dnes je 29.5.2020

Input:

Cestovní náhrady - náhrada jízdních výdajů

20.1.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Cestovní náhrady – náhrada jízdních výdajů

Jaroslava Pfeilerová

Pojem

Mezi cestovní náhrady, na které má zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu nárok, patří náhrady jízdních výdajů. Podmínky pracovní cesty určí předem zaměstnavatel, který mimo jiné vymezí, jakým způsobem se bude zaměstnanec na pracovní cestě přepravovat. Podmínky stanovené zaměstnavatelem je zaměstnanec povinen dodržet. Pracovní cesta může být vykonána autobusem, vlakem, letadlem, lodí, služebním automobilem, pěšky, městskou hromadnou dopravou, vlastním vozidlem, taxíkem apod. Ve vazbě na zaměstnavatelem určený přepravní prostředek budou zaměstnancům proplaceny jízdní výdaje stanovené zákoníkem práce.

Veřejné dopravní prostředky

Cenu jízdného prostředků hromadné přepravy (např. autobusu, vlaku, letadla, lodi, taxíku apod.) zaměstnanec prokazuje dokladem (nejčastěji jízdenkou). Zákoník práce umožňuje proplacení cestovních náhrad i v případě nedoložení příslušného dokladu. Jedná se však o výjimečné plnění, ke kterému zaměstnavatel není povinen.

Pan Holý vykonal podle příkazů zaměstnavatele pracovní cestu autobusem z Ostravy do Brna. Při vyúčtování cestovních náhrad pan Holý zjistil, že ztratil jízdenku. Zaměstnavatel zaměstnanci jízdní výdaje proplatil i bez předložení příslušného dokladu. Postup zaměstnavatele je v souladu se zákoníkem práce a proplacené náhrady si může daňově uplatnit. Z hlediska zaměstnance je náhrada jízdních výdajů v ceně jízdenky příjmem, který není předmětem daně ze závislé činnosti.

Zaměstnavatel svým zaměstnancům ve výjimečných případech na pracovních cestách povolil používat vozidla taxislužby. Tento způsob dopravy byl zaměstnavatelem vnitřní směrnicí povolen při nočních návratech z pracovních cest, kdy je omezen provoz MHD.

Zaměstnavatel vyslal vlakem na pracovní cestu tři zaměstnance, kteří si z důvodu úspory finančních prostředků zakoupili levnější společnou jízdenku. Po ukončení pracovní cesty vyplnil každý zaměstnanec vlastní vyúčtování, ve kterém uplatnil 1/3 jízdného. Originál byl založen u vyúčtování jednoho ze zaměstnanců. U vyúčtování dvou zbývajících zaměstnanců byla založena fotokopie s informací, kde je založen originál dokladu.

Žáci základní školy spolu s pedagogickým dozorem navštívili divadelní představení. Samostatnou jízdenku si zakoupil pedagog a druhá jízdenka (společná) byla zakoupena za žáky. Tento postup je správný, protože pokud budou učitelé, kteří cestují společně s žáky, požadovat proplacení jízdenky, musejí její hodnotu prokázat dokladem. Učitelé mají jako zaměstnanci v souladu se zákoníkem práce nárok na proplacení cestovních náhrad (účtováno na účet 512). To však již neplatí pro žáky, jejichž jízdenka bude proplacena z jiných zdrojů (nejčastěji se jízdenka rozpočítá na žáky, kteří si sami uhradí příslušný podíl).

Městská hromadná doprava

  • Při použití MHD v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, je zaměstnavatel povinen poskytnout náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanci museli jízdní výdaje prokazovat.

  • Při použití MHD při pracovní cestě mimo obec, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, náleží náhrada jízdních výdajů v prokázané výši.

Paní Holá má v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce Brno, Smetanova 15.

  • Při pracovních cestách městskou hromadnou dopravou v rámci Brna paní Holá nemusí zaměstnavateli jízdní výdaje prokazovat dokladem o nákupu jízdenky. Zaměstnavatel v termínech stanovených vnitřním předpisem (např. jedenkrát měsíčně) podle vykázaného počtu cest vyčíslí náhradu jízdních výdajů a příslušnou částku paní Holé vyplatí.

  • Paní Holá vykonala pracovní cestu do Kyjova (tj. mimo Brno, kde má sjednáno místo výkonu práce). Na základě podmínek pracovní cesty stanovených zaměstnavatelem paní Holá použila při cestě z bydliště na nádraží MHD a z nádraží do Kyjova autobus. Při vyúčtování pracovní cesty bylo nutné prokázat jízdní výdaje jízdenkou MHD i jízdenkou autobusu.

Zaměstnanci střední průmyslové školy mají v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce Brno. Toto místo je považováno také za pravidelné pracoviště. Pokud zaměstnanci vykonají cesty v rámci Brna, jsou na základě ujednání v pracovní smlouvě na pravidelném pracovišti a nemají nárok na náhradu jízdních výdajů (a to ani na náhrady za MHD).

Poznámka

Aby mohly být zaměstnancům střední průmyslové školy při cestách po Brně poskytnuty náhrady jízdních výdajů, musela by být jako pravidelné pracoviště sjednána konkrétní adresa (např. Brno, Smetanova 15). V tomto případě bude pro účely cestovních náhrad za pravidelné pracoviště považována tato adresa.

Náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek

Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat, aby mu povolil namísto určeného hromadného dopravního prostředku použít jiný dopravní prostředek. Pokud bude zaměstnavatel s tímto způsobem přepravy při pracovní cestě souhlasit, má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů v hodnotě zaměstnavatelem určeného jízdného.

V souvislosti s tímto způsobem přepravy zaměstnanci mnohdy zaměstnavatelům zazlívají, že jim změnu přepravy na automobil nedovolí. Zaměstnanci se domnívají, že když je náhrada stejná jako při použití původně určeného hromadného dopravního prostředku, nemá zaměstnavatel důvod žádosti nevyhovět. Zaměstnavatel však musí v tomto případě zvažovat celou řadu souvisejících okolností, např.:

  • Pokud je vozidlo použito k činnostem, které podléhají dani z příjmů, může se zaměstnavatel stát plátcem silniční daně. Zaměstnavatel tedy musí na tuto povinnost pamatovat, vozidlo evidovat, zahrnout do daňového přiznání a zaplatit silniční daň.

Zaměstnavatel určil svému zaměstnanci panu Novákovi, aby se při pracovní cestě přepravoval autobusem. Pan Novák zaměstnavatele požádal o možnost použití vlastního osobního automobilu s tím, že mu bude poskytnuta náhrada jízdného v ceně jízdenky autobusu. Zaměstnavatel žádosti pana Nováka vyhověl. Na cestovní příkaz zaměstnavatel zaznamenal způsob přepravy zápisem: určen autobus, povolen vlastní osobní automobil SPZ 1Z3 2536.

Mimo náhradu jízdného v ceně jízdenky autobusu byly zaměstnanci proplaceny další náklady související se schváleným přepravním prostředkem – dálniční poplatky a parkovné.

Zaměstnavatel vyslal na pracovní cestu dva zaměstnance a jako přepravní prostředek určil vlak. Jeden ze zaměstnanců zaměstnavatele požádal, aby k pracovní cestě mohl být využit jeho vlastní osobní automobil s tím, že mu bude poskytnuta náhrada v ceně jízdenky původně určeného vlaku. Zaměstnavatel žádosti vyhověl a oba zaměstnanci cestovali osobním automobilem. Po návratu z pracovní cesty zaměstnanci vyúčtovali cestovní náhrady a oba nárokovali náhradu jízdních výdajů v ceně jízdenky vlaku. Na tuto náhradu však má nárok pouze řidič příslušného motorového vozidla, protože pouze jemu vznikly jízdní výdaje.

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu z Prahy do Ostravy a jako přepravní prostředek určil letadlo. Zaměstnanec požádal zaměstnance, aby namísto letadla mohl využít vlastní motorové vozidlo. Zaměstnavatel souhlasil a poskytl zaměstnanci jízdní výdaje odpovídající ceně letenky původně určeného letadla.

Jiné než služební vozidlo

Pokud je na základě rozhodnutí zaměstnavatele pracovní cesta vykonána služebním automobilem, hradí všechny náklady související s provozem automobilu ze svých prostředků zaměstnavatel. Postup při daňovém uplatnění je stanoven zákonem o daních z příjmů.

Zaměstnavatel však může zaměstnance požádat, aby při pracovní cestě použil jiné než služební vozidlo (např. vlastní vozidlo zaměstnance, vozidlo zaměstnancem bezplatně vypůjčené nebo zaměstnancem za úplatu pronajaté). V tomto případě náleží zaměstnanci náhrada stanovená zákoníkem práce, která je tvořena součtem dvou položek:

  1. sazby základní náhrady,
  2. náhrady za spotřebované pohonné hmoty.

Ad 1. Sazba základní náhrady

Sazbu základní náhrady za jeden ujetý kilometr pro rok 2020 stanoví vyhláška MPSV č. 358/2019 Sb.:

  • při použití jednostopých vozidel a tříkolek činí náhrada 1,10 Kč,

  • při použití osobních motorových vozidel činí náhrada 4,20 Kč,

  • při použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru činí náhrada 8,40 Kč,

  • při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvýší o 15 %.

Tyto částky vyjadřují určitou náhradu za amortizaci vozidla, náhradu za opravy, náhradní díly, výměnu oleje apod. Pro státní sféru jsou vyhláškou stanovené sazby základní náhrady závazné. V podnikatelské sféře mohou být sazby základní náhrady libovolně zvyšovány (s daňovým dopadem na straně zaměstnance).

Zaměstnanec vykonal v březnu 2020 na žádost zaměstnavatele pracovní cestu vlastním vozidlem. Podle údajů v technickém průkazu se jedná o vozidlo s přepážkou, tj. o malé nákladní vozidlo (kategorie N1). Zaměstnavatel je povinen vyplatit zaměstnanci základní náhradu ve výši 8,40 Kč (tj. 2 × 4,20 Kč).

Při použití nákladního automobilu, které není služebním vozidlem, může vzniknout problém v případech, kdy vozidlo bude podléhat silniční dani (např. při použití v rámci výdělečné činnosti organizace). V tomto případě není plátcem silniční daně zaměstnavatel, ale provozovatel vozidla zapsaný v technickém průkazu. Nejčastěji se jedná o zaměstnance, který je v tomto případě povinen platit zálohy a po ukončení zdaňovacího období podat daňové přiznání a také doplatit daň. V případě, že tak neučiní, budou vůči němu vyvozeny sankce podle daňového řádu (pokuta za nepodání nebo pozdního podání daňového přiznání, sankce za pozdní úhradu daně apod.). Jestliže zaměstnavatel dobrovolně uhradí silniční daň za zaměstnance, bude se u něj jednat o daňově neúčinný náklad (daň zaplacená za jiného poplatníka) ve smyslu § 25 odst. 1 písm. r) ZDP.

Náhrady za poskytnutí jiného než služebního automobilu podle zákoníku práce poskytuje zaměstnavatel pouze svým zaměstnancům. To znamená, že pro účely cestovních náhrad musí schválené vozidlo řídit pouze konkrétní zaměstnanec – nikoliv jiná osoba.

Zaměstnavatel požádal zaměstnance, aby při pracovní cestě použil své soukromé vozidlo. Tento způsob přepravy byl také uveden v písemném příkazu k pracovní cestě. Při vyúčtování cestovních náhrad vyšlo najevo, že předmětné vozidlo neřídil zaměstnanec, ale jeho syn. Nejedná se o správný postup, protože podmínky pracovní cesty stanoví zaměstnavatel zaměstnanci, nikoliv třetí osobě, s níž nemá uzavřen pracovněprávní vztah. Tento postup nemá vliv pouze na stanovení výše cestovních náhrad, ale také na odpovědnostní vztah zaměstnavatele ve vazbě na možnost vzniku škody na vozidle nebo pracovní úraz. Pokud by zaměstnavatel předem souhlasil s tím, že zaměstnanec bude cestovat vozidlem řízeným třetí osobou, musel by s touto osobou navázat právní vztah (např. smlouvu podle občanského zákoníku nebo smlouvu podle zákoníku práce).

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použil k pracovní cestě vlastní automobil. Vzhledem k tomu, že zaměstnanec převážel materiál, použil na žádost zaměstnavatele k automobilu také vlastní přívěs. Výpočet sazby základní náhrady za jeden kilometr: 4,20 + (15 % z částky 4,20)= 4,830 Kč.

Ad 2. Náhrada za spotřebované PHM

Náhradu za spotřebované PHM vypočteme následujícím způsobem:

spotřebované PHM = (spotřeba PHM × cena PHM) : 100.

Spotřeba PHM – pro zjištění spotřeby PHM zaměstnavatel použije údaj z technického průkazu vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie [např. 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 692/2008 (novelizováno normou EU 2016/646W), EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/646 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, EU/692/2008, EU/566/2011, EU 2016/646/w]. Údaje o spotřebě jsou v technickém průkazu uvedeny v jednom řádku, pro výpočet náhrady se použije třetí údaj (ve středové hodnotě). Pokud technický průkaz vozidla nebude obsahovat údaj pro kombinovaný provoz podle norem ES, vypočte zaměstnavatel průměrnou spotřebu aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.

Zaměstnanec prokázal zaměstnavateli spotřebu technickým průkazem vozidla, ve kterém byly uvedeny následující údaje:

  • v řádku 52 – spotřeba paliva – metodika: ES 1999/100,

  • v řádku 54 – údaj o spotřebě 8,0/5,2/6,2. První údaj vyjadřuje spotřebu ve městě, druhý na dálnici a poslední údaj je pro kombinovaný provoz.

Při výpočtu náhrady použije zaměstnavatel spotřebu pro kombinovaný provoz 6,2 l/100 km.

Zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použil k pracovní cestě vlastní osobní automobil. Při zjišťování spotřeby PHM zaměstnavatel vycházel z následujících údajů uvedených v technickém průkazu vozidla: Spotřeba paliva 10.5/6.9/8.2. Odkaz na směrnici EU nebyl uveden. Z toho důvodu byla spotřeba PHM vypočtena aritmetickým průměrem ze všech údajů uvedených v technickém průkazu vozidla (10,5 + 6,9 + 8,2) : 3 = 8,53.

Cena PHM – při výpočtu náhrady se vychází z ceny PHM (včetně DPH) prokázané zaměstnancem dokladem o nákupu, ze kterého je zřejmá souvislost s pracovní cestou. V případě, že zaměstnanec doloží cenu PHM (např. při delší pracovní cestě) více doklady o nákupu, vychází zaměstnavatel z ceny zjištěné aritmetickým průměrem z předložených dokladů. Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, vypočte zaměstnavatel náhradu z průměrné ceny stanovené vyhláškou MPSV (pro rok 2020 platí vyhláška MPSV č. 358/2019). Způsob určení ceny PHM si zvolí podle svého uvážení zaměstnanec, který může s těmito možnostmi i kalkulovat a v době, kdy budou ceny PHM klesat, bude při stanovení náhrady vycházet z ceny stanovené vyhláškou a naopak.

Průměrné ceny pohonných hmot stanovené pro rok 2020 vyhláškou č. 358/2019 Sb.:

  • 32,00 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,

  • 36,00 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,

  • 31,80 Kč u motorové nafty,

  • 4,80 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny

Zaměstnanec vykonal vlastním automobilem pracovní cestu, při které ujel celkem 200 km, průměrná spotřeba PHM 7,2 l/100 km, cena PHM doložená dokladem o nákupu stanovená vyhláškou činí 32,00 Kč.

  • Výpočet náhrady za jeden ujetý kilometr: 4,20 + (32,00 × 7,2) : 100 = 6,504 Kč.

  • Výpočet jízdních výdajů celkem: 6,504 × 200 = 1 300,80 Kč.

Pokud je vozidlo použité zaměstnancem k pracovní cestě přestavěno na alternativní pohon (např. LPG), je třeba pamatovat na to, že průměrná cena např. LPG není prováděcím předpisem (vyhláškou MPSV) vyhlašována. Pokud tedy zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije vozidlo na LPG, musí pro účely stanovení náhrady prokázat cenu této PHM dokladem o nákupu.

V poslední době jsou k přepravě osob stále častěji využívány elektromobily (motorová vozidla poháněná elektromotorem). Tento způsob přepravy je vzhledem k jeho šetrnosti k životnímu prostředí podporován např. formou osvobození vozidel na elektromotor od silniční daně. Elektromobily mohou využívat také zaměstnanci k přepravě na pracovních cestách. Postup při uplatnění souvisejících jízdních výdajů (cestovních náhrad) byl projednán v rámci Koordinačního výboru s Komorou daňových poradců ČR dne 2. května 2018 (příspěvek č. 518/21.03.18). Předkladatel této problematiky navrhl několik závěrů.

Generální finanční ředitelství nesouhlasilo s názorem předkladatele v případě, kdy navrhl možnost, aby osoba uplatňující cestovní náhrady při použití elektromobilu uplatnila výši zdůvodnitelných nákladů na dobití zásobníku energie na základě prohlášení. Naopak se ztotožnilo s názorem, že zákonem o daních z příjmů není upraveno uplatnění cestovních náhrad v případě elektromobilů a je možné akceptovat situaci, kdy bude uplatněna sazba základní náhrady. V případě náhrady za spotřebované PHM je však podle jeho stanoviska nutné prokázat cenu, za kterou je elektřina pořízena, a rovněž prokázat spotřebu elektřiny na ujetou vzdálenost.

Uvedený závěr byl potvrzen také stanoviskem MPSV, podle kterého: „…je potřebné při stanovení náhrady za pohonné hmoty vycházet z údaje o spotřebě při kombinovaném provozu uvedeném v technickém průkazu vozidla. Obdobně je podle MPSV možné postupovat i v případě, kdy zaměstna­vatel zaměstnance požádá o použití vozidla poháněného elektrickou energií. K otázce prokázání ceny pohonné hmoty MPSV uvedlo, že zákoník práce předpokládá, že cena pohonné hmoty bude zásadně prokazována předložením dokladu o jejím nákupu, přičemž tento postup platí i v případě, kdy je vozidlo poháněno elektřinou.”

Předkladatel návrhu v rámci zmiňovaného Koordinačního výboru uvedl následující příklad výpočtu náhrady jízdních výdajů:

  • kombinovaná spotřeba uváděná v technickém průkazu elektromo­bilu 18,1 kWh / 100 km;

  • nabíjení je podle prohlášení poplatníka (zaměstnance) prováděno na rychlonabíječce (účinnost 80 %) a z domácí sítě s využitím autonabíječky (účinnost 90 %), použit je proto aritmetický průměr – faktor 0,85;

Vyhláška MPSV č. 358/2019 Sb. Poprvé za rok 2020 stanovila průměrnou cenu jedné kilowatthodiny elektřiny. Tato skutečnost je velmi vítaná, neboť ulehčí zaměstnavatelům výpočet náhrady jízdních výdajů, pokud zaměstnanec k pracovní cestě použije elektromobil (jiný než služební). Jestliže bude zaměstnavatel vycházet z názorů předkladatele (viz citovaná závěr KDP), upraveného o stanoviska MF a MPSV a průměrné ceny elektřiny stanovené vyhláškou, vypočte náhradu za 1 kilometr pracovní cesty uskutečněné elektromobilem následujícím způsobem:

  • Sazba základní náhrady 4,20 Kč/km

  • Cena 1 kilowatthodiny elektřiny 4,80 Kč

Náhrada za spotřebovanou energii: 18,1 : 0,85 × 4,8 = 102,211 Kč/100 km = 1,20 Kč/km

Celková náhrada při použití elektromobilu činí 5,40 Kč na kilometr (4,20 + 1,20).

Jízdní výdaje při cestě jiným než služebním vozidlem v zahraničí

Za kilometry ujeté v ČR náleží