dnes je 16.8.2022

Input:

Spisový a skartační řád

15.9.2011, Zdroj: Verlag Dashöfer

2.1.7
Spisový a skartační řád

 

Spisový a skartační řád Název školy dle zřizovací listiny (dále jen „škola")

 

Čl. 1

Úvodní ustanovení

 

1. Spisový a skartační řád je souhrn předpisů, který upravuje vedení spisové služby.

2. Účelem spisového a skartačního řádu je zabezpečit odbornou správu dokumentů, tj. sjednotit manipulaci s dokumenty a zajistit jejich jednotnou evidenci tak, aby podávala přesný a ucelený přehled o všech dokumentech úřední povahy vzešlých z činnosti školy nebo školou přijatých.

3. Nedílnou součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů rozdělených do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

4. Tento spisový a skartační řád je závazný pro všechny zaměstnance školy.

 

Čl. 2

Všeobecná ustanovení

 

1. Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí, rozdělováním, oběhem, vyhotovováním, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů ve skartačním řízení.

2. Spisová služba se řídí:

- zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění;

- vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby;

- zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění;

- zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění;

- vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách;

- seznamem povinné dokumentace škol a školských zařízení.

 

Čl. 3

Základní pojmy

 

1. Dokumentem se pro účely tohoto řádu rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam vzniklý z činnosti školy bez ohledu na způsob jeho vyhotovení v podobě analogové či digitální (papírový dokument, foto, mikrofilm, mapa, plán, zvukové a obrazové záznamy, technická a stavební dokumentace apod.). Za dokument vzniklý z činnosti školy se považuje rovněž dokument, který byl škole doručen nebo jinak předán.

2. Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému chování a byl vzat do evidence archiválií.

3. Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

4. Spis tvoří veškeré dokumenty vniklé při úředním jednání k jedné věci.

5. Spisové znaky jsou označení, která zařazují dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.

6. Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež budou nadále nepotřebné pro činnost školy, a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Po dohodě s příslušným archivem může být provedeno i později, pokud škola dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.

7. Skartační lhůta je doba, po kterou dokument zůstává uložen ve škole. Je určena číslicí za skartačním znakem a počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Tato lhůta nesmí být zkracována. Po dohodě s příslušným archivem může být výjimečně prodloužena.

8. Skartační znaky (A, S, V) určují, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty naloženo:

- A - označuje dokumenty trvalé hodnoty, navržené k uložení do archivu;

- S - označuje dokumenty, které mohou být po uplynutí skartační lhůty a po vydání skartačního povolení příslušným archivem zničeny;

- V - označuje dokumenty, které budou ve skartačním řízení posouzeny a rozděleny mezi dokumenty se skartačním znakem „A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S".

9. Příruční registratura slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost původců. Dokumenty jsou zde uloženy po dobu 1 až 2 let od jejich vzniku.

10. Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Dokumenty zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení.

11. Spisový řád je vnitřní předpis, který stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení.

12. Ukládacím archivem, do kterého jsou ukládány archiválie školy, je Název příslušného archívu se sídlem...

 

Čl. 4

Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě

 

1. Není-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce jej opatří kvalifikovaným časovým razítkem.

2. Je-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce

a) ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,

b) zaznamená údaje o výsledku ověření podle písmena a) a uchová je spolu s doručeným dokumentem v digitální podobě.

3. V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.

4. Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu.

5. Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle odstavce 3 nebo při převedení či změně formátu dokumentu podle odstavce 4 a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení či změnu formátu dokumentu nezbytné, se nepovažuje za porušení obsahu dokumentu.

6. Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu.

7. Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří určený původce uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem.

8. Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.

 

Čl. 5

Spisový řád

 

Příjem dokumentů

 

1. Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném - v sekretariátu školy. V případě dokumentu předaného škole mimo podatelnu a dokumentu vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně, který se považuje za dokument doručený, zajistí škola jeho bezodkladné předání podatelně nebo jeho bezodkladné zaevidování.

2. Podatelna je vybavena zařízením umožňujícím příjem datových zpráv doručovaných na elektronické adresy podatelny na přenosných nosičích dat nebo prostřednictvím datové schránky.

3. Adresa pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně adresou pro doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat je:

a) Adresa podatelny (Ulice, Číslo, PSČ Město)

b) Úřední hodiny podatelny:

Pondělí

Úterý

Středa

Čtvrtek

Pátek

od - do

od - do

od - do

od - do

od - do

c) Elektronická adresa podatelny, která je adresou elektronické pošty: e-mail

d) Identifikátor datové schránky: identifikátor

e) Přehled dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých škola přijímá dokumenty v digitální podobě: přehled

f) Přehled technických nosičů dat, na kterých škola přijímá dokumenty v digitální podobě: přehled

g) Způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu:

Např.: Bude osloven původce dokumentu a požádán o dodání správných podkladů apod.

h) Pokud byl u dokumentu nebo počítačového programu zjištěn antivirovým programem kód, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných školou (dále „škodlivý kód"), bude tento soubor nebo program izolován a neprodleně předán specialistovi v oblasti IT k řešení.

i) Pokud bude škole doručen neúplný nebo poškozený dokument, bude jeho původce neprodleně vyzván k jeho doplnění.

4. Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný škole, je-li dostupný podatelně. Dokument v digitální podobě je dostupný podatelně, pokud je ve formátu, ve kterém škola přijímá dokumenty v digitální podobě, lze-li jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje-li škodlivý kód a v případě, že je k dodání užito přenosného technického nosiče dat, na kterém škola přijímá dokumenty v digitální podobě.

5. Pokud je škole dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo dokument v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze-li z nich určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí škola odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, škola dokument nezpracovává.

6. Dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal, škola nezpracovává.

7. Škola zaznamená datum doručení dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě škola zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy; v případě dokumentu v analogové podobě škola zaznamená čas doručení dokumentu, stanoví-li tak jiný právní předpis.

8. Pokud škola vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, ukládá doručenou datovou zprávu v elektronickém systému spisové služby ve tvaru, ve kterém mu byla doručena.

9. Pokud škola vykonává spisovou službu v listinné podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení do dokumentu v analogové podobě. Škola uloží doručenou datovou zprávu ve tvaru, ve kterém mu byla doručena, a uchová ji po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu v ní obsaženého není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě původce uchová datovou zprávu po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.

10. Pokud škola vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení do dokumentu v digitální podobě. Škola uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě jiným způsobem převedení; pokud je převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, původce uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu nejméně tří let, s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.

11. Pokud je v adrese na obálce doručené škole uvedeno nad názvem školy jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá škola obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování. Pokud je v adrese na obálce doručené škole uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem školy nebo vedle něj, škola postupuje obvyklým postupem.

12. Škola ponechá obálku dokumentu v analogové podobě u dokumentu, pokud

a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem doručován původci do vlastních rukou,

b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl škole doručen jiným způsobem,

c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele,

d) je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního původce.

13. U doručené datové zprávy podatelna zjišťuje, zda

a) datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají požadavkům na doručení dokumentů zveřejněným veřejnoprávním původcem,

b) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.

14. Škola ověří platnost uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a platnost kvalifikovaného časového razítka.

Pokud škola využívá pro své potřeby elektronický podpis, elektronickou značku a kvalifikované časové razítko, které nebyly založeny na kvalifikovaných certifikátech, popřípadě kvalifikovaných systémových certifikátech vydávaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, stanoví postup ověřování jejich platnosti ve spisovém řádu.

15. Pokud je škola schopna z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele, podatelna na základě výsledků zjištění odesílateli potvrdí doručení datové zprávy škole. Součástí zprávy o potvrzení doručení je

a) datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy,

b) charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci,

Případné další náležitosti, které škola stanoví ve spisovém řádu.

16. Škola uloží údaje o výsledcích zjištění v elektronickém systému spisové služby. Pokud škola vykonává spisovou službu v listinné podobě, opatří těmito údaji způsobem stanoveným ve spisovém řádu dokument v analogové podobě, který vznikl převedením doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají.

17. Záznam o výsledku ověření obsahuje alespoň

a) název nebo obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,

b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění,

c) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firmu držitele certifikátu,

d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována.

 

Označování dokumentů

 

1. Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení školy, popřípadě zkratku označení školy, a alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.

2. Škola opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený školou jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby.

3. Škola opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, nebo dokument, který vznikl převedením bezodkladně po doručení nebo převedení otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko. Pokud je škole předán dokument v analogové podobě mimo podatelnu nebo pokud je dokument vytvořen z podání nebo podnětu učiněného ústně, opatří ho škola zpravidla v den doručení nebo vytvoření otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko.

4. Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko obsahuje

a) název školy,

b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení,

c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,

d) počet listů dokumentu,

e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,

f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.

5. Škola zachová při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě při změně datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě označení převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý převedením.

6. Pokud škola vykonává spisovou službu v listinné podobě, označování a evidence dokumentů se provádí současně.

Evidence dokumentů

 

1. Pokud doručené dokumenty, které byly označeny jednoznačným identifikátorem, a dokumenty, které byly vytvořeny školou, podléhají evidenci, evidují se v evidencích dokumentů.

2. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem. Škola uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy na evidence dokumentů v listinné podobě a evidence dokumentů v elektronické podobě.

3. Zvláštní evidence je vedena pro následující dokumenty:

- třídní výkazy a katalogové listy;

- třídní knihy;

- přehled výchovně vzdělávací práce;

- rozvrhy hodin;

- knihy zápisů pedagogických porad;

- vysvědčení;

- knihy úrazů;

- knihy stížností;

- účetní knihy (např. knihy faktur, pokladní knihy);

- účetní agenda (např. účetní a pokladní doklady, podklady pro mzdy, mzdové sestavy, mzdové listy apod.);

- daňová a pojistná agenda (např. DPH, silniční daň, soc. a zdrav. pojištění, roční zúčtování daně);

4. Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, škola v evidenci dokumentů uvede jejich seznam s vysvětlivkami.

5. Podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů; škola ho zabezpečí proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Škola provádí zápisy v podacím deníku srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost; chybný zápis škola škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby škola doplní chybný zápis správným zápisem. U provedené opravy škola zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.

6. Škola vede o dokumentu v podacím deníku tyto údaje

a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen „pořadové číslo"),

b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení nebo datum vytvoření dokumentu školou; datem vytvoření dokumentu školou se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů,

c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený školou, uvede se slovo „Vlastní",

d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen,

e) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě, s výjimkou příloh v digitální podobě, jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,

f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc),

g) označení organizační součásti školy, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je školou určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede škola současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení,

h) způsob vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě s výjimkou příloh v digitální podobě jejich počet a druh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh,

i) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou škola stanoví jako spouštěcí událost.

7. Škola vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby údaje stanovené v bodě 6. dále

a) jednoznačný identifikátor dokumentu,

b) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,

c) záznam o provedení výběru archiválií,

d) identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu.

8. Pořadová čísla tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které škola stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen „určené časové období"), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. V podacím deníku škola prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se uvede ve tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....". Škola dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením evidence dokumentů v listinné podobě k záznamu.

8. Pokud je dokument zaevidován školou v jedné evidenci dokumentů a poté evidenčně převeden do jiné evidence, škola původní evidenční záznam ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu včetně uvedené nového evidenčního čísla dokumentu.

9. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená škola tuto skutečnost do evidence dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena.

10. Dokumenty, které nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci dokumentů.

 

Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů

 

1. Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebo v podacím deníku označuje škola číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení školy, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení organizační součásti školy nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li škola dokument ve sběrném archu, obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu.

2. Škola přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů; strukturu evidenčního čísla stanoví škola ve spisovém řádu. Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat minimálně podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor.

3. Pokud škola k jednomu doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, může ho připojit k doručenému dokumentu a označit ho stejným číslem jednacím nebo stejným evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů jako doručený dokument.

 

Tvorba spisu

 

1. Škola vytváří spis spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.

2. Pokud škola vytváří spis spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Škola poznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů u předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů.

3. Pokud škola vytváří spis pomocí sběrného archu, zaznamená v evidenci dokumentů nebo samostatné evidenci dokumentů evidenční údaje o spisu a iniciační dokument zaeviduje ve sběrném archu. Škola doplní v iniciačním dokumentu za číslo jednací pomlčku nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu za původní číslo jednací doplní pomlčku nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí zápisu dokumentu ve sběrném archu, ve kterém je dokument zaevidován. Škola vede ve sběrném archu údaje podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, a další údaje, které jsou vyplněné v podacím razítku, popřípadě v technologickém prostředku obdobného určení jako podací razítko.

4. Vyžaduje-li to jiný právní předpis nebo to z jiných důvodů považuje škola za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je

a) číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, veřejnoprávním původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo

b) jiné označení.

5. Součástí vyřízeného spisu je dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho vyřízení.

6. Škola uspořádá dokumenty v analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně. V odůvodněných případech může škola dokumenty uspořádat jiným způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví škola ve spisovém řádu.

Škola uvede způsob tvorby spisu ve spisovém řádu.

 

Rozdělování a oběh dokumentů

 

1. Podatelna provede rozdělení dokumentů mezi organizační součásti školy, popřípadě fyzické osoby určené k jejich vyřízení bezodkladně po jejich zaevidování. Škola stanoví způsob rozdělování doručených dokumentů ve spisovém řádu.

Pověřená osoba - sekretářka, zástupce ředitele školy ...

2. Škola zajistí oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.

Vyřizování dokumentů

 

1. Dokument, popřípadě spis vyřizuje fyzická osoba pověřená školou podle pokynů ředitele školy. V případě Název školy dle zřizovací listiny je to XXXX.

2. Škola vyřídí dokument, popřípadě spis

a) dokumentem,

b) postoupením,

c) vzetím na vědomí,

d) záznamem na dokumentu,

e) dalšími způsoby, které stanoví škola ve spisovém řádu.

4. Škola zaznamená v příslušné evidenci dokumentů způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu a údaje identifikující adresáta vyřízení dokumentu, popřípadě spisu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, škola uvede tuto skutečnost v evidenci dokumentů.

5. Škola přidělí dokumentu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení dokumentu. U dokumentů stejného druhu zařazených ve spisu může škola převzít spisový znak a skartační režim ze spisu. Škola přidělí spisu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení

 

Vyhotovování dokumentů

 

1. Dokument vyhotovený školou a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název, adresa sídla nebo jiná adresa školy a číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument škola uvede také číslo jednací odesílatele dokumentu, který byl škole doručen k vyřízení, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je obsahuje.

2. Škola na jí vyhotoveném dokumentu určeném k odeslání dále vyznačí:

a) datum podpisu dokumentu,

b) počet listů, jde-li o dokument v analogové podobě,

c) počet

Nahrávám...
Nahrávám...