dnes je 3.7.2022

Input:

Povinnosti příjemce dotace v realizační fázi projektu (02/10/2012)

2.10.2012, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Povinnosti příjemce dotace v realizační fázi projektu

1. Principy realizace projektu financovaného z regionálních operačních programů

Realizační fáze projektu začíná uzavřením Smlouvy o dotaci mezi Řídícím orgánem a příjemcem podpory. Jedinou výjimkou, kdy můžete začít projekt realizovat dříve, jsou výběrová řízení (např. na dodavatele stavby, či služeb), ale o tom později. Jestliže jste tedy překonali další krok v dotačním cyklu a můžete začít realizovat projekt, měli byste znát všechna důležitá pravidla, kterými se musíte řídit. K tomuto účelu vydává Řídící orgán za pomocí Zprostředkujícího subjektu tzv. Příručku pro příjemce.

Příručka pro příjemce je vždy určena pro konkrétní region soudržnosti (NUTS 2) a její platnost a různé aktualizace si řídí samostatně Řídící orgány jednotlivých regionů. Jenom pozor na to, že v některých operačních programech je příručka pro příjemce spojena s příručkou pro žadatele a může tedy nést odlišný název (např. Příručka pro žadatele a příjemce – ROP Severovýchod, ROP Jihovýchod).

Upozorňujeme, že příručka musí být platná pro dané kolo výzvy, ve které jste předkládali Váš projekt! Vždy na příručce je uvedeno datum platnosti a číslo výzvy, pro kterou je příručka platná.

Může se stát, že i při realizaci projektu dojde ke změně některých pasáží příručky (např. změnou legislativy ČR), proto je nutné sledovat průběžné změny příručky i během realizace Vašeho projektu. Praxe hovoří o tom, že např. během realizace projektu v délce 36 měsíců se příručka zaktualizuje min. 2x. Výhodou a zároveň usnadněním práce při studiu příručky je, že každá aktualizace příručky obsahuje v úvodní části tzv. Změnový list, ve kterém jsou všechny změny oproti předchozí verzi zaznamenány.

Hlavními povinnostmi příjemce dotace v realizační fázi projektu jsou:

      správní realizace výběrového řízení,

      vedení účetnictví,

      archivace dokumentace,

      pojištění majetku,

      změnový režim projektů,

      monitorování a vyhodnocování,

      publicita projektu,

      kontroly realizace projektu.

 

V následujícím textu se budeme věnovat vybraným částem realizační fáze projektu.

 

2. Výběrová řízení – zadávání zakázek spolufinancovaných z fondů EU

Na základě zkušeností si dovolím upozornit na nejčastější chyby, se kterými se můžete setkat při zadávání zakázek v rámci svých projektů:

  •         Zadání zakázky bez provedení výběrového řízení

Ač se to nezasvěceným může zdát nepravděpodobné, jednou z nejčastějších chyb je zadání zakázky bez provedení výběrového řízení. Příčiny neprovedení výběrového řízení pak mohou pramenit z neznalosti či Vaší nedostatečné informovanosti o povinnostech vyplývajících z účasti v dotačním programu při realizaci projektu nebo v horším případě ze snahy vyhnout se povinnosti provést výběrové řízení. Příjemci se poměrně často snaží zakázky v rámci svých projektů uměle rozdělovat tak, aby snížili jejich předpokládanou hodnotu a nenaplnili tak finanční limity, od kterých jsou povinni zadat zakázku ve výběrovém řízení.

  •          Nedodržení základních zásad veřejného zadávání

Jak již bylo výše zmíněno, základními pilíři, na kterých je zadávání zakázek spolufinancovaných z veřejných zdrojů postaveno, jsou transparentnost, rovné zacházení s uchazeči, nediskriminace a celková hospodárnost procesu výběru. Tyto zásady musejí být dodrženy vždy, ať už jde o zadávání zakázek podle zákona o veřejných zakázkách nebo zadávání zakázek zjednodušeným způsobem. Nedodržením základních zásad pozbývá celý proces výběru dodavatele smyslu, nemůže totiž být dosaženo výběru ekonomicky nejvýhodnější nabídky.

Porušení základních zásad zadávání může mít z Vaší strany nejrůznější podobu, níže uvádím pouze ta nejzávažnější a často se opakující:

    • neposkytnutí stejného rozsahu informací o předmětu zakázky a zadávacích podmínkách – poskytnutím odlišných informací o předmětu zakázky jednotlivým uchazečům zjedná příjemce určitým uchazečům neoprávněnou výhodu oproti ostatním (např. pokud zadavatel neposkytne odpovědi na dotazy k zadávacím podmínkám všem přihlášeným dodavatelům),
    • neoprávněné omezení účasti určitých dodavatelů – nastavením neodůvodněně přísných podmínek účasti ve výběrovém řízení (např. nastavením minimálních požadavků na kvalifikaci dodavatelů v rozporu s povahou a rozsahem zadávané zakázky),
    • vyhodnocení nabídek v rozporu s kritérii uvedenými v zadávacích podmínkách – volbou odlišného způsobu hodnocení než bylo původně dodavatelům oznámeno nebo neoprávněným zvýhodněním určitých dodavatelů (např. pokud zadavatel v oznámení o zakázce uvede, že bude nabídky hodnotit dle kritéria ekonomické výhodnosti a v rozporu s tímto oznámením nakonec provede hodnocení pouze na základě výše nabídkové ceny),
    • stanovení nejasných podmínek zadání připouštějících různý výklad a podání vzájemně neporovnatelných nabídek – (např. nedostatečnou specifikací technických podmínek, neposkytnutím projektové dokumentace nebo výkazu výměr u stavebních prací).

 

  •          Volba nesprávného druhu výběrového řízení

Tato chyba se nevyskytuje až tak často, ovšem čas od času k ní dochází. V těchto případech se volí buď způsob zadání zakázky v rozporu se svým charakterem z hlediska zákona o veřejných zakázkách (jsou veřejným, dotovaným nebo sektorovým zadavatelem, a přesto zadají zakázku pouze zjednodušeným způsobem) nebo se zadává nadlimitní veřejná zakázka méně formálním způsobem, než zákon o veřejných zakázkách vyžaduje (způsobem stanoveným pro podlimitní veřejnou zakázku).

  •         Další chyby při zadávání zakázek

Další chyby, kterých se příjemci často dopouštějí a na které bych rád upozornil:

    • směšování kvalifikačních předpokladů a hodnotících kritérií – kvalifikační předpoklady (např. referenční zakázky, výše pojištění či výše obratu dodavatele za určité období) slouží pro ověření způsobilosti dodavatele realizovat předmět zakázky, zatímco hodnotící kritéria se musí vztahovat k samotné nabídce (např. termíny dodání, kvalita a technická úroveň nabízeného plnění, záruční a pozáruční servis atd.),
    • nedodržení zákonem stanovených lhůtje poměrně častým prohřeškem příjemců o dotaci při zadávání zakázek (např. nedodržení minimální lhůty pro podání žádosti o účast či podání nabídky, nedodržení lhůty pro podání námitek atd.),
    • nearchivování dokumentace o proběhnutém výběrovém řízenídokumentace o výběrovém řízení slouží ke zpětné kontrole postupu příjemce při zadání zakázky spolufinancované z veřejných prostředků, pokud je dokumentace neúplná, nejasná či nesrozumitelná, zakládá důvodné pochybnosti o správnosti procesu zadání zakázky.

 

  •         Volba způsobu zadání veřejných zakázek na konkrétním příkladu

Nyní budeme výše popsaná obecná doporučení aplikovat na konkrétním případě. Příjemcem o dotaci bylo v našem případě město spadající do okruhu zadavatelů povinných zadávat zakázky podle zákona o veřejných zakázkách (veřejný zadavatel – uzemní samosprávný celek).

Příjemce zahajoval proces zadávání zakázek v rámci projektu po 1. červenci 2006, musel se tedy řídit zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále ZVZ).

V rámci projektu musel příjemce o dotaci zadat dvě veřejné zakázky, které byly funkčně, technicky a časově samostatné. Jednalo se o podlimitní veřejnou zakázku na stavební práce, jejíž předpokládaná hodnota činila 7,5 mil. Kč bez DPH a veřejnou zakázku na dodávky vnitřního vybavení za předpokládaných 0,8 mil. Kč bez DPH.

Na základě zvážení zákonných možností se příjemce rozhodl nejprve realizovat zjednodušené podlimitní řízení podle § 38 a násl. ZVZ za účelem zadání veřejné zakázky na stavební práce. Následně realizoval zjednodušené zadání veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky podle vnitřních směrnic města.

Jelikož v první fázi projektu měla být provedena rekonstrukce budovy bývalé školky, zahájil příjemce výběrové řízení podle zákona o veřejných zakázkách formou zjednodušeného podlimitního řízení (§ 38 ZVZ).

Příjemce nejprve vytvořil zadávací dokumentaci (§ 44 a násl. ZVZ), která obsahovala všechny nezbytné podmínky pro zadání zakázky. Především tedy popis předmětu zakázky, včetně projektové dokumentace stavby a výkazu výměr, požadavky na kvalifikaci potenciálních dodavatelů, platební a obchodní podmínky plnění, kritéria pro hodnocení nabídek a zadání zakázky. Kritériem pro zadání zakázky zvolil příjemce nejnižší nabídkovou cenu (§ 78 odst. 1, písm. b ZVZ).

Po důkladné přípravě zadávací dokumentace příjemce rozeslal pěti vybraným stavebním firmám písemnou výzvu k podání nabídky (§ 38 odst. 1 ZVZ) a k ní připojil zadávací dokumentaci. Ve stejný den také výzvu k podání nabídek uveřejnil na úřední desce městského úřadu a na svých internetových stránkách (§ 38 odst. 2 ZVZ).

Příjemce také pro potenciální dodavatele uspořádal prohlídku staveniště (§ 49 ZVZ), aby mohli lépe připravit nabídky a vznést případné dotazy k zadávacím podmínkám.

Ve stanovené lhůtě podalo nabídku 6 uchazečů (nabídku podal také jeden dodavatel, který se o výběrovém řízení dověděl z internetových stránek úřadu). Příjemce v souladu se ZVZ po uplynutí stanovené lhůty otevřel obálky s nabídkami (§ 71 ZVZ) a přítomným zástupcům uchazečů sdělil zákonem stanovené údaje.

Nabídky uchazečů, kteří splnili požadovanou kvalifikaci (§ 50 a násl. ZVZ), byly posouzeny, zda vyhovují požadavkům zákona a zadavatele a následně hodnoceny jmenovanou komisí (§ 76 a násl. ZVZ) podle nejnižší nabídkové ceny. Zakázka na stavební práce byla příjemcem přidělena uchazeči, jehož nabídka obsahovala nejnižší cenu a byla tak shledána jako nejvýhodnější. Po uplynutí lhůty pro podání námitek (§ 110 odst. 4 ZVZ), během které nebyly žádné námitky doručeny, uzavřel příjemce s vítězným uchazečem smlouvu o dílo (§ 82 ZVZ). Po uzavření smlouvy o dílo příjemce stanoveným způsobem oznámil výsledek zadávacího řízení (§ 83 ZVZ).

Dokumentaci o proběhnutém zadávacím řízení příjemce uschoval k pozdější kontrole (§ 155 ZVZ).

Ve druhé fázi projektu byla příjemcem naplánována dodávka a instalace vnitřního vybavení centra volného času. Vzhledem k předpokládané hodnotě zakázky cca 0,8 mil. Kč šlo o veřejnou zakázku malého rozsahu (§ 12 odst. 6 ZVZ). Tato veřejná zakázka nemusí být vzhledem k ustanovení § 18 odst. 3 ZVZ zadávána podle zákona o veřejných zakázkách. Přesto však musí být při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu dodrženy základní zásady veřejného zadávání (§ 6 ZVZ).

Příjemce o dotaci při zadávání zakázky na dodávky postupoval podle interních předpisů města upravujících zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. Zvolil formu oslovení několika dodavatelských firem, kterým předložil své požadavky na předmět plnění ve formě zjednodušené zadávací dokumentace a všem osloveným dodavatelům poskytl stejnou lhůtu pro podání nabídek. Kritériem pro zadání zakázky příjemce opět zvolil nejnižší nabídkovou cenu.

Do výběrového řízení doručili včas nabídku 3 dodavatelé. Příjemce jmenoval tříčlennou komisi, která nabídky vyhodnotila a navrhla uzavřít smlouvu s dodavatelem, který nabídl nejnižší cenu a zároveň splnil všechny požadavky příjemce na předmět plnění.

Příjemce rozhodl o přidělení zakázky, rozhodnutí rozeslal všem účastníkům výběrového řízení a posléze uzavřel písemnou smlouvu s vybraným dodavatelem. Veškeré dokumenty týkající se výběrového řízení pečlivě uschoval pro případnou kontrolu.

 

3. Změnový režim projektů

V průběhu realizace projektu může dojít k událostem, které povedou ke změně v realizaci. V tomto případě je nutné o této změně

Nahrávám...
Nahrávám...