dnes je 18.4.2021

Input:

Cestovní náhrady - poskytování záloh a vyúčtování pracovní cesty

25.1.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Cestovní náhrady – poskytování záloh a vyúčtování pracovní cesty

Jaroslava Pfeilerová

I. Poskytování záloh před pracovní cestou

Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci před vysláním na tuzemskou i zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu ve výši předpokládaných výdajů. Záloha může být poskytnuta v různé formě, např. vyplacením hotovosti, cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Zákoník práce v § 183 odst. 1 ZP připouští i možnost dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem o tom, že záloha nebude poskytnuta. Někteří zaměstnavatelé si příslušné ustanovení zákoníku práce vykládají tak, že záleží na jejich rozhodnutí, zda zálohu zaměstnanci poskytnou, nebo ne. Jedná se však o špatný výklad zákona, protože s případným neposkytnutím zálohy musí zaměstnanec souhlasit. Výdaje, které vznikají při pracovní cestě, jsou výdaje zaměstnavatele a zaměstnanec není povinen je hradit ze svých prostředků. Vzhledem k tomu, že zejména při zahraničních pracovních cestách obvykle zaměstnanci vznikají vysoké cestovní výdaje, je vhodné případnou žádost zaměstnance o neposkytování zálohy zaznamenat v cestovním příkazu. Tento záznam může být důležitý zejména v případech, kdy se zaměstnanec vinou nedostatku finančních prostředků dostane do svízelné situace, ze které mu následně může vzniknout škoda.

Organizace se sídlem v Praze vznikl nečekaný problém v její slovenské provozovně. V souvislosti s řešením tohoto problému byl zaměstnanec pan Novák ihned vyslán na „rychlou” pracovní cestu ze sídla organizace v Praze na Slovensko. Pan Novák souhlasil s tím, že mu před pracovní cestou nebude poskytnuta záloha.

V případě zahraniční pracovní cesty je záloha na stravné zaměstnancům obvykle poskytována v zahraniční měně, ve které jsou stanoveny základní sazby stravného vyhláškou MF (pro rok 2021 vyhláška č. 510/2020 Sb.). Zákoník práce však připouští možnost, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na poskytnutí zálohy v české měně nebo v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška MF. Podmínkou je, aby ČNB k této dohodnuté cizí měně vyhlašovala kurz. Při určení zahraničního stravného v dohodnuté měně, se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se následně přepočítá na dohodnutou měnu. Při přepočtech se použijí kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.

II. Vyúčtování pracovní cesty

Po ukončení pracovní cesty provádí zaměstnanec spolu se zaměstnavatelem vyúčtování. Zákoník práce stanoví v § 183 odst. 3 ZP pořádkovou lhůtu, podle které je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po návratu z pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyčerpanou zálohu. Stejně tak je desetidenní lhůta stanovena i zaměstnavateli, a to ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem. V této lhůtě je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování a uspokojit oprávněné zájmy zaměstnance.

Zákoník práce však umožňuje, aby se zaměstnavatel od této pořádkové lhůty „odklonil” a stanovil lhůtu jinou. V praxi je toto ustanovení poměrně často využíváno a zaměstnavatelé po dohodě se zaměstnancem sjednávají pro vyúčtování delší lhůtu. Toto ujednání umožní vypořádat cestovní náhrady např. za kalendářní měsíc a doplatek nároku zaměstnanci poslat spolu se mzdou nebo platem jedenkrát měsíčně na osobní účet zaměstnance.

Lhůty stanovené zákoníkem práce musí být zaměstnancem splněny. Pokud zaměstnanec soustavně lhůty nedodržuje, jedná se o porušení zákoníku práce a zaměstnavatel může uložit pracovněprávní sankce. Nárok na vyplacení náhrad však v tomto případě zaměstnanci nezaniká, protože lhůty stanovené zákoníkem práce pro vyúčtování cestovních náhrad jsou pouze pořádkové. To znamená, že i když zaměstnanec nedodrží desetidenní lhůtu nebo lhůtu zaměstnavatelem prodlouženou, neztrácí na cestovní náhrady nárok. V tomto případě stanoví občanský zákoník (§ 629 a násl. NOZ) tříletou promlčecí lhůtu.

V souladu s § 147 odst. 1 písm. d) ZP je zaměstnavatel oprávněn srazit zaměstnanci z platu nebo ze mzdy „nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady, popřípadě jiné nevyúčtované zálohy poskytnuté zaměstnanci k plnění jeho pracovních úkolů”. K provedení této srážky zaměstnavatel nepotřebuje souhlas zaměstnance.

Zaměstnanec je povinen vyúčtování cestovních náhrad provést na tiskopisu určeném zaměstnavatelem. Po vyplnění písemnosti zaměstnanec prohlásí, že příslušné údaje uvedl správně a vše podepíše. Účetní, který je pověřen kontrolou vyúčtování, ve spolupráci s příslušným vedoucím pracovníkem odsouhlasí správnost uplatněných náhrad (částky, na které zaměstnanec nemá nárok, zruší a případné scházející náhrady doplní). Každý zaměstnanec musí provést samostatné vyúčtování, nelze připustit, aby více zaměstnanců vyúčtovalo pracovní cestu na jednom tiskopisu.

Vyčíslení nároku zaměstnance na cestovní náhrady

V rámci vyúčtování cestovních náhrad je nutné v první řadě zjistit výši nároku zaměstnance na cestovní náhrady. Porovnáním poskytnuté zálohy a nároku zaměstnance zjistí zaměstnavatel přeplatek nebo nedoplatek. V případě zahraničních cest je třeba porovnat zálohu a nárok zaměstnance ve stejné měně. Při poskytnutí zálohy ve více měnách je vhodné přepočítat zálohu na jednu z těchto poskytnutých měn, případně lze jednotlivé zálohy vypořádat samostatně.

Částku, o kterou byla záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí prokázané cestovní náhrady, zaměstnanec vrací zaměstnavateli v měně, která mu byla poskytnuta, v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu směnil, nebo v českých korunách.

Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než prokázané cestovní výdaje, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v českých korunách, pokud se nedohodnou jinak. To znamená, že zákoník práce nezakazuje doplatky cestovních náhrad v cizí měně.

III. Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu

V souvislosti s pracovní cestou uskutečňuje zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční měnu na české koruny. Ve většině případů jsou pro přepočet použity kurzy stanovené v § 24 ZoÚ (např. při nákupu cizí měny, převodu finančních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem apod.).

Účetním kurzem se rozumí aktuální kurz ČNB, pevný kurz nebo kurz, za který byla cizí měna nakoupena.

V případě přepočtu měn se při poskytování cestovních náhrad v některých případech použije odlišný kurz stanovený v § 183 a 184 ZP.

Jedná se o případy, kdy musí být přepočteny částky, které budou se zaměstnancem vypořádány v české měně nebo v dohodnuté cizí měně, kdy se použijí následující kurzy stanovené zákoníkem práce:

  • v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:

    • kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy,

    • kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (např. dokladem o směně v bance nebo směnárně),

  • v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, bude použit kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Pro přepočet zálohy na stravné z cizí měny na Kč nebo z měny stanovené vyhláškou MF na jinou dohodnutou cizí měnu (např. z EUR na USD) a také pro výpočet výše přeplatku nebo doplatku z vyúčtování cestovních náhrad (např. namísto cizí měny v Kč nebo v dohodnuté cizí měně) nelze provádět účetním kurzem, ale kurzy stanovenými v § 183 a 184 ZP. Při ostatních účetních operace (při kterých nedochází k přepočtu ve vztahu k zaměstnanci) se používají účetní kurzy.

IV. Zaokrouhlování

Zákoník práce řeší v § 183 odst. 3 a 4 ZP zaokrouhlování cestovních náhrad pouze částečně. Podle tohoto ustanovení se částka, kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek – tedy situace, kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí cestovní náhrady do výše jeho nároku.

Zaokrouhlování „mezivýpočtů” a také doplatků či vratek v cizí měně zákoník práce neřeší. V případě „mezivýpočtů” v české měně vyplývá ze stanovisek odborných autorů doporučení zaokrouhlovat co nejméně a zaokrouhlit až konečnou částku k vyúčtování na celé koruny nahoru.

V praxi se účetní jednotky při zaokrouhlování cestovních náhrad odkazují na § 189 odst. 3 ZP. Citované ustanovení však obsahuje „zmocňovací ustanovení”, na základě kterého je MPSV oprávněno v pravidelném termínu od 1. ledna každého roku vyhláškou měnit sazby základní náhrady, stravného a průměrných cen PHM. Podle § 189 ZP jsou zaokrouhleny částky uvedené ve vyhlášce č. 510/2020 Sb. Pro zaměstnavatele tento postup neplatí, nebude jej proto aplikovat.

Zaměstnavatel bude při zaokrouhlování cestovních náhrad postupovat podle § 183 ZP. Na základě tohoto ustanovení bude částka, o kterou byla záloha vyšší než vyúčtované cestovní náhrady, zaokrouhlena na celé koruny směrem nahoru. Stejný postup při zaokrouhlování platí v případě, kdy zaměstnavatel doplácí zaměstnanci náhrady v českých korunách.

Zaměstnanec, který se vrátil ze zahraniční pracovní cesty, provedl vyúčtování cestovních náhrad.

  • Záloha poskytnutá zaměstnanci zaměstnavatelem před pracovní cestou 600 EUR.

  • Prokázané cestovní náhrady podle vyúčtování 659 EUR.

  • Doplatek zaměstnanci 59 EUR.

  • Doplatek zaměstnanci po přepočtu na českou měnu (kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy) 59 × 25,594 = 1 510,046 Kč.

  • Částka k výplatě zaměstnanci po zaokrouhlení 1 511 Kč.

Právní úprava:

  • Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

    • § 164 – náhrada nutných vedlejších výdajů

    • § 174 – poskytování cestovních náhrad v neziskové sféře

  • Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů

    • § 6 odst. 7 písm. a) – příjmy, které nejsou předmětem daně

    • § 24 odst. 2 písm. zh) – daňově účinný náklad

  • Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

  • Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky

  • Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů

Účtování územních samosprávných celků, příspěvkových organizací, státních fondů a organizačních složek státu se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Prováděcí vyhláškou k tomuto zákonu je vyhláška č. 410/2009 Sb. V zájmu shodného postupu při účtování u vybraných účetních jednotek vydalo MF České účetní standardy (dále jen „ČÚS”) č. 701 až 708.

Tabulka – Účtování o cestovních náhradách

Č.  Text  MD  DAL 
1. a)  Nákup valut – příjmový pokladní doklad  261  262 
1. b)  Nákup valut – výpis z účtu nebo výdajový pokladní doklad  262  261, 241 
2.  Poskytnutí zálohy zaměstnanci  335  261 
3.  Vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem  512  333 
4.  Zúčtování zálohy  333  335 
5.  Doplatek rozdílu z vyúčtování:
– záloha byla vyšší než nárok zaměstnance na náhrady
– záloha byla nižší než nárok zaměstnance na náhrady 
261
333 
335
261 
6.  Kurzové rozdíly vzniklé při vyúčtování zálohy:
– kurzový zisk
– kurzová ztráta 
333, 335
563 
663
333, 335 
7.  Nevyúčtované zálohy ke konci rozvahového dne –
přepočet kurzem ČNB:
– kurzový zisk
– kurzová ztráta 

335
563 

663
335 

Příspěvkové organizace vytvářejí analytické účty v souladu s ustanovením bodu 3.2. ČÚS 701 – Účty a zásady účtování na účtech. Organizace v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty členíme podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také pro daňové účely.

Při účtování o cestovních náhradách organizace použije celou řadu účetních dokladů – faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené § 11 ZoÚ.

V neziskové sféře jsou zaměstnavatelé povinni poskytnout zaměstnancům náhrady cestovních náhrad, na které jim vznikne nárok v souvislosti s výkonem práce. Postup při uplatňování cestovních náhrad je zákoníkem práce upraven zvlášť pro podnikatelskou sféru (§ 156 až 172 ZP) a zvlášť pro státní a rozpočtovou sféru (§ 173 až 181 ZP).

Zaměstnavatelé ve státní a příspěvkové sféře mají zákoníkem práce stanoveny limity, v jejichž rámci mohou stravné poskytovat. Zaměstnancům nemohou být poskytovány vyšší, ale ani nižší náhrady, než stanoví zákoník práce. Náhrady v rámci zákoníku práce nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a také nevstupují do vyměřovacího základu pro odvod povinného pojistného. Pro zaměstnavatele se jedná o daňově účinný náklad.

Daňové dopady v souvislosti s popisovanou

Nahrávám...
Nahrávám...