Archivace účetních záznamů

Účetní záznamy

Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů, přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do souhrnných účetních záznamů. Takovými účetními záznamy jsou např. účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. Informace obsažená v účetním záznamu se označuje jako obsah účetního záznamu, konkrétní způsob zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního záznamu.

 NahoruFormy účetních záznamů

Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Na všechny formy účetního záznamu se pohlíží stejně, pokud zákon o účetnictví výslovně nestanoví jinak. Obsah všech účetních záznamů a jejich změny mají stejné důsledky, jsou-li provedeny v účetních záznamech ve formě listinné, technické nebo smíšené. Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě.

 NahoruListinná forma

Listinnou formu má účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný.

 NahoruTechnická forma

Technickou formu má účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem (nespadajícím pod formu listinnou), který umožňuje převedení záznamu do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

 NahoruSmíšená forma

Smíšenou formu má účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Povinnost ochrany a úschovy účetních záznamů

Povinností každé účetní jednotky je zajištění ochrany účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením. Tato povinnost vyplývá ze zákona o účetnictví, kde je stanovena také základní uschovací doba, po kterou musí být jednotlivé druhy účetních záznamů uchovány.

 NahoruVyužití účetních záznamů pro jiné účely

Pokud je účetní záznam využíván i pro jiné účely (a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv), postupuje účetní jednotka po uplynutí dob úschovy uvedených v § 31 odst. 2 zákona o účetnictví dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.

 NahoruSkartační řízení

Pro nakládání s účetními záznamy po uplynutí zákonných uschovacích lhůt platí zvláštní právní předpis, kterým je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost účetní jednotky. Účetní jednotka je povinna umožnit příslušnému archivu dohled nad prováděním skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení.

 NahoruOznačování účetních záznamů skartačním znakem

Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu v následném skartačním řízení. Skartačním znakem "A“ (archiv) se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie. Skartačním znakem "V“ (výběr) se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení znovu posouzen a navržen buď k vybrání za archiválii nebo navržen ke zničení. Skartačním znakem "S“ (stoupa) se označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.

 NahoruSkartační znaky "A“ a "V“

Archiválií je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Výběr archiválií ve skartačním řízení provádí příslušný archiv. Účetní záznam v technické nebo smíšené formě, se skartačními znaky "A“ nebo "V“ vzniklý z činnosti účetní jednotky (např. roční účetní závěrka), musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Pokud tuto podmínku nemůže účetní jednotka zabezpečit, převede takové účetní záznamy do listinné formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj.

 NahoruVnitroorganizační úprava

Zákony vymezují problematiku archivace účetních záznamů obecně. Účetní jednotka rozpracuje úschovu a řádné označování dokumentů konkrétně dle vlastních povinností a potřeb a s ohledem na následnou skartaci či další využití dokumentů trvalé hodnoty. Při stanovení doby úschovy účetních záznamů vychází ze zákonných lhůt jednotlivých typů účetních záznamů, ze znalosti jejich obsahu a rozsahu ve vlastní účetní jednotce, z techniky vedení účetnictví, z používané formy jednotlivých druhů či skupin účetních záznamů, z odpovědnosti osob, z možností úložných prostorů i z organizačního řádu účetní jednotky. Cílem vnitroorganizační úpravy je zabezpečení účetních záznamů v konkrétních podmínkách účetní jednotky a konkrétních formách dle použitých technických prostředků tak, aby byla zajištěna ochrana, srozumitelnost a čitelnost účetních záznamů po celou zákonem určenou uschovací dobu.

 NahoruPovinnosti právního nástupce

Při zániku příspěvkové organizace přecházejí účetní záznamy a povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů na právního nástupce příspěvkové organizace, případně na likvidátora či insolvenčního správce nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů.

Sankce za porušení povinností úschovy účetních záznamů

Účetní jednotce, která porušila povinnost úschovy účetních záznamů může být uložena pokuta do výše 3 % hodnoty aktiv celkem. Ke kontrole dodržování povinností stanovených zákonem o účetnictví je oprávněn příslušný kontrolní orgán dle zvláštních předpisů a finanční úřad při správě daní.