6.3 Průběh otevřeného řízení
Ing. Radek Havlan
Postup zadavatele při realizaci otevřeného řízení je popsán v následujícím textu včetně uvedení odkazů na jednotlivé paragrafy zákona o veřejných zakázkách, které upravují jednotlivé činnosti.
1. Zadavatel založí písemnou evidenci všech úkonů činěných v zadávacím řízení a vede ji v průběhu celého zadávacího řízení – § 148 odst. 3 ZVZ.
2. Na základě ustanovení § 86 zákona veřejný zadavatel povinně předběžně oznámí podlimitní i nadlimitní veřejné zakázky nejméně 1 měsíc před zahájením zadávacího řízení, resp. na základě § 87 ZVZ sektorový zadavatel předběžně oznámí zpravidla na počátku účetního období veřejné zakázky, které hodlá zadávat v následujících 12 měsících a které a splňují podmínky uvedené v tomto paragrafu zákon, u nichž hodlá sektorový zadavatel zkrátit lhůtu pro podání nabídek. Předběžné oznámení zadavatel realizuje na standardizovaném formuláři a je povinen zveřejnit toto oznámení prostřednictvím informačního systému ve Věstníku veřejných zakázek, v případě nadlimitních zakázek také v Úředním věstníku EU. Vzor formuláře je stanoven přímo použitelným předpisem Evropských společenství. Odesílání zadavatel provádí v listinné verzi, faxem nebo elektronickými prostředky. Detailní informace o vyplňování formuláře, včetně možnosti stažení tohoto formuláře v elektronické verzi, a dále přístup k dalším souvisejícím datovým zdrojům umožňuje informační systém. Zadavatel musí být schopen prokázat datum odeslání vyhlášení k uveřejnění ve Věstníku veřejných zakázek, popřípadě Úředním věstníku.
3. Zadavatel zahajuje proces zadání zakázky zveřejněním svého úmyslu zadat veřejnou zakázku oznámením otevřeného řízení, které je výzvou k podání nabídek neomezenému počtu dodavatelů a k prokázání splnění kvalifikace – § 27. Oznámení otevřeného řízení zadavatel realizuje dle § 146 a 147 na standardizovaném formuláři a je povinen zveřejnit toto oznámení prostřednictvím informačního systému ve Věstníku veřejných zakázek, v případě nadlimitních zakázek také v Úředním věstníku EU. Odesílání zadavatel provádí v listinné verzi, faxem nebo elektronickými prostředky. Detailní informace o vyplňování formuláře, včetně možnosti stažení tohoto formuláře v elektronické verzi, a dále přístup k dalším souvisejícím datovým zdrojům umožňuje informační systém.
Minimální lhůty pro podání nabídek jsou zákonem stanoveny u otevřeného řízení pro veřejného zadavatele u podlimitní zakázky – lhůta min. 22 dny, u nadlimitní zakázky – lhůta min. 52 dny; u sektorového zadavatele u nadlimitní zakázky – lhůta min. 52 dny, resp. v případě předběžně oznámených veřejných zakázek 36 dní. Lze tedy konstatovat, že na základě předběžného oznámení, provedeného za podmínek stanovených § 87 zákona, má sektorový zadavatel možnost při vlastní realizaci zadávacího řízení zkrátit lhůtu k podání nabídek dle § 42. Pokud veřejný zadavatel (§ 40 odst. 1) nebo sektorový zadavatel (§ 42 odst. 2) uveřejní na profilu zadavatele zadávací dokumentaci v plném rozsahu již ode dne uveřejnění oznámení otevřeného řízení, může zkrátit lhůtu pro podání nabídek o 5 dní. Lhůty významných veřejných zakázek se prodlužují alespoň o polovinu.
4. Zadavatel zveřejňuje a poskytuje dle ustanovení § 48 zadávací dokumentaci, dále mj. minimálně textovou část zadávací dokumentace uveřejní zadavatel na profilu zadavatele ode dne uveřejnění oznámení zadávacího řízení, a to alespoň do konce lhůty pro podání nabídek. Zadávací dokumentaci poskytuje zadavatel potenciálním zájemcům (s výjimkou částí zadávací dokumentace zveřejněných na profilu zadavatele) do 3 pracovních dní ode dne doručení písemné žádosti. Dle § 44 odst. 12 se k zadávacím podmínkám nadlimitní veřejné zakázky zadávané veřejným zadavatelem před zahájením zadávacího řízení vyjádří osoba se zvláštní způsobilostí a u nadlimitní veřejné zakázky na stavební práce zadávané veřejným zadavatelem se k zadávacím podmínkám vyjádří rovněž osoba s odbornou způsobilostí podle zvláštního právního předpisu (účinnost od 1. 1. 2014). Zadavatel může požadovat úhradu nákladů souvisejících s poskytnutím zadávací dokumentace.
Veřejný zadavatel u nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky uveřejní na profilu zadavatele odůvodnění veřejné zakázky dle § 156 do 3 pracovních dní od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
5. Zadavatel poskytuje na základě případné žádosti potenciálním dodavatelům dodatečné informace k zadávací dokumentaci – § 49. Žádost o poskytnutí dodatečných informací musí být písemná a musí být zadavateli doručena nejpozději ve lhůtách dle § 49 před uplynutím lhůty k podání nabídek. Na základě žádosti odešle zadavatel dodatečné informace k zadávací dokumentaci nejpozději ve lhůtách dle § 49 ode dne doručení žádosti dodavatele. Tyto dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, poskytuje zadavatel i všem ostatním potenciálním dodavatelům, kterým byla poskytnuta zadávací dokumentace. Zadavatel vždy uveřejní dodatečné informace včetně přesného znění žádosti stejným způsobem, jakým uveřejnil textovou část zadávací dokumentace nebo kvalifikační dokumentaci.
6. Je-li to pro plnění veřejné zakázky nebo zpracování nabídky nezbytné, zadavatel umožní všem potenciálním dodavatelům prohlídku místa plnění veřejné zakázky v době jím určené – § 49. Prohlídka se nesmí konat později než ve lhůtách stanovených dle § 49 odst. 5 před uplynutím lhůty k podání nabídek.
7. Pro otevírání obálek (§ 71) veřejný zadavatel ustanoví nejméně tříčlennou komisi, pokud otevíráním obálek s nabídkami nepověří hodnoticí komisi.
Sektorový zadavatel a ve stanovených případech i veřejný zadavatel (§ 71 odst. 1) není povinen komisi pro otevírání obálek ustanovit. V tomto případě zadavatel plní veškeré povinnosti komise pro otevírání obálek.
8. Pro hodnocení nabídek veřejný zadavatel jmenuje hodnoticí komisi (§ 74), nebo v daných případech ministr, resp. vláda. Zákonem je také v tomto paragrafu stanoven minimální počet členů komise a dále je zde stanoven požadavek na minimálně třetinovou účast členů s příslušnou odbornou způsobilostí, je-li to odůvodněno povahou veřejné zakázky. U hodnoticí komise jmenované ministerstvem nebo vládou je stanoven požadavek na minimálně dvoutřetinovou účast členů s příslušnou odbornou způsobilostí. Členem hodnoticí komise musí být vždy zástupce veřejného zadavatele. Při jmenování členů komise zadavatel jmenuje dále také náhradníky za členy komise s tím, že každý člen má svého konkrétního náhradníka. Dle § 74 odst. 5 musí být členem hodnoticí komise u nadlimitních veřejných zakázek osoba se zvláštní způsobilostí a u nadlimitních veřejných zakázek na stavební práce rovněž osoba s odbornou způsobilostí podle zvláštního právního předpisu (účinnost od 1. 1. 2014).
Sektorový zadavatel a ve stanovených případech i veřejný zadavatel (§ 74 odst. 9) není povinen ustanovit hodnoticí komisi. V tomto případě zadavatel plní veškeré povinnosti hodnoticí komise.
Při hodnocení nabídek postupuje zadavatel dle § 76.
9. Zadavatel nejméně v předstihu 5 pracovních dní svolává členy hodnoticí komise na její první jednání – § 75. V případě, že se některý člen hodnoticí komise nemůže jednání účastnit, oznámí tuto skutečnost neprodleně, aby bylo možné zajistit účast příslušného náhradníka.
10. Potenciální dodavatelé podávají v zadavatelem stanovené lhůtě nabídky – § 39 až 42. Nabídky se podávají písemně, a to v listinné podobě nebo v elektronické podobě prostřednictvím elektronického nástroje. Uchazeč podává nabídku ve lhůtě pro podání nabídek. Nabídka v listinné podobě musí být podána v řádně uzavřené obálce označené názvem veřejné zakázky, na které musí být uvedena adresa, na niž je možné zaslat oznámení podle § 71 odst. 6. Nabídka v elektronické podobě musí být podána v souladu s požadavky stanovenými v § 149.
Doručené nabídky zadavatel eviduje dle § 69 odst. 6 a přiděluje jim pořadová čísla včetně data a času jejich doručení. V případě podání nabídky elektronickými prostředky musejí být splněny požadavky § 149 zákona.
11. Komise pro otevírání obálek přejímá od…
