dispozici standardizovaný protokol o posouzení nabídek.

 
Nesprávné posouzení nabídek dodavatelů dle hodnotících kritérií a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele s některým z uchazečů.
Komise si upraví hodnotící kritéria, jejich váhu nebo způsob hodnocení.
Početní chyby při číselném vyjádření hodnocení nabídek.
Chyby při přepisu výsledků hodnocení do závěrečné tabulky a v důsledku toho změny v pořadí nabídek.
Neúplný a nesprávný protokol o hodnocení nabídek.
Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
  • Zadavatel do komise pro hodnocení nabídek dodavatelů jmenuje členy zcela bez zkušeností s tímto procesem nebo členy řádně neseznámil s věcnou náplní práce komise pro hodnocení nabídek.

  • Zadavatel řádně neproškoluje členy komise tak, aby jednoznačně znali obsah své práce a zvládali jej po organizační i věcné stránce.

  • Komise nepřepočítává výsledky hodnocení nabídek a neověřuje si správnost výpočtů.

  • Komise nekontroluje správnost přenášení výsledných hodnot z hodnotících kritérií konkrétních uchazečů do shrnující hodnotící tabulky a ke správným uchazečům.

  • Komise nemá k dispozici standardizované tabulky pro hodnocení nabídek a standardizovaný protokol o posouzení nabídek.

 
Provedení výběru v rozporu se závěry hodnotící komise o výběru nejvhodnější nabídky. 
  • Zadavatel rozhoduje o výběru nejvhodnější nabídky v rozporu s doporučením komise pro hodnocení nabídek.

 
Oznámení vykazuje vady oproti požadavkům ZVZ.
Nezasláno všem dotčeným uchazečům nebo jeho nezaslání ve lhůtách.
V oznámení chybí poučení pro uchazeče. 
  • Zadavatel nevyužívá zkontrolované standardizované oznámení o výběru nejvhodnější nabídky.

  • Zadavatel nestanovuje odborně zdatného a znalého zaměstnance, který nese odpovědnost za zaslání oznámení o nejvhodnější nabídce všem dotčeným uchazečů a o zaslání v zákonné lhůtě.

  • Zadavatel řádně nepoučuje dodavatele o možnosti podat námitky.

 
Nedodržení lhůt.
Nesprávné vypořádání se s námitkami uchazeče v rozporu s ustanovením § 111 ZVZ
  • Právní služby – zadavatel nebo externí poradce nereagují včas a zákonným způsobem na námitky uchazečů.

 
Smlouva uzavřena v rozporu s návrhem smlouvy vítězného uchazeče.
Smlouva uzavřena v rozporu se lhůtami, které stanoví ZVZ.
Ve formě smluvních dodatků se mění základní podmínky plnění. 
  • Zadavatel nezajišťuje kontrolní činnost před podpisem smlouvy a smlouva je podepsána v rozporu s návrhem smlouvy, který podal vítězný uchazeč.

  • Zadavatel připouští zásadní změny sjednané smlouvy na plnění VZ.

 
Porušení podmínek § 147a ZVZ a nezveřejnění příslušných dokumentů ve stanovených lhůtách. 
  • Zadavatel nezveřejňuje sjednanou smlouvu včetně všech jejích změn a dodatků v zákonných lhůtách na profilu zadavatele.

  • Zadavatel dále na profilu zadavatele v zákonných lhůtách nezveřejňuje:

    • - smluvní dodatky,
    • - zaplacenou cenu,
    • - seznam subdodavatelů.
 
Nezveřejnění oznámení ve lhůtách a způsobem, jaký stanoví ZVZ. 
  • Zadavatel v zákonné lhůtě nezveřejňuje oznámení o zadání zakázky ve Věstníku veřejných zakázek a tím porušuje princip transparentnosti.

 
Neúplná dokumentace k VZ a o úkonech zadavatele v procesu VZ.
Neuchovávání dokumentace po celou archivační lhůtu stanovenou ZVZ nebo předpisy EU (pro prostředky EU). 
  • Zadavatel v průběhu řízení nekompletuje celou dokumentaci veřejné zakázky včetně všech úkonů zadavatele, dodavatele a případně úřadu dohledu.

  • Zadavatel tuto dokumentaci řádně nearchivuje.

  • Zadavatel připouští, aby jednotlivé části dokumentace k VZ byly ukládány na různých místech a s různou archivační lhůtou.

 
Plnění nebylo dodáno v požadovaném množství, čase nebo kvalitě. 
  • Zadavatel neporovnává původní záměr a zadávací podmínky s dodaným plněním. Může tedy dostat neúplné, nedostatečné či jinak pochybné plnění za původní cenu.

 

Hodnocení rizik v procesu VZ

Rizika obecně (a proces veřejných zakázek nevyjímaje) se hodnotí podle dvou veličin:

  • První z nich je pravděpodobnost (jak často se může riziko vyskytnout nebo opakovat). Hodnotitelé by měli příslušné riziko prozkoumat z toho ohledu, jak často, resp. s jakou mírou opakovatelnosti, se v posuzovaném procesu vyskytuje.

  • Druhou veličinou, která se v procesu hodnocení rizik využívá, je možný dopad příslušného rizika. V praxi jde o vyjádření velikosti a míry hrozby, která neošetřením uvedeného rizika v posuzovaném procesu nebo jeho jednotlivé fázi zadavateli veřejné zakázky hrozí. Většinou, pokud je možné hrozbu finančně kvantifikovat, bývá vyjádřena možnou škodou vyjádřenou v penězích. Pro finanční vyjádření míry dopadu na zadavatele veřejné zakázky lze jako vodítko využít ustanovení § 120 zákona o veřejných zakázkách, které popisuje správní delikty zadavatelů. Jde tedy o popis obsahu správního deliktu, kterého se zadavatel svým jednáním může v procesu veřejné zakázky dopustit. Zároveň jsou vyjmenovaná porušení zákona „oceněna“ i rozpětím a výší možné pokuty ze strany úřadu dohledu. Kromě taxativně vymezených pokut za porušení ZVZ může pro určení míry dopadu zadavatel využít i konkrétní údaje o uložených sankcích, které nalezne na webových stránkách ÚOHS:
    http://www.uohs.cz/cs/verejne-zakazky/sbirky-rozhodnuti/3.html. Výše uvedená kritéria jsou pro zadavatele vodítkem pro určení předpokládaného dopadu posuzovaného rizika veřejných zakázek.

  • Dopad rizika může být vyjádřen i nefinančním způsobem. Například v procesu veřejných zakázek se může jednat o ztrátu veřejného kreditu zadavatele veřejné zakázky.

  • To, jaká zadavatel zvolí pro hodnoty pravděpodobnosti a dopadu kritéria (vyjádření), je jen na něm samotném. Praxe ukazuje, že by neměl volit žádná složitá hodnotící kritéria, ale taková, která jsou všem hodnotitelům jednoznačně známá a pochopitelná. Například může jít o známkování „jako ve škole“. Zdá se to být triviální přístup, ale například společnost Volkswagen ve všech svých výrobních provozech využívá pro vyjádření možných rizik barev semaforu. Svítí-li červená, nesmí být v práci pokračováno, protože hrozí riziko škody na vyráběném autě nebo jeho komponentu. Pro příklad by tedy bylo možné využít školního hodnocení takto:

    Ohodnotit dopad a pravděpodobnost rizik dle rozsahu následující stupnice: 
    Hodnocení Dopad rizika Pravděpodobnost výskytu rizika 
    Zvládnutelný, rizika téměř neznatelná Téměř nemožná (nevyskytující se), do 5 % 
    Drobný Výjimečně možná, 5–40 % 
    Významný Možná, 40–60 % 
    Velmi významný Pravděpodobná, 60–80 % 
    Nepřijatelný Hraničící s jistotou, nad 80 % 
    Hodnotiteli rizik v procesu veřejných zakázek by měli být zaměstnanci zadavatele zapojení do procesu veřejných zakázek. Konkrétní hodnocení je vysloveně individuální pohled každého z hodnotitelů na hodnoty jednotlivých rizik. Z hodnocení jednotlivých položek hodnotiteli se vypočítá průměr, který se zaznamená do celkové tabulky. 
  • Vynásobením uvedených hodnot pravděpodobnosti a rizika lze získat tzv. celkovou hodnotu daného rizika (viz tabulka dále).

Identifikovaná a analyzovaná možná
rizika
 
Pravd. Dopad Celková hodnota rizika Poznámky 
Riziko neporovnání předmětu VZ s cíli a záměry veřejné správy a tím nedosažení předpokládaných cílů VZ.
Riziko neprovedení analýz potřebnosti, přesné specifikace předmětu VZ a jeho podmínek a neprovedení součtu spolu souvisejících plnění v rámci účetního období a v důsledku toho riziko porušení ZVZ v části zákazu záměrně dělit veřejné zakázky. 
20 Jedná se o jedno z nejzávažnějších rizik, že prostřednictvím veřejné zakázky nebude dosaženo plnění v souladu s cíli a záměry subjektu veřejné správy. 
Riziko nesplnění povinnosti zveřejnit předběžné oznámení o zakázce – viz hrozba správního deliktu dle § 120 odst. 1 písm. b) ZVZ10 Možnost, že se zadavatel dopustí správního deliktu. 
Rizika:
  • Neujasněnost předmětu a podmínek VZ.

  • Odlišnosti ZD od příslušných předpisů, norem, metodiky EU, závazných ukazatelů, podmínek dotace…

  • Porušení zásady rovného zacházení v tom smyslu, že předmět a podmínky VZ jsou popsány zvýhodňujícím způsobem pro některého z dodavatelů.

  • Diskriminační stanovení předmětu a podmínek předmětu VZ.

  • Porušení zásady transparentnosti v tom smyslu, že předmět, podmínky předmětu VZ a kvalifikační kritéria jsou popsána nejasně a natolik volně, že každý z případných uchazečů si je může vykládat jiným způsobem.

  • Přílišné odkazy na další normy, metodiky a směrnice, takže není jasné, jaké požadavky mají dodavatelé splnit.

  • Neúplná dokumentace k veřejné zakázce.

  • V zadávací dokumentaci chybí jasný a přesný popis způsobu hodnocení nabídek.

  • Zadávací dokumentace a podmínky odkazují na názvy dodavatelů, výrobků a služeb, aniž je to odůvodněno předmětem VZ.

  • Stanovení hodnotících kritérií, která se nevztahují k předmětu VZ.

  • ZD nezveřejněna na profilu zadavatele…

 
25 Jedná se o jedno z nejzávažnějších rizik, že prostřednictvím veřejné zakázky nebude dosaženo plnění v souladu s cíli a záměry subjektu veřejné správy.
Zároveň může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ.
Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Diskriminační stanovení požadavků zadavatele na kvalifikaci dodavatelů.
Požadavky zadavatele na kvalifikaci dodavatelů nezveřejněny na profilu zadavatele. 
15 Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Chyby zadavatele v oznámení o zakázce.  
Odůvodnění nezveřejněno nebo nezveřejněno v příslušné lhůtě na profilu zadavatele.
Odůvodnění není provedeno v rozsahu, jaký požaduje prováděcí vyhláška č. 232/2012 Sb.
Odůvodnění je obecné a je v rozporu se zněním zadávací dokumentace. 
15 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Požadavky na kvalifikaci dodavatelů nezveřejněny nebo nezveřejněny v příslušné lhůtě na profilu zadavatele.
Požadavky na kvalifikaci dodavatelů nejsou specifikovány v rozsahu, jaký požaduje prováděcí vyhláška č. 232/2012 Sb.
Požadavky na kvalifikaci dodavatelů jsou obecné a jsou v rozporu se zněním zadávací dokumentace (část kvalifikace dodavatelů). 
15 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Nesprávně stanovené lhůty v rozporu s ustanoveními ZVZ § 39.
Riziko neprodloužení lhůty přiměřeně obsahu dodatečných informací zadavatele. 
10 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Rizika diskriminačního a netransparentního přístupu zadavatele k dodavatelům spočívající například v:
  • - umožnění prohlídky místa plnění odděleně jednotlivým uchazečům,
  • - poskytnutí preferovaných informací některému z uchazečů,
  • - nezveřejnění dotazů uchazečů k veřejné zakázce a odpovědí zadavatele na tyto dotazy.
 
20 Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Zadavatel nezajistí řádné převzetí nabídek.
Riziko otevření obálky s nabídkou před řádným termínem pro otevírání obálek. 
10 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Nesprávné určení termínu pro otevírání obálek (není dodržen požadavek na jejich otevření ihned po skončení lhůty pro podání nabídek) a jeho nesprávné oznámení potencionálním dodavatelům.
Nedostatečně připravená komise pro otevírání obálek.
Nezvládnuté organizační provedení průběhu otevírání obálek.
Znemožnění účasti a zúčastnit se procesu otevírání obálek.
Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
15 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem.
Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Nesprávné posouzení úplnosti nabídek a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele s některým z uchazečů. 15 Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Nezveřejněny údaje o nabídkách, jež jsou požadovány ZVZ v rozsahu § 71 odst. 10 ZVZ.
Neúplný a nesprávný protokol o otevírání obálek. 
Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Nesprávné posouzení kvalifikace dodavatelů a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele s některým z uchazečů.
Neúplný a nesprávný protokol o posouzení kvalifikace dodavatelů.
Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
20 Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Nesprávné posouzení nabídek dodavatelů a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele s některým z uchazečů.
Nesprávné nebo neúplné posouzení přijatelnosti nabídek.
Nesprávné postupy komise v případě neoprávněně nízké nabídkové ceny některého z uchazečů.
Neúplný a nesprávný protokol o posouzení nabídek.
Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
20 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem.
Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Nesprávné posouzení nabídek dodavatelů dle hodnotících kritérií a v důsledku toho diskriminační jednání zadavatele s některým z uchazečů.
Komise si upraví hodnotící kritéria, jejich váhu nebo způsob hodnocení.
Početní chyby při číselném vyjádření hodnocení nabídek.
Chyby při přepisu výsledků hodnocení do závěrečné tabulky a v důsledku toho změny v pořadí nabídek.
Neúplný a nesprávný protokol o hodnocení nabídek.
Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. 
20 Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ.
Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Provedení výběru v rozporu se závěry hodnotící komise o výběru nejvhodnější nabídky. 10 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Oznámení vykazuje vady oproti požadavkům ZVZ.
Nezasláno všem dotčeným uchazečům nebo jeho nezaslání ve lhůtách.
V oznámení chybí poučení pro uchazeče. 
Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Nedodržení lhůt.
Nesprávné vypořádání se s námitkami uchazeče v rozporu s ustanovením § 111 ZVZ
10 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Smlouva uzavřena v rozporu s návrhem smlouvy vítězného uchazeče.
Smlouva uzavřena v rozporu se lhůtami, které stanoví ZVZ.
Ve formě smluvních dodatků se mění základní podmínky plnění. 
20 Může dojít i ke spáchání správního deliktu zadavatelem. 
Porušení podmínek § 147a ZVZ a nezveřejnění příslušných dokumentů a zprávy zadavatele dle § 85 ve stanovených lhůtách. 15 Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Nezveřejnění oznámení o zadání zakázky ve lhůtách a způsobem, jaký stanoví ZVZ. 10 Může dojít k porušení zásad § 6 odst. 1 ZVZ
Nahrávám...
Nahrávám...