Blažena Petrlíková
Pojem
Pojem operativní evidence užívají pouze některé právní předpisy, například v souvislosti s prováděcími právními předpisy k devizovému zákonu, dále zákon o majetku České republiky, zákon o ochraně muzejních sbírek, nebo vyhláška o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu.
Operativní evidence je převážně užívána pro zachycení ekonomických jevů v organizaci, o kterých se v účetnictví účtuje v sumárním korunovém (peněžním) vyjádření. Může se jednat například o podrobnou evidenci majetku, evidenci zaměstnanců nebo klientů (např. v ústavu sociální péče), evidenci zvířat, zúčtovatelných tiskopisů, zbraní, motorových vozidel aj.
Obsah a účel
Obsahem operativní evidence majetku může být zejména slovní popis povahy a druhu majetku, způsob a výše jeho ocenění, nabytí vlastnických práv, nebo údaje o vlastníku (např. v případě majetku ve výpůjčce, nebo pronajatého majetku), údaje o umístění majetku v organizaci, údaje o příslušnosti věci k souboru movitých věcí, odpovědnosti za hospodaření s majetkem, pokud je majetek svěřován pro pracovní či jiné účely jednotlivým osobám, soupis příslušenství, které je součástí věci a další údaje, jako například způsob pořízení nebo nabytí, způsob financování (z vlastních zdrojů, ze zdrojů dotací nebo příspěvků).
Účelem vedení operativní evidence je zejména zachytit podrobné údaje o evidovaných jevech nebo věcech tak, aby bylo možné sledovat pohyby (přírůstky a úbytky), způsob a místo jejich využití při ekonomické činnosti organizace. Operativní evidence plní v neposlední řadě též funkci ochrannou např. v případě majetku před ztrátou, zneužíváním či poškozováním, v případě osob ochranou života zdraví (např. pro potřeby případné evakuace z místa, kde se osoby zdržují).
-
Vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu
-
Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku ČR a jejím vystupování v právních vztazích
-
Vyhláška č. 477/1992 Sb., o postupu při použití prostředků na zvláštním účtu Ministerstva pro správu národního majetku a jeho privatizaci ČR
-
Zákon č. 219/1995 Sb., devizový zákon
-
Zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy
-
Zákon č. 201/2002 Sb., o Úřadu pro zastupování státu ve věcech majetkových
-
Zákon č. 279/2003 Sb., o výkonu zajištění majetku a věcí v trestním řízení
-
Vyhláška č. 207/2004 Sb., o ochraně, chovu a využití pokusných zvířat
Právní předpisy až na výjimky zmiňují povinnost vedení operativní evidence pouze všeobecně. Jen v omezené míře je upraven obsah takové evidence. Proto by si měla organizace, která je povinna operativní evidenci založit a vést, vytvořit pro zřízení této evidence vnitřní předpis.
Základní účetní postupy
Vnitřní předpisy pro založení, zřízení a vedení operativní evidence by měly odpovídat zásadám navazujícím na základní pravidla pro tvorbu právních předpisů (např. Legislativní pravidla vlády schválená usnesením vlády ze dne 19. března 1998 č. 188, ve znění pozdějších změn a doplňků). Obsah předpisu pro vedení operativní evidence bude záviset na tom, k jakým účelům bude operativní evidence vedena.
Ve vnitřním předpisu účetní jednotka mj. může uvést též způsob vedení operativní evidence (rukopisně v knihách nebo formou záznamu na technických nosičích dat, případně též formou smíšenou, jako kombinací obou předchozích), kdo je v organizaci za vedení operativní evidence odpovědný, kde a jakým způsobem je chráněn systém operativní evidence proti zásahu nepovolanými osobami, kde je operativní evidence uložena v době, kdy je aktivně využívána a po jejím ukončení též archivována, jaké doklady jsou podkladem pro záznam v evidenci aj.
Analytická evidence
Operativní evidence je využívána mj. též jako podklad pro vedení účetních knih, zejména v případě knih analytických účtů, v nichž se podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy.
Může se jednat např. o operativní evidenci cenin (zejména poštovní známky, kolky, jízdenky MHD, stravovací…
