Průběh jednacího řízení s uveřejněním

21.4.2015, JUDr. Johan Justoň, Mgr. Ing. Michal Bureš, Zdroj: Verlag Dashöfer

8.3 Průběh jednacího řízení s uveřejněním

JUDr. Johan Justoň, Mgr. Ing. Michal Bureš

Průběh jednacího řízení s uveřejněním je zákonem o veřejných zakázkách (dále jen ZVZ) podrobně upraven. Základním rysem jednacího řízení s uveřejněním je skutečnost, že k jednání dochází zásadně až po podání nabídek – určitou výjimku z tohoto pravidla představují pouze sektoroví zadavatelé, u kterých ZVZ připouští v určitých případech možnost jednání ještě před podáním nabídek (viz § 33 odst. 1 ZVZ). Jinak je jednání před podáním nabídek specifikum soutěžního dialogu.

S ohledem na obecná i zvláštní ustanovení ZVZ lze průběh jednacího řízení s uveřejněním shrnout pro veřejné i sektorové zadavatele do následujících bodů:

Proces zadávání veřejné zakázky začíná v případě jednacího řízení s uveřejněním stejně jako u jiných druhů zadávacího řízení zpracováním detailní zadávací dokumentace, bez které nelze veřejnou zakázku zadat. Zadavatel musí mít jasnou představu, co má být předmětem veřejné zakázky, a tuto svou představu vtělí do podoby zadávací dokumentace tak, aby tato odpovídala jednak jeho představě, jednak požadavkům kladeným zákonem (§ 44 a násl. ZVZ). Zpracování zadávací dokumentace může provést sám zadavatel, může však tuto otázku svěřit třetí osobě. Je však nutné připomenout, že samotné zpracování zadávací dokumentace třetí osobou může být veřejnou zakázkou, především děje-li se tak za úplatu.

Bez ohledu na zvolený druh zadávacího řízení je každý zadavatel povinen vést od samotného počátku zadávacího řízení písemnou evidenci všech úkonů učiněných dodavatelem vůči zadavateli a zadavatelem vůči dodavatelům, Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže či Evropské komisi – viz § 148 odst. 3 ZVZ. Písemná evidence musí obsahovat:

1. pořadové číslo úkonu,
2. označení úkonu,
3. datum,
4. identifikační údaje dodavatele.

Zadavatel zahajuje zadávací řízení odesláním oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění. Oznámením o zahájení zadávacího řízení zadavatel oznamuje svůj úmysl zadat veřejnou zakázku předem neurčitým zájemcům, přičemž toto oznámení je výzvou k podání žádostí o účast a k prokázání kvalifikace (§ 26 odst. 1 až 2 ZVZ a § 29 ZVZ).

Kromě vlastních náležitostí musí oznámení jednacího řízení s uveřejněním obsahovat následující:

1. požadavky na kvalifikaci,
2. hodnotící kritéria (popř. dílčí hodnotící kritéria); údaje o hodnotících kritériích je možné uvést ve výzvě k podání nabídek nebo v zadávací dokumentaci, nicméně v oznámení jednacího řízení s uveřejněním musí být uvedeno zvolené základní hodnotící kritérium, tj. zda se jedná o ekonomickou výhodnost nabídky nebo o nejnižší nabídkovou cenu,
3. objektivní kritéria pro výběr uchazečů pro jednání v případě omezení počtu uchazečů, se kterými bude jednat (týká se pouze sektorového zadavatele a veřejného zadavatele v případě veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti, neboť v jiných případech není možné toto omezení provést),
4. informace, zda se jednání o nabídkách uskuteční v několika fázích za účelem postupného omezování počtu uchazečů, s nimiž bude o jejich nabídkách jednáno.

Oznámení jednacího řízení s uveřejněním se uveřejní:

1. ve Věstníku veřejných zakázek (Věstníkem veřejných zakázek se rozumí část Informačního systému o veřejných zakázkách, pro který ZVZ zavedl legislativní zkratku informační systém, která zabezpečuje uveřejňování informací o veřejných zakázkách), jde-li o podlimitní veřejnou zakázku,
2. ve Věstníku veřejných zakázek a v Úředním věstníku EU, jde-li o nadlimitní veřejnou zakázku.

Zveřejnění se děje prostřednictvím standardizovaných formulářů (formuláře Oznámení o zakázce; v případě sektorového zadavatele formuláře Oznámení o zakázce – veřejné služby), a to buď v listinné podobě, faxem, nebo prostřednictvím elektronických prostředků – viz http://www.isvz.cz. Za uveřejnění vyhlášení se považuje uveřejnění všech údajů z vyhlášení doručeného zadavatelem.

Zadavatel není povinen uveřejnit oznámení jednacího řízení v případě, kdy v předchozím zadávacím řízení (tj. v předchozím otevřeném řízení, užším řízení, zjednodušeném podlimitním řízení nebo soutěžním dialogu – viz § 22 odst. 1 ZVZ) byly ve lhůtě pro podání nabídek podány nabídky, které splnily požadavky podle § 69 odst. 5 ZVZ. Jedná se o nabídky podané ve lhůtě pro podání nabídek, u kterých byly současně splněny požadavky zadavatele na náležitosti obálky (pokud jde o nabídky podané v listinné formě), resp. u kterých byly splněny požadavky podle § 149 (pokud jde o nabídky elektronické). V takovém případě (za daných podmínek) postupuje zadavatel podle § 34 odst. 1 až 3 ZVZ, což je právní úprava jednacího řízení bez uveřejnění. Zadavatel je povinen zaslat výzvu k jednání všem uchazečům, kteří v předchozím řízení podali nabídky, které splnily požadavky podle § 69 odst. 5 ZVZ. Ve výzvě k jednání stanoví zadavatel rovněž přiměřenou lhůtu k úpravě či doplnění nabídek nebo kvalifikace v potřebném rozsahu; uchazeči podávají upravené či doplněné nabídky nebo kvalifikaci v této lhůtě, která je současně lhůtou pro podání nabídek. Zákon pro tyto případy stanoví rovněž výjimku z postupu podle § 29 až 32, které se v daném případě na další postup v zadávacím řízení nepoužijí. Důvodem je skutečnost, že se v daném případě postupuje podle ustanovení o jednacím řízení bez uveřejnění (§ 34 odst. 1 až 3 ZVZ), byť se jedná o nové a zcela samostatné jednací řízení s uveřejněním.

Dodavatel, který se na základě oznámení jednacího řízení s uveřejněním hodlá zúčastnit zadávacího řízení, musí ve stanovené lhůtě podat žádost o účast, jejímž prostřednictvím vyjadřuje svůj záměr zúčastnit se jednacího řízení s uveřejněním (a zároveň svůj předběžný zájem na zadání veřejné zakázky). Podání žádosti o účast je podmínkou pro podání nabídky, bez které mu nemůže být veřejná zakázka zadána. Zákon nestanoví formální požadavky na obsah žádosti o účast v jednacím řízení s uveřejněním; lze však konstatovat, že z žádosti musí být patrné, kdo ji činí a které veřejné zakázky se týká. Žádost o účast v jednacím řízení s uveřejněním je možné učinit buď písemnou formou, nebo telefonicky (viz § 148 odst. 4 ZVZ); v takovém případě je dodavatel povinen potvrdit žádost o účast písemnou formou, přičemž písemnou formu žádosti o účast musí odeslat zadavateli nejpozději v den uplynutí lhůty pro podání žádostí o účast.

V téže lhůtě je dodavatel povinen prokázat splnění své kvalifikace, a to v rozsahu požadovaném jak zákonem, tak zadavatelem. Z hlediska zadávacího řízení však není nutné, aby žádost o účast v jednacím řízení s uveřejněním a doklady prokazující splnění kvalifikace byly zadavateli doručeny současně.

Lhůta pro doručení žádostí o účast v jednacím řízení (a pro doručení požadovaných dokladů prokazujících splnění kvalifikace) musí být stanovena s ohledem na předmět veřejné zakázky, tj. čím složitější předmět veřejné zakázky, tím musí být lhůta delší (přiměřenější). V žádném případě však nesmí být lhůta kratší než:

1. 37 dní, jde-li o nadlimitní veřejnou zakázku,
2. 15 dní, jde-li o podlimitní veřejnou zakázku (tato lhůta v podstatě neplatí pro sektorového zadavatele, který postupuje podle ZVZ pouze v případě nadlimitních veřejných zakázek zadávaných v souvislosti s výkonem relevantní činnosti).

Tyto lhůty se v případě významných veřejných zakázek prodlužují alespoň o polovinu, tj. minimálně na 56 dní v případě nadlimitní veřejné zakázky a 24 dny v případě podlimitní veřejné zakázky.

Po uplynutí lhůty pro podání žádosti o účast v jednacím řízení s uveřejněním provede zadavatel posouzení kvalifikace – pochopitelně za předpokladu, pokud byly ve stanovené lhůtě podány žádosti o účast a zadavatel obdržel doklady prokazující splnění kvalifikace. Zadavatel může posouzení kvalifikace provést sám (tj. prostřednictvím svých zaměstnanců nebo jiných pracovníků), nebo může za tímto účelem zřídit komisi. Požadavky na kvalifikaci byly zveřejněny v oznámení jednacího řízení s uveřejněním. V případě, že zadavatel (nebo komise) při posuzování kvalifikace zjistí, že zájemcem nebyla prokázána kvalifikace v souladu s požadavky zákona a zadavatele, musí tohoto zájemce vyloučit z účasti v zadávacím řízení podle § 60 ZVZ.

Zájemce, který nesplnil kvalifikaci v požadovaném rozsahu, zadavatel vyloučí z účasti v zadávacím řízení; tuto skutečnost je mu povinen bezodkladně písemně oznámit společně s uvedením důvodu.

Sektorový zadavatel nebo veřejný zadavatel zadávající veřejnou zakázku v oblasti obrany nebo bezpečnosti se mohou rozhodnout omezit počet zájemců pro účast v jednacím řízení s uveřejněním a stanovit maximální počet zájemců, jež vyzve k podání nabídky. Výběr provádí zadavatel jen z okruhu zájemců, kteří řádně prokázali splnění požadované kvalifikace, a to podle objektivních kritérií, která musejí naplnit tří podmínky uvedené v § 61 odst. 2 ZVZ, jde-li o veřejnou zakázku v oblasti obrany nebo bezpečnosti, nebo § 66 ZVZ, jde-li o sektorového zadavatele:

1. musí vycházet z předmětu plnění veřejné zakázky,
2. musí být v souladu s obecnými zásadami uvedenými v § 6 odst. 1 ZVZ, tedy musí být stanovena transparentně, nediskriminačně a podle zásady rovného zacházení se všemi zájemci,
3. musí odpovídat některému z technických kvalifikačních předpokladů, jejichž prokázání zadavatel požadoval (u sektorového zadavatele je toto rozšířeno o požadavky na kvalifikaci týkající se ekonomické nebo finanční způsobilosti).

Objektivní kritéria pro výběr musejí být obsažena v oznámení o zahájení zadávacího řízení s tím, že přesnější specifikace může být uvedena v kvalifikační dokumentaci. Ovšem podle § 50 odst. 2 ZVZ může být podrobná specifikace požadavků na prokázání splnění kvalifikace uvedena rovněž v zadávací dokumentaci. Tedy přes výslovné ustanovení § 61 odst. 1 ZVZ může v případě, kdy zadavatel stanoví požadavky na prokázání kvalifikace v zadávací dokumentaci (a nikoliv ve zvláštní kvalifikační dokumentaci), tato obsahovat rovněž objektivní kritéria pro výběr.

Veřejný zadavatel v případě veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti je povinen vyzvat k podání nabídky nejméně 5 zájemců. Sektorový zadavatel je povinen vyzvat k podání nabídky nejméně 3 zájemce. Pro případ, že by bylo podáno méně žádostí o účast, než kolik zadavatel stanovil v oznámení jednacího řízení s uveřejněním (nebo méně než výše uvedené minimální počty), může zadavatel vyzvat k podání nabídky všechny zájemce, kteří podali žádost o účast a prokázali splnění kvalifikace v požadovaném rozsahu; to platí i v případě, pokud splnění kvalifikace prokázalo méně než 5 zájemců (resp. 3, jde-li o sektorového zadavatele).

Výběr provede zadavatel tak, že v souladu s objektivními kritérii stanoví pořadí zájemců podle míry naplnění úrovně příslušného kritéria.

Zájemcům, kteří byli vyloučeni z účasti v zadávacím řízení z důvodů omezení jejich počtu, zadavatel tuto skutečnost oznámí písemnou formou s uvedením důvodů vyloučení.

O postupu při omezení počtu zájemců je zadavatel povinen pořídit protokol.

Všem zájemcům, kteří nebyli ze zadávacího řízení vyloučeni, zadavatel zašle výzvu k podání nabídek; zákon však stanoví, že sektorový zadavatel je povinen vyzvat k podání nabídky nejméně 3 zájemce a veřejný zadavatel v případě veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti je povinen vyzvat k podání nabídky nejméně 5 zájemců. To neplatí jedině za podmínky, že počet zájemců, kteří podali žádost o účast v jednacím řízení a nebyli ze zadávacího řízení vyloučeni, byl nižší než minimální počet zájemců stanovený zákonem – v takovém případě je zadavatel oprávněn pokračovat v jednacím řízení a vyzvat k podání nabídky všechny zájemce, kteří podali žádost o účast v jednacím řízení a nebyli ze zadávacího řízení vyloučeni.

Minimální náležitosti písemné výzvy k podávání nabídek jsou upraveny v § 29 odst. 4 ZVZ.

Nabídky se podávají ve lhůtě, která musí být stanovena s ohledem na předmět veřejné zakázky – opět platí, že čím složitější předmět veřejné zakázky, tím delší musí být lhůta pro podání nabídky. Lhůtu stanoví zadavatel ve výzvě k podání nabídek. V případě veřejného zadavatele zákon nestanoví minimální délku lhůty pro podávání nabídek; zadavatel je však povinen při stanovení délky lhůty přihlédnout k předmětu veřejné zakázky.

Nabídky se podávají písemně, a to v listinné podobě nebo v elektronické podobě prostřednictvím elektronického nástroje. Součástí nabídky musí být rovněž:

1. seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteří v posledních třech letech od konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele,
2. seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek (má-li dodavatel formu akciové společnosti),
3. prohlášení uchazeče o tom, že neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu podle zvláštního právního předpisu v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou.

Zadávací dokumentaci poskytne zadavatel zájemcům uveřejněním minimálně textové části zadávací dokumentace na profilu zadavatele, a to alespoň ode dne odeslání výzvy k podání nabídek a nejméně do konce lhůty pro podání nabídek; to neplatí, pokud by uveřejněním došlo k vyzrazení nebo ohrožení utajovaných informací. Pokud zadavatel uveřejnil na svém profilu veškerou dokumentaci, uvede tuto skutečnost ve výzvě k podání nabídek. V případě, že na svém profilu neuveřejnil zadávací dokumentaci v plném rozsahu, postupuje některým z následujících způsobů:

1. poskytne zadávací dokumentaci v podobě přílohy výzvy k podání nabídek,
2. předá či zašle zadávací dokumentaci v listinné či elektronické podobě zájemci do tří dnů ode dne doručení písemné žádosti o její poskytnutí,
3. uvede adresu, kde je možno požádat o poskytnutí zadávací dokumentace, pokud je k dispozici u jiné osoby než zadavatele; v takovém případě předá či zašle zadávací dokumentaci v listinné či elektronické podobě dodavateli tato jiná osoba do tří pracovních dnů ode dne doručení žádosti o její poskytnutí.

Podle § 49 ZVZ je zájemce oprávněn písemně požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávacím podmínkám, které mohou být důležité z hlediska zpracování nabídky. Požadavek na poskytnutí dodatečných informací je zájemce povinen uplatnit písemně, a to tak, aby žádost byla zadavateli doručena nejpozději šest pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek (jde-li o nadlimitní veřejnou zakázku), popř. pěti pracovních dnů, jde-li o podlimitní veřejnou zakázku. Zadavatel odešle dodatečné informace k zadávacím podmínkám, případně související dokumenty, nejpozději do čtyř pracovních dnů po doručení žádosti (resp. do tří pracovních dnů, jde-li o podlimitní veřejnou zakázku).

Dodatečné informace k zadávacím podmínkám, včetně přesného znění požadavku, odešle zadavatel současně všem zájemcům. Zároveň s tím zadavatel uveřejní dodatečné informace (včetně přesného znění žádosti) způsobem, jakým uveřejnil textovou část zadávací dokumentace.

Ve lhůtě pro podávání nabídek se může uskutečnit rovněž prohlídka místa plnění, pokud s ohledem na předmět veřejné zakázky přichází tato možnost v úvahu a je-li to nezbytné pro plnění veřejné zakázky či zpracování nabídky. Dobu prohlídky určuje zadavatel v zadávacích podmínkách, musí však respektovat minimální lhůtu dvanácti dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek (u sektorového zadavatele činí tato lhůta 7 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek, ledaže se jedná o případ, ve kterém se sektorový zadavatel dohodl se zájemci na lhůtě pro podání nabídek). Právo zúčastnit se prohlídky mají všichni zájemci, kteří byli vyzváni k podání nabídky.

Zájemci, kteří hodlají podat nabídku, tak musejí učinit ve lhůtě stanovené zadavatelem. Pokud je nabídka doručena po lhůtě pro podání nabídek, je dodavatel vyrozuměn o tom, že jeho nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek a na nabídku se pohlíží, jako by nebyla podána. Platí, že zájemce může podat pouze jednu nabídku; varianty nabídky jsou přípustné, je-li veřejná zakázka zadávána na základě základního hodnotícího kritéria ekonomické výhodnosti nabídky, a pokud zadavatel varianty předem připustil v zadávacích podmínkách. Nabídky se podávají písemně, a to buď v listinné podobě, nebo elektronicky za podmínek § 149 ZVZ. Zadavatel eviduje podané nabídky s uvedením pořadového čísla, data a času jejich doručení.

Pro otevírání obálek s nabídkami ustanoví veřejný zadavatel nejméně tříčlennou komisi; může však otevíráním obálek pověřit ustanovenou hodnotící komisi (viz níže). Sektorový zadavatel a veřejný zadavatel, který zadává veřejnou zakázku v jednacím řízení bez uveřejnění nebo na základě rámcové smlouvy, nejsou povinni ustanovit komisi pro otevírání obálek a veškerá práva a povinnosti související s otevíráním obálek plní zadavatel.

Po uplynutí lhůty pro podání nabídek předá zadavatel doručené nabídky v listinné i elektronické podobě komisi. Nabídky podané po uplynutí lhůty pro podání nabídek komise neotevírá. Zadavatel bezodkladně vyrozumí uchazeče o tom, že jeho nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek.

Otevírání obálek musí být zahájeno ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek.

Komise (za případné účasti uchazečů) ve stanoveném termínu otevírá obálky s nabídkami, a to postupně podle jejich pořadového čísla doručení. Nabídky jsou zkontrolovány s ohledem na splnění zákonem stanovených požadavků (§ 71 ZVZ):

1. zpracování v požadovaném jazyce,
2. podepsání návrhu smlouvy oprávněnou osobou.

Po provedení kontroly úplnosti každé nabídky je komise povinna sdělit přítomným uchazečům následující údaje o jednotlivých nabídkách:

1. identifikační údaje uchazeče,
2. zda nabídky splnily všechny náležitosti (viz výše),
3. informace o nabídkové ceně,
4. informace o údajích z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným dílčím hodnotícím kritériím.

Elektronicky podané nabídky se otevírají v době od uplynutí lhůty pro podání nabídek do okamžiku otevírání obálek. Pokud byly podány pouze elektronické nabídky, nemusí se otevírání obálek konat vůbec – zadavatel tuto skutečnost oznámí uchazečům a po otevření všech elektronicky podaných nabídek zpřístupní uchazečům…