10.1.3
Průběh projektu v cyklu projektového plánování
Bc.Lenka Polášková
Schválení grantu či dotačního programu, tedy rozhodnutí o poskytnutí grantu či dotace, znamená pro realizační tým první krok ke skutečné realizaci definovaných záměrů v praxi organizace. Je nutno dodržet všechny oblasti, zmíněné v dokumentaci, která byla ke schválení projektového záměru poskytovateli dotace či grantu předložena. Změna či "odklon" v přímé realizaci projektu může vést až k požadavku o vrácení dotační/grantové podpory zpět jeho poskytovateli.
Vliv na realizaci, průběh a splnění cílů projektu má také jeho časová osa. Tedy skutečnost, zda se jedná o projekt krátkodobý, střednědobý či dlouhodobý.
V praxi se setkáváme se skutečností, že mateřské školy věnují velkou pozornost přípravě projektů v oblasti metodické a procesní. Z hlediska průběhu projektu se však často realizační týmy dopouštějí časté chyby. Opomíjejí nastavení vlastní, vnitřní, prokazatelné komunikace. Častým nedostatkem je také deficit správy dokumentace projektu. Průběh projektu je závislý na nastavení a funkci vnitřních procesů realizačního týmu a jeho vedení. Vliv na realizaci a průběh projektu mají také osoby, které nejsou přímo členy realizačního týmu, ale svou činností se na realizaci přímo podílejí (zaměstnanci školy -> pedagogové, provozní zaměstnanci;).
Odpovědnost za průběh a realizaci projektu:
Komentář: Odpovědnost za průběh a realizaci projektu je v organizaci komplexní – společná.
Mezi klíčové cíle každého projektu patří primárně naplnění definovaných cílů ve stanoveném období. Je vždy nutné v rámci průběhu zajišťovat jeho kvalitu, splňovat rozpočet a dodržet časový rozvrh či plán.
Realizační tým by svou aktivitou v průběhu projektu měl nejen předvídat rizikové faktory, ale také jim předcházet. Přistupovat k náplni projektu po celou dobu zodpovědně a aktivně.
Komentář: Odpovědnost vedoucího realizačního týmu projektu.
Komentář: Odpovědnost člena realizačního týmu – projektového manažera.
Komentář: Odpovědnost členů pedagogického týmu školy.
Rizika realizace a průběhu projektu:
Zejména dlouhodobé typy projektů mohou znamenat zvýšené riziko pro realizační týmy v oblastech:
Řízení aktivit projektu ⇨
Dlouhodobé projekty mohou znamenat zvýšené riziko pro realizační tým v oblastech zajištění kvality aktivit projektu a přímého dohledu při jejich realizaci.
Poskytování zpětné vazby ⇨
Průběžná zpětná vazba je nezbytnou součástí každého projektu. Realizační tým by se neměl spoléhat na jednostranné hodnocení.
Změna ve složení realizačního týmu ⇨
Změna ve složení realizačního týmu patří mezi největší rizika v rámci jeho průběhu.
Průběžná zpráva o realizaci projektu:
Průběžná zpráva je nezbytnou součástí zejména v oblasti dlouhodobých projektů. Její vypracování a obsah bývají buď stanoveny přímo v rámci smlouvy o poskytnutí dotace/grantu, případně si poskytovatel dotace/grantu může ve smlouvě zajistit nárok na předložení této zprávy kdykoli v průběhu projektu.
Hlavním účelem průběžné zprávy je monitoring průběhu projektu, čerpání finančních prostředků a jejich využití dle příslušné dokumentace.
Ukázka průběžné zprávy o realizaci projektu "Zelená učebna Mš Chodovická", Mateřské školy, Praha 9 – Horní Počernice, Chodovická 1900, příspěvková organizace
Záznam o proběhlých aktivitách realizovaných v rámci projektu (zdroj: stavební deník):
Stav rozpracovanosti k 31.12.2014:
-
vyhloubena vana 6 m x 6 m do hl.25 cm, vyplněna kačírkem (podklad pro budoucí terasovou podlahu); dokončena trámová konstrukce, vč. krovu, střecha podbita OSB deskami a pokryta asfaltovým šindelem; ze západní strany k učebně přiléhá ručně vytvarovaný zemní val o max. výšce 60 cm nad terénem, ze severní a východní strany ohraničený palisádou ze silné akátové kulatiny
-
v období 09-11/2014 bylo na projektu rodiči a zaměstnanci MŠ dobrovolnicky odpracováno celkem 281 hodin
Harmonogram připravovaných aktivit:
